Arbeta med projektguider
Om en projektguide är definierad för en projekttyp som du har angett för ett projekt händer följande:
Den första statusen i projektguiden är vald i fältet Status på huvudkortet Projekt.
Händelser och/eller dokument för statusen finns angivna på detaljkortet Projektguide.
Steg
Klicka på knappen Skapa framför namnet på händelsen/dokumentet.
I dialogrutan som öppnas skapar du händelsen eller dokumentet som vanligt. Många av fälten är redan ifyllda, men du kan ändra informationen eller lägga till mer information.
Du kan delegera händelsen till andra medarbetare genom att ange dem som ägare av händelsen. Om detta är definierat i Inställningar och underhåll öppnas dialogrutan Överför uppgiften till en projektdeltagare där du kan välja en medarbetare som ägare av händelsen.
När du slutför händelsen markerar du Slutfört i den aktuella dialogrutan eller i checkrutan framför händelsenamnet på detaljkortet Projektguide. Dokument är som standard markerade som slutförda.
Tip
För att skapa flera händelser av samma typ kan du högerklicka på händelsen och välja Skapa en till.
När alla händelser och dokument i en projektstatus är slutförda, går du till nästa status.
Note
Om du vill kan du gå till nästa status utan att skapa eller slutföra alla händelser/dokument i en status.
Upprepa stegen ovan för alla händelser/dokument i varje status i projektguiden.
Gå till nästa status
Du kan flytta projektet till nästa status på två olika sätt:
Så här flyttar du projektet till nästa status automatiskt:
I Inställningar och underhåll kan du ange att projektguiden ska föreslå att flytta projektet till nästa status när den sista händelsen i en status markeras som slutförd. Då öppnas dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status.
Klicka på Ja för att flytta projektet till nästa status, eller klicka på Nej för att fortsätta jobba med projektet i samma status.
Så här flyttar du projektet till nästa status manuellt:
Högerklicka på knappen för nästa status på detaljkortet Projektguide och välj Gå till den här statusen.
Eller gör följande på huvudkortet Projekt:
- Klicka på Redigera på huvudkortet för Projekt.
- Klicka på pilen bredvid fältet Status.
- Välj önskad status i listan som visas. Dessa definieras under Inställningar och underhåll.
- Klicka på Spara.
Exempel
Tänk på att dina projektguider kan konfigureras på andra sätt i Inställningar och underhåll.
Registrera ett nytt projekt och välj projekttyp
Du registrerar ett nytt projekt och väljer projekttypen Konferens, som är kopplad till en projektguide. Projektguiden kan till exempel ha följande statusar, händelser och dokument:
| Status | Uppföljningar | Dokument |
|---|---|---|
| Planerat | Planeringsmöte (Möte inne) | Konferensprogram (Anteckning) |
| Under arbete | Skapa lista över projektdeltagare (Händelse) | Konferensen (Möte ute) |
| Avslutas | Utvärderingsmöte (Möte inne) | Utvärderingsrapport (Anteckning) |
Statusen Planerat
Du har bokat in en mötestidpunkt och vill skapa händelsen Planeringsmöte i kalendern och bjuda in deltagare.
- I projektguiden klickar du på knappen Skapa bredvid händelsen Planeringsmöte. Dialogrutan Händelse öppnas med Möte inne angivet som typ och namnet på projektet redan ifyllt.
- Fyll i information och bjud in deltagare.
- Klicka på Spara.
På mötet bestämmer ni konferensprogrammet (agendan) och du vill skapa en anteckning som innehåller denna information.
- Klicka på knappen Skapa bredvid Konferensprogram. Dialogrutan Dokument öppnas, där Anteckning redan har valts som dokumentmall och namnet på projektet redan är ifyllt.
- Fyll i övrig information i fälten i dialogrutan Dokument.
- Klicka på knappen Skapa för att skapa och spara anteckningen.
När mötet är genomfört och konferensprogrammet är färdigt, anger du detta i projektguiden och går vidare till nästa projektstatus.
I projektguiden markerar du kryssrutan bredvid händelsen Planeringsmöte.
Tip
Du kan också göra det från aktivitetslistan i till exempel Kalender och Företag.
- Dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status öppnas.
- I den här dialogrutan får du frågan om du vill flytta projektet till nästa status, som är Under arbete.
- Klicka på Ja för att flytta projektet till nästa status.
Note
Dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status öppnas eftersom det är definierat för projekttypen i Inställningar och underhåll.
Statusen Under arbete
Alla händelser och dokument i statusen Planerat slutförs, och du har flyttat projektet med hjälp av dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status. Den här dialogrutan visas när du ställer in den sista händelsen på slutförd. Händelserna och dokumenten för den senaste statusen visas nu på detaljkortet Projektguide.
Note
Dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status visas bara om detta är definierat för projekttypen. Om detta inte är definierat, flytta projektet till nästa status.
På planeringsmötet enades ni om att din kollega ska sätta upp listan över deltagarna på konferensen. Du vill skapa en uppgift i deras kalender som en påminnelse.
Klicka på Skapa bredvid händelsen Skapa lista över projektdeltagare. Dialogrutan Överför uppgiften till en projektdeltagare visas.
På listan över projektdeltagare väljer du den person som ska ha ansvaret för händelsen och klickar på OK.
Fyll i den information som behövs och klicka på Spara. (På fliken Detaljer kan du se att din kollega redan är angiven som ägare av uppgiften.)
Händelsen visas i din kollegas kalender, och när kollegan har konfigurerat listan, ställer han/hon in händelsen som Slutfört.
Note
Dialogrutan Överför uppgiften till en projektdeltagare öppnas eftersom detta har definierats i Inställningar och underhåll.
Nu vill du skapa ett brev med en inbjudan.
Klicka på Skapa bredvid dokumentet Konferensinbjudan och skapa dokumentet.
Till slut ska själva konferensen hållas. Du skapar mötet Konferens.
- Klicka på Skapa bredvid händelsen Konferens. Dialogrutan Händelse öppnas med Möte ute angivet som typ och namnet på projektet redan ifyllt.
- Fyll i information och bjud in konferensdeltagarna som vanligt.
- Klicka på Spara.
Statusen Avslutning
När konferensen och alla relevanta händelser och dokument i statusen Under arbete är slutförda, går du till sista statusen i projektguiden, vilken är Avslutning.
- Klicka på Ja i dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status. eller
- Klicka på Redigera på huvudkortet Projekt, klicka på pilen till höger om fältet Status och välj Avslutning i listan och klicka på OK.
Du vill hålla ett internt möte för att följa upp konferensen.
- Klicka på Skapa bredvid händelseen Utvärderingsmöte, fyll i den information som behövs och klicka på Spara.
- När möten är slutförd, markerar du i kryssrutan.
Sedan vill du skapa en utvärderingsrapport som sammanfattar utvärderingsmötet och konferensen.
Klicka på Skapa bredvid dokumentet Utvärderingsrapport för att skapa dokumentet.
När alla önskade händelser och dokument för projektet är färdiga kan du ställa in projektet på slutfört.