Projektguide-handledning

Audience:
person
•
Version: 10.5.2
• 5 minutes to read
 • 5 minutes to read

Tänk på att dina projektguider kan vara konfigurerade på olika sätt i Inställningar och underhåll.

Registrera ett nytt projekt och välj en projekttyp

Du registrerar ett nytt projekt och väljer projekttypen Konferens, som är kopplad till en projektguide. Projektguiden innehåller följande statusar, händelser och dokument.

Status Händelser Dokument
Planerat Planeringsmöte (Möte inne) Konferensprogram (Anteckning)
Under arbete Skapa lista över projektdeltagare (Händelse) Konferens (Möte ute)
Avslutning Utvärderingsmöte (Möte inne) Utvärderingsrapport (Anteckning)

Statusen Planerat

  1. Du har bokat in en mötestid och vill skapa händelsen Planeringsmöte i kalendern och bjuda in deltagare.

    1. I projektguiden klickar du på Skapa bredvid händelsen Planeringsmöte. Dialogrutan Händelse öppnas med Möte inne angivet som typ och projektets namn redan ifyllt.
    2. Fyll i informationen och bjud in deltagare.
    3. Klicka på Spara.

  2. På mötet bestämmer ni konferensprogrammet (agendan), och du vill skapa en anteckning med denna information.

    1. Klicka på Skapa bredvid Konferensprogram. Dialogrutan Dokument öppnas, där Anteckning redan har valts som dokumentmall och projektets namn är ifyllt.
    2. Fyll i övrig information i dialogrutan Dokument.
    3. Klicka på Skapa för att skapa och spara anteckningen.

  3. När mötet har genomförts och konferensprogrammet är färdigt, markerar du detta i projektguiden och går vidare till nästa status.

    I projektguiden markerar du kryssrutan bredvid händelsen Planeringsmöte.

    Tip

    Du kan också göra detta från aktivitetslistan i exempelvis Kalender- och Företag-fönstren.

    1. Dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status öppnas.
    2. Här får du frågan om du vill flytta projektet till nästa status, Under arbete.
    3. Klicka på Ja för att flytta projektet.
    Note

    Den här dialogrutan öppnas eftersom det är definierat för projekttypen i Inställningar och underhåll.

Statusen Under arbete

  1. Alla händelser och dokument i Planerat är slutförda, och projektet har flyttats vidare via dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status. Händelserna och dokumenten för den nya statusen visas nu på detaljkortet Projektguide.

    Note

    Dialogrutan visas endast om det är definierat för projekttypen. Om det inte är definierat, flytta projektet till nästa status manuellt.

  2. På planeringsmötet enas ni om att din kollega ska sätta upp en lista över konferensdeltagare. Du vill skapa en uppgift i deras kalender som en påminnelse.

    1. Klicka på Skapa bredvid händelsen Skapa lista över projektdeltagare. Dialogrutan Överför uppgiften till en projektdeltagare öppnas.

    2. I listan över projektdeltagare väljer du den person som ska ha ansvaret för uppgiften och klickar på OK.

    3. Fyll i den nödvändiga informationen och klicka på Spara. (På fliken Detaljer kan du se att din kollega redan är angiven som ägare.)

    4. Händelsen visas i din kollegas kalender, och när listan är klar markerar de händelsen som Slutförd.

      Note

      Dialogrutan Överför uppgiften till en projektdeltagare öppnas eftersom det är definierat i Inställningar och underhåll.

  3. Nu vill du skapa ett brev med en inbjudan.

    Klicka på Skapa bredvid dokumentet Konferensinbjudan och skapa dokumentet.

  4. Till slut hålls själva konferensen. Du skapar mötet Konferens.

    1. Klicka på Skapa bredvid händelsen Konferens. Dialogrutan Händelse öppnas med Möte ute angivet som typ och projektets namn ifyllt.
    2. Fyll i informationen och bjud in konferensdeltagarna.
    3. Klicka på Spara.

Statusen Avslutning

  1. När konferensen är genomförd och alla relevanta händelser och dokument i Under arbete är slutförda, flyttar du projektet till den sista statusen, Avslutning.

    • Klicka på Ja i dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status.
    • Eller, klicka på i projektkortet, klicka på pilen bredvid fältet Status, välj Avslutning och klicka på OK.

  2. Du vill hålla ett internt möte för att utvärdera konferensen.

    1. Klicka på Skapa bredvid händelsen Utvärderingsmöte, fyll i informationen och klicka på Spara.
    2. När mötet är genomfört, markerar du kryssrutan.

  3. Slutligen vill du skapa en utvärderingsrapport som sammanfattar konferensen.

    Klicka på Skapa bredvid dokumentet Utvärderingsrapport för att skapa dokumentet.

När alla händelser och dokument för projektet är färdiga kan du ställa in projektet som Slutfört.