Arbeta med externa dokument (kunskapsbas)

Audience:
person
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

Du kan du lägga till dokument (inkl. bilder och andra filer) så att de blir tillgängliga för alla som använder SuperOffice Service, även oregistrerade kunder. De dokument som du laddar upp i kunskapsbasen blir tillgängliga när du skriver innehållet i ett meddelande till en kund.

Detta gäller t.ex. när du använder fliken Meddelande när du svarar på ett ärende. Här kan du skriva text på samma sätt som i ett ordbehandlingsprogram. Du kan även infoga bilder genom att klicka på knappen Bild i verktygsfältet men då måste bilden redan vara uppladdad till Externa dokument. När meddelandet skickas skapas länkar till filer under Externa dokument. Samma sak gäller när du t.ex. skapar svarsmallar och meddelanden i SuperOffice Marketing.

Visa dokument

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.

  2. Gå till önskad mapp.

  3. Gör något av följande:

    • Klicka på dokumentets namn för att komma till skärmen Egenskaper för dokument. Här kan du också visa och redigera innehållet i vissa dokumenttyper, t.ex. html, txt och det interna ejr-formatet.
    • Klicka på ikon Hämta för att ladda ned dokument som inte kan visas i webbläsaren, som PDF- och Microsoft Office-filer. En ikon i dokumentlistan anger typen av dokument.

Lägg till dokument

Note

Du måste skapa det faktiska fysiska dokumentet innan du kan lägga till det i SuperOffice. När du till exempel skapar en prislista kan du t.ex. skriva innehållet i Microsoft Word eller Excel.

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.

  2. Gå till mappen som du vill lägga in dokumentet i. Om den inte finns än, kan du skapa en ny mapp enligt beskrivningen nedan.

  3. Klicka på knappen Nytt dokument. Du kommer då till skärmen Egenskaper för dokument.

  4. Ange ett beskrivande namn på dokumentet i fältet Namn.

  5. I fältet I mapp visas automatiskt namnet på den mapp som du har valt. Om du ändrar dig kan du klicka på listknappen ikon och välja en annan mapp i den lista som visas.

  6. I fältet Åtkomst väljer du vem som ska ha behörighet att läsa och redigera dokumentet.

  7. För att använda dokumentet i ett webbaserat kundcenter kan du lägga in en valbar unik identifieringssträng i fältet ID-sträng.

  8. I fältet Beskrivning kan du lägga in en kort beskrivning av vad dokumentet innehåller.

  9. Klicka på knappen Bläddra bredvid Fil och välj det nya dokumentet i dialogrutan som visas.

  10. Klicka på Spara. Om dokumenttypen kan redigeras i webbläsaren visas dokumentets innehåll i fältet Innehåll.

  11. Klicka på OK. Dokumentet läggs i angiven mapp.

Redigera dokumentinnehåll

Vissa dokumenttyper, t.ex. html, txt och det interna ejr-formatet, kan redigeras direkt på skärmen Egenskaper för dokument. För andra typer, som PDF, behöver du det program som dokumentet ursprungligen skapades i.

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.
  2. Gå till den mapp som dokumentet ligger i.
  3. Klicka på ikon Hämta för att ladda ner ett dokument.
  4. Redigera och spara dokumentet i det program som dokumentet ursprungligen skapades i.
  5. Klicka på dokumentets namn för att komma till skärmen Egenskaper för dokument.
  6. Klicka på knappen Bläddra bredvid fältet Fil och välj det dokument som du skapade i den dialogruta som visas.
  7. Klicka på OK för att ladda upp dokumentet.

Redigera dokumentegenskaper

Genom att redigera dokumentegenskaperna kan du t.ex. justera vem som ska ha åtkomst till dokumentet.

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.
  2. Gå till den mapp som dokumentet ligger i.
  3. Klicka på dokumentets namn för att komma till skärmen Egenskaper för dokument.
  4. Gör de ändringar som behövs (se ovan).
  5. Klicka på OK. Ändringarna sparas.
Tip

För att flytta dokumentet till en annan mapp, väljer du en ny mapp i fältet I mapp.

Ta bort dokument

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.
  2. Gå till den mapp som dokumentet ligger i.
  3. Klicka på dokumentets namn för att komma till skärmen Egenskaper för dokument.
  4. Klicka på knappen Ta bort längst ned på skärmen.
  5. Bekräfta genom att klicka på OK. Dokumentet tas bort från SuperOffice Service.

Skapa mappar

Du kan skapa en mappstruktur för dokument så att de får en logisk struktur och det blir enkelt för andra att hitta information. Du kan skapa undermappar i alla mappar och placera dokumenten i dessa.

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.

  2. Gå till den mapp under vilken du vill skapa en undermapp. Du kan skapa undermappen direkt under mappen Dokument eller under någon av dess undermappar.

  3. Klicka på knappen Ny mapp överst på skärmen. Du kommer då till skärmen Egenskaper för dokumentmapp.

  4. Ange ett beskrivande namn på mappen i fältet Namn.

  5. I fältet I mapp visas automatiskt namnet på den överordnade mapp som du har valt. Om du ändrar dig kan du klicka på listknappen ikon och välja en annan mapp i den lista som visas.

  6. I listrutan Åtkomst väljer du vem som ska ha behörighet att läsa och ändra det aktuella dokumentet.

  7. Klicka på OK. Den nya mappen skapas. Nu kan du lägga in dokument i den nya mappen.

Ta bort mappar

När du tar bort en mapp raderas även alla dokument i mappen från SuperOffice.

  1. Gå till ikon Huvudmenyn i det övre fältet och välj Kunskapsbas > Externa dokument.
  2. Gå till önskad mapp.
  3. Klicka på Redigera mapp. Du kommer då till skärmen Egenskaper för dokumentmapp.
  4. Klicka på Ta bort.
  5. Bekräfta genom att klicka på OK. Mappen och dess innehåll tas bort från SuperOffice.