Opret e-mail-filter
- Gå til Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Sager i navigatoren, og vælg fanen E-mail.
- Vælg fanen E-mail-filtre.
- Klik på Nyt e-mail-filter. Skærmbilledet Egenskaber for e-mail-filter vises.
-
På fanen Filtrer kan du angive, hvilke e-mail-meddelelser der skal filtreres, ved at angive følgende oplysninger:
- Beskrivelse: Indtast en kort beskrivelse af e-mail-filteret.
- Prioritet: På listen vælger du filterets prioritet. Værdien 100 er højeste prioritet, og 1 er den laveste.
- Script: Her kan du vælge et script eller en makro, der skal køres af dette filter.
-
Vælg, hvad filteret gælder for:
- Al indgående e-mail: Hvis du vælger denne valgmulighed, anvendes e-mail-filteret på alle indgående e-mail-meddelelser.
- E-mail, der indeholder: Hvis du vælger denne valgmulighed, vil e-mail-meddelelser, der indeholder det faste udtryk (regexp), der er angivet i felterne til højre, aktivere e-mail-filteret. Du kan vælge mellem e-mail-overskriften og / eller e-mail-brødteksten.
- På fanen Find faste udtryk kan du definere faste udtryk, der finder tekst i e-mail-meddelelser og gemmer den som variabler. Hvis du vil tilføje værdien fra et fast udtryk i en variabel, der hedder minVariabel, skal du anvende følgende format: minVariabel = <regexp>.
-
På fanen Angiv tilknytninger kan du angive, hvordan indgående e-mail-meddelelser skal kobles til en sag og/eller en person baseret på indholdet i e-mail-meddelelsen:
- Knyt til kunde hvor: Hvis du vil knytte den genererede sag til en person ud fra oplysninger fra e-mail-meddelelsen, skal du vælge et af felterne for person fra listen og derefter tilføje et fast udtryk, der returnerer den værdi, som identificerer personen.
- Knyt til sag hvor: Hér kan du knytte e-mail-meddelelsen til en eksisterende sag ud fra et fast udtryk, der henter oplysninger fra e-mail-meddelelsen.
-
På fanen Angiv værdier kan du tilføje eller erstatte værdier for personer, firmaer og sager, baseret på indholdet i e-mail-meddelelsen:
- I rullemenuen til venstre skal du vælge det ønskede felt for personen, firmaet eller sagen.
-
Indtast et af følgende i feltet til højre:
- det regulære udtryk, der finder den værdi, der skal angives
- en fast værdi (skal have et præfiks med =)
- Hvis du markerer Overskriv, erstatter den værdi, der evt. bliver fundet, en eksisterende værdi.
- Klik på Tilføj for at tilføje værdien.
- På fanen Angiv egenskaber kan du angive bestemte egenskaber for sager, der registreres fra e-mails, som matcher det aktuelle filter. Se egenskaber nedenfor.
-
På fanen E-mail-svar kan du oprette forskellige e-mail-meddelelser, som skal sendes, når dette filter aktiveres. Hér kan du angive følgende oplysninger:
- Send svarskabelon: Her kan du vælge, hvilken svarskabelon der skal sendes, hvis filteret udløses.
- … til person: Hvis du markerer denne valgmulighed, sendes den valgte svarskabelon tilbage til personen.
- … til: Hvis du markerer denne valgmulighed, sendes den valgte svarskabelon til den e-mail-adresse, der er angivet i feltet til højre.
- Foreslå FAQ-poster fra: Hvis du markerer denne valgmulighed, foreslår systemet FAQ-poster ud fra teksten i indgående e-mail-meddelelser. De foreslåede poster er tilgængelige som skabelonvariabler og kan derfor gentages i den valgte svarskabelon. Du kan også angive, hvilken gren af FAQ-træet der skal søges i, ved at angive den ønskede mappe.
- Send ikke automatisk svar: Hvis du markerer denne valgmulighed, sender systemet ikke automatisk svar tilbage for denne e-mail-meddelelse.
- På fanen E-mail-konti kan du vælge, hvilke e-mail-konti dette filter gælder for.
- Klik på OK. E-mail-filteret oprettes.
Egenskaber for genererede sager
- Angiv sagsbehandler: Hvis du markerer denne valgmulighed, kan du vælge, hvilken bruger der skal tildeles e-mails behandlet af dette filter.
- Angiv kategori: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger en kategori, vil e-mails, der håndteres af dette filter, havne i den angivne kategori.
- Sagstype: Hvis du markerer her og vælger en type, vil e-mails, der behandles af dette filter, blive tildelt den angivne sagstype.
- Angiv prioritet: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger en prioritet på rullemenuen, vil e-mails, der håndteres af dette filter, få den angivne prioritet.
- Angiv adgangsniveau: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger et adgangsniveau i rullemenuen, vil e-mails, der håndteres af dette filter, få det angivne adgangsniveau. Hvis du vælger Ekstern, vil den registrerede sag være tilgængelig i SuperOffice Customer Centre.
- Opsæt meddelelse: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger en svarskabelon, vil sagsmeddelelsen blive sat op i henhold til den valgte skabelon, flettet med alle de faste udtryk, som blev fundet. Dette kan f.eks. anvendes til at præsentere en formular, der er sendt via e-mail, på en mere overskuelig måde. Denne meddelelse erstatter den oprindelige e-mail.
- Afslut sagen: Hvis du markerer denne valgmulighed, lukkes sagen med det samme, så den får statussen Afsluttet.
- Ignorer afsenderadresse: Hvis du markerer denne valgmulighed, ignorerer SuperOffice Service den oprindelige afsender. Sagen bliver således ikke knyttet til en person, hvis ikke andre regler i e-mail-filteret resulterer i tilknytning til person.
- Bloker e-mail: Hvis du markerer denne valgmulighed, importeres e-mail-meddelelsen ikke til SuperOffice Service. I stedet tilføjes den på listen på fanen Blokeret e-mail.
-
Slet e-mail permanent: Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, slettes e-mailen permanent.
Det er ikke muligt at genoprette e-mail-meddelelser, som er blevet slettet permanent.
- Videresend til: Hvis du markerer denne valgmulighed og indtaster en e-mail-adresse, videresendes e-mail-meddelelsen til den angivne adresse.
- Vis fejlfindingsoplysninger i meddelelsen: Hvis du markerer denne valgmulighed, vil meddelelsen indeholde fejlfindingsoplysninger, som du kan anvende til at kontrollere, at e-mail-filteret fungerer, som det skal.
- Marker e-mail som returpost: Hvis du markerer denne valgmulighed, vil e-mails, der håndteres af dette filter, blive markeret som returpost. Det kan være relevant for e-mails modtaget fra postmaster, mailer-daemon osv.
Slet e-mail-filter
- Vælg fanen E-mail-filtre.
- Klik på det ønskede e-mail-filter. Skærmbilledet Egenskaber for e-mail-filter vises.
- Klik på knappen Slet nederst i skærmbilledet.
- Klik på OK for at bekræfte. E-mail-filteret fjernes fra SuperOffice Service.