Skapa ärendekategori
I Inställningar och underhåll, klicka på knappen Ärenden i navigatorn och välj fliken Kategorier.
Klicka på knappen Lägg till.
Ange ett beskrivande namn för kategorin i fältet Kategorinamn ovanför flikarna.
På fliken Egenskaper anger du följande information:
Internt eller externt: Om du markerar Internt visas kategorin inte i SuperOffice Customer Centre.
Externt namn: Här anger du det kategorinamn som visas ovanför kunden. Det här fältet är obligatoriskt, såvida inte kategorin är intern.
Underkategori av: Om detta ska vara en underkategori till en annan kategori måste du välja önskad överordnad kategori här.
Kategoriansvarig: Välj den person som ansvarar för ärendena i denna kategori. På fliken Tilldelningsmetod kan du ange att ärenden ska tilldelas till den kategoriansvarige om inga andra medlemmar i kategorin är tillgängliga. Normalt bör det vara en avdelningschef som har rollen som kategoriansvarig.
- Visa kategori i statusbild: Om det här alternativet är markerat, visas kategorin under Status på dashboarden.
- Endast tillgängligt för medlemmar: Om det här alternativet är markerat, är kategorin endast tillgänglig för medlemmar i kategorin.
- Skicka meddelande om nytt ärende till medlemmar: Om detta alternativ markeras, får alla medlemmar i kategorin meddelande om nya ärenden i kategorin.
Skicka meddelande om nytt ärende till e-postadress: Ange en e-postadress.
Bli ägare när du svarar: Om det här alternativet är markerat, kommer den användare som svarar på ett ärende i den här kategorin att anges som ärendets ägare.
Standardstatus för nytt ärende: Här väljer du vilken standardstatus som ska visas på skärmen Ärende. Den här inställningen åsidosätter användarinställningar, såvida du inte väljer Användardefinierat.
Standardstatus för nytt meddelande: Här väljer du standardstatusen som ska visas i ett nytt meddelande. Den här inställningen åsidosätter användarinställningar, såvida du inte väljer Användardefinierat.
Slå ihop e-postmeddelanden för den här kategorin med svarsmall: Välj den svarsmall som ska användas i meddelanden som skickas till kunder och andra personer för ärenden som tillhör denna kategori. Detta kan vara en svarsmall som har skapats speciellt för kategorin för att alla svar från kategorin (t.ex. support eller redovisning) ska få ett enhetligt utseende.
- Markera Gäller för underkategorier om du vill att den valda svarsmallen även ska användas för eventuella underkategorier. Detta förutsätter dock att mallen inte åsidosätts av de inställningar som görs i underkategorierna.
På fliken Medlemmar anger du vilka användare som ska vara medlemmar i kategorin. Välj en användare i listan Användare längst ned och klicka på Lägg till.
Tip
Om Viktad fördelning har valts som tilldelningsmetod för ärendena i den här kategorin kan du använda vikttalet som faktor vid tilldelning av nya ärenden till varje enskild ärendehandläggare. Användarna med högst vikttal tilldelas flest ärenden. Du kan inte använda viktad fördelning för kategorimedlemmar från användargrupper.
På fliken Tilldelningsmetod kan du ange följande information:
Välj en tilldelningstyp:
Jämn: Ärenden fördelas jämnt bland kategorins medlemmar.
Vikttal: Tilldelning av ärenden baserat på vikttal som har angetts för medlemmar i kategorin.
Exempel: Om kontakt A har vikt 1, B har vikt 2 och C har vikt 5 så kommer, under ett lopp av 8 ärenden, var och en av dessa kontakter att tilldelas lika många ärenden som deras vikttal anger.
Till användare med minst aktiva ärenden: Nya ärenden tilldelas till den kategorimedlem som har minst antal aktiva ärenden.
Tilldela inte: Ärenden tilldelas inte till specifika användare, utan alla ärenden placeras i en kö som standard. Antingen under Ärenden > Otilldelade ärenden (standard) eller i kösystemet Hämta nästa ärende i kön (se Hur du konfigurerar Hämta nästa ärende i kön).
Tilldela bara till inloggade användare: Tilldelar bara ärenden till användare som är inloggade i SuperOffice Service.
Tilldela till kategoriansvarig om ingen är tillgänglig: Tilldelar ärenden till kategoriansvarig om inga andra användare är tillgängliga.
Omtilldela ärenden vid meddelande om användaren inte är tillgänglig: Omtilldelar ärenden när ett nytt meddelande kommer in i ett ärende och användaren inte är tillgänglig.
Tilldela vår supportansvarige om tillgänglig: Om företaget eller kontakten har en ärendehandläggare angiven under Vår kontakt tilldelas ärendet till denna användare om han eller hon är tillgänglig. Om Vår kontakt inte har angetts eller om användaren inte är tillgänglig tilldelas ärendet enligt de vanliga tilldelningsreglerna.
Tilldelningskarantän: Ange antal minuter som du vill åsidosätta tilldelningsreglerna för och tilldela alla ärenden från samma kund till en användare. På detta sätt kan du se till att ärendena hamnar hos samma ärendehandläggare när kunder skickar två ärenden i rad till samma e-postadress. Om du anger -1 inaktiveras denna funktion och alla ärenden tilldelas enligt de vanliga tilldelningsreglerna.
Klicka på Spara. Kategorin skapas.