Svar till kontakt

Audience:
person
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

Vid ärendehantering är din viktigaste uppgift att besvara förfrågningar.

När du öppnar ett ärende och väljer Svara, kommer den e-postsignatur som du har konfigurerat automatiskt att visas, och du kan lägga till ditt meddelande till kontakten som innehåller svaret på deras fråga eller lösningen på deras problem.

Svara på ett ärende -screenshot

Svara (lägg till meddelande)

  1. Öppna ärendet.

  2. Klicka på knappen ikon Svara eller knappen ikon Svara alla eller klicka på knappen ikon Uppgift och välj Svara eller Svara alla. Fliken Meddelande visas på skärmen Ärende. Kontakten läggs automatiskt till som mottagare i fältet Till.

  3. Skriv in det meddelande som du vill lägga till i ärendet.

  4. Eftersom meddelandet måste vara synligt för kontakten, kontrollera att det står Externt i verktygsfältet längst ned på fliken.

  5. Klicka på ikon i verktygsfältet och lägg till eventuella relevanta dokument som bilagor till ärendet.

  6. Klicka på Spara. Meddelandet skickas till kontakten.

Lägga till svarsmallar i meddelanden

När du svarar på en förfrågan från en kontakt kan du spara tid genom att utgå från en svarsmall för att ge kontakten ett anpassat svar. Välj vilken svarsmall du vill lägga till i meddelandefältet och redigera sedan texten och lägg till eller ta bort bilagor för att anpassa den till den exakta situationen.

  1. Gå till fliken Meddelande enligt beskrivningen ovan.

  2. Placera muspekaren på den plats i meddelandet där du vill lägga in svarsmallen.

  3. Klicka på listknappen ikon och välj det som du vill infoga i meddelandet.

  4. I den lista som visas klickar du först på Svarsmall och sedan på önskad post.

    Tip

    Håll markören över en mall för att förhandsgranska den innan du infogar den.

  5. Gå igenom texten och gör önskade justeringar.

Lägga till ett meddelande till flera ärenden

Du kan lägga till ett meddelande i flera ärenden på en gång. Om du till exempel får flera ärenden om samma problem och vill svara på alla samtidigt. Det meddelande som du skriver på denna skärm läggs till i de valda ärendena och skickas även via e-post till kontakterna för de valda externa ärendena.

  1. I listan över ärenden väljer du relevanta ärenden.

  2. Klicka på knappen ikon Uppgift i det nedre vänstra hörnet på ärendelistan.

  3. Välj Svara kunder.

    • Skicka kopia till kunder (bara externa ärenden): Om detta alternativ markeras, skickas meddelandet även med e-post till de kontakter som är kopplade till de valda externa ärendena.
    • Avsluta ärende: Markera denna ruta om du vill avsluta alla ärenden på en gång.
    • Åtkomstnivå: Åtkomstnivå för det meddelande som du lägger till. Om du väljer Externt är meddelandet synligt i de valda ärendena i SuperOffice Customer Centre.
    • Skriv meddelandet i textrutan i mitten av skärmen.
    • Klistra in: Klicka på listknappen ikon och välj det som du vill infoga i meddelandet. Du kan lägga till en svarsmall, en FAQ-post, ett tidigare meddelande eller en bilaga. Tillval: Du kan också lägga till svarsmallar på andra språk. Välj ett språk i språklistan. Om det finns tillgängligt infogas texten på det valda språket. Annars används standardspråket.

  4. Klicka på Svara när du är klar.

Använd urval för att svara kontakter angående flera ärenden

  1. Klicka på knappen ikon Uppgift i det nedre vänstra hörnet på urvalslistan.
  2. Välj Svara kunder i avsnittet Underhåll .
  3. Klicka på Svara när du är klar.

Vad vill du göra nu?