Skapa ett ärende
Ett ärende kan komma in i systemet via ett e-postmeddelande från kunden, eller så kan du registrera det manuellt via skärmen Nytt ärende. Detta kan bli aktuellt om en kund kontaktar dig via telefon.
Arbetsflöde
Klicka på Nytt i toppraden och välj Ärende.
Alternativt, om du är i detaljfanen Ärenden på en kontakt, klicka på Lägg till för att skapa ett ärende med kontakten förifylld.
I fältet Titel anger du ett beskrivande namn på ärendet.
Lägg till en kontakt i fältet Sök efter kontakt (om inte förifyllt). Börja skriva kontaktens namn (eller telefonnummer) och välj från resultatlistan.
- Om du har bråttom kan du hoppa över detta steg och lägga till kontakten senare.
Använd panelen Egenskaper på höger sida för att tilldela och prioritera ärendet.
- Välj Ärendetyp, Status, Ägare, Kategori, Prioritet och andra egenskaper.
Note
Ärendetypen påverkar standardvärden och tillgängliga statusar och prioriteringar.
Gå till panelen Meddelanden för att skriva meddelandet för ärendet:
- I fältet Till, lägg till mottagare genom att skriva in kontaktens namn eller e-post och välj från listan.
- Tillval: Klicka på Kopia/Hemlig kopia om du vill lägga till fler mottagare som kopia eller hemlig kopia.
- Skriv meddelandetext, bifoga filer eller infoga svarsmallar.
Note
Standardsignaturen för ärenden läggs till automatiskt i meddelandet. Du kan redigera den direkt i meddelandet eller ändra din e-postsignatur.
Gå till fliken Detaljer om du vill koppla ärendet till en befintlig försäljning eller ett projekt.
Klicka på Skicka för att spara och skicka ärendet.
Nyckelfält förklarade
Följande fält är tillgängliga i ärendeskärmen. Vissa fält fylls i automatiskt, medan andra kräver inmatning.
Note
Fält och layout kan variera beroende på Skärmdesigner och andra UI-anpassningar.
Här skriver och hanterar du ärendets meddelande.
- Lägg till mottagare i fältet Till.
- Mottagare läggs automatiskt till som kontakter för ärendet. Den första mottagaren blir huvudkontakt.
- Du kan lägga till flera mottagare och ordna om dem genom att klicka och dra.
- Om du vill inkludera en mottagare utan att registrera dem som kontakt kan du ange deras e-postadress. De får meddelandet men visas inte som en ärendekontakt.
- Lämna fältet tomt om du inte vill skicka meddelandet.
- Klicka på Kopia/Hemlig kopia för att lägga till ytterligare mottagare som kopia eller hemlig kopia.
- Inkludera meddelandetext, bilagor, svarsmallar eller FAQ-poster.
- Använd Intern/Extern för att ange om kontakten kan se meddelandet i Kundcentret.
- Använd timern för att registrera tiden du lagt på att hantera ärendet.
Meddelanderedigeraren fungerar som en ordbehandlare och låter dig skriva, formatera och förbättra dina meddelanden. Nedan följer de viktigaste verktygen och deras funktioner:
| Ikon | Åtgärd | Beskrivning |
|---|---|---|
| Verktygsfält | Visa eller dölj textformateringsalternativ. | |
| Bilagor | Lägg till filer eller CRM-dokument i meddelandet. |
Bilagor
Så här bifogar du filer eller CRM-dokument:
- Klicka på . Ett fält för bilagor visas under fältet Till.
- Lägg till bilagor med något av följande alternativ:
- Klicka på Ladda upp filer (eller dra hit) för att välja en fil från din dator.
- Dra och släpp filer direkt i fältet Bilagor.
- Klicka på Välj ett CRM-dokument för att välja en fil lagrad i SuperOffice CRM.
Infoga
Så här lägger du till extra innehåll i ditt meddelande:
- I Egenskaper-panelen, klicka på .
- Välj vad du vill infoga:
- Svarsmall: Infoga en förskriven textmall.
- FAQ-post: Lägg till en artikel från kunskapsbasen.
- Om svarsmallar finns på flera språk kan du välja språk.
Förbrukad tid
Klockan startar automatiskt när du skapar ärendet. Du kan stoppa klockan genom att klicka på och starta den igen genom att klicka på . För mer information om tidsregistrering, se Registrera förbrukad tid.
Autospara
När du arbetar med ett ärende och plötsligt får ett annat som är mer brådskande måste du lämna ärendet du håller på med för att lösa det som är mer akut.
Funktionen autospara sparar automatiskt ändringarna tills du klickar på Skicka eller avbryter ändringarna i ditt ärende. Autosparad information placeras i din webbläsares lokala lagringsutrymme, så dina data klarar sig även vid en webbläsarkrasch, omstart, utloggning och inloggning.
Funktionen autospara aktiveras som standard när du visar och redigerar ärenden och svara/svara alla.
Begränsningar
- Data som sparats automatiskt överförs inte från en dator till en annan. Det innebär att du inte kan börja svara på ett ärende på jobbet och sedan fortsätta hemma.
- Data som sparats automatiskt delas inte mellan två olika webbläsare.
- Funktionen autospara är en användbar funktion, men den bör inte ersätta ett korrekt sätt att spara ditt arbete.