Tilføj e-mailskabelon

Det er vigtigt for en organisations profil, at e-mails har et karakteristisk og ensartet udseende. Det betyder, at alle e-mails, der sendes ud af organisationen, skal anvende samme skrifttyper, formatering, logoer osv. Ved at oprette e-mailskabeloner, der er tilpasset din organisation, sikrer du, at dine personer nemt kan genkende din korrespondance. E-mailskabeloner bruges også, når du sender tilbud, ordrebekræftelser og bekræftelser på beskyttelse af personoplysninger. SuperOffice CRM leveres med flere standardskabeloner, som du kan bruge med det samme efter at have installeret programmet. Du kan også oprette dine egne skabeloner. Det gør du ved at indsætte skabelonvariabler i e-mailskabelonerne, som derefter henter oplysninger fra tilsvarende felter i SuperOffice CRM, når du skriver en e-mail med en skabelon, du har lavet. Skabeloner vises som forekomster på listen E-mail - Skabelon, og du kan tilføje nye skabeloner til SuperOffice CRM ved at tilføje dem som en forekomst på listen.

​

Trin

Vælg Lister i Navigator.

1. Vælg E-mail - Skabelon fra rullemenuen. Fanen Forekomster viser alle eksisterende ressourcer.
2. Klik på Tilføj for at åbne dialogboksen Rediger listeforekomst.
3. Indtast det ønskede navn for forekomsten i feltet Skabelonnavn.
4. Vælg den type skabelon, du opretter, i feltet Skabelontype. Vælg Normal, hvis skabelonen skal være tilgængelig i Indbakke. Du kan også gøre skabelonen tilgængelig som tilbudsskabelon, ordrebekræftelsesskabelon eller skabelon til bekræftelse af personbeskyttelse.
5. Vælg eventuelt, hvor du vil gemme dokumentskabelonen, på listen Gem skabelonen i.
6. Du har nu tre valgmuligheder:
   • Opret ny e-mailskabelon
   • Kopiér en eksisterende e-mail-skabelonfil.
     1. Klik på listen Kopier skabelon.
     2. Vælg den ønskede skabelon på listen.
   • Upload en ny e-mail-skabelon fra disk (.md/.md)
     1. Klik på knappenUpload.
     2. Klik på Upload fil i dialogboksen Upload fil.
     3. Vælg den ønskede fil og klik på Åbn. Navnet på filen vises i dialogboksen Rediger forekomst.
7. Klik på Gem i dialogboksen Rediger forekomst. Dialogboksen opdateres.
8. Valgfrit: Rediger skabelonnavnet, hvis det er nødvendigt.
9. Klik Rediger for at redigere selve skabelonfilen. Hvis du har oprettet en ny e-mailskabelon, skal du føje indhold til skabelonen.
10. Angiv ønsket information på fanerne Detaljer og Sprog.
11. Klik på Gem. Skabelonen bliver nu tilføjet som en særlig forekomst på listen Forekomster. Gentag proceduren, hvis du vil tilføje flere skabeloner.
12. Gør e-mailskabelonen tilgængelig for de ønskede brugergrupper. Se Brugergruppefiltrering.

​

Fanen Detaljer

Angiv følgende information på fanen Detaljer:

1. (valgfrit) Rediger navnet på skabelonen i feltet Navn. Du kan også tilføje fanenavnet på andre sprog ved at klikke på .
2. Indtast titlen på e-mailmeddelelsen i feltet Emne. Du kan også tilføje emnet på andre sprog ved at klikke på .
3. Vælg Brug signatur i ny e-mail for at føje din signatur til nye e-mails. Hvis du ikke har en personlig signatur, bruges systemsignaturen.
4. Vælg Vis e-maildialogboks for at få vist dialogboksen Ny e-mail, når du opretter en ny e-mail baseret på denne skabelon. I denne dialogboks kan du indtaste data som firma, person og projekt, hvilket er nødvendigt, hvis e-mailskabelonen indeholder skabelonvariabler.
5. Angiv eventuelt en beskrivelse af skabelonen i feltet Beskrivelse.
6. I feltet Retning angiver du, om skabelonen skal være udgående eller indgående ved at klikke på og vælge fra rullemenuen. Vælg Udgående, hvis skabelonen skal være tilgængelig i Indbakke.
7. I feltet Hensigt klikkes på , hvorefter en af de foruddefinerede valgmuligheder vælges fra listen. Disse forekomster bruges i forbindelse med statusovervågning (kræver licens til Sales Intelligence).
   Du kan oprette nye indstillinger ud over de foruddefinerede indstillinger ved at tilføje forekomster på listen Opfølgning - Hensigt i Indstillinger og vedligeholdelse.
8. I feltet Dokument gemt i kan du vælge at gemme dokumentet et andet sted end standardindstillingen.
9. Angiv standardindstillingen for feltet Vores reference ved at anvende skabelonvariabler, eksempelvis auth for afsenderens for- og efternavne.

​

Fanen Sprog

Her kan du tilføjer oversatte versioner af dokumentskabelonen.

1. Klik på Tilføj.
2. I dialogboksen Rediger listeelement skal du vælge det sprog, du har brug for, på listen Tilføj sprog.
3. Tilføj den oversatte dokumentskabelon som beskrevet ovenfor.
4. Klik på Tilføj. Sproget vises på fanen Sprog.
5. Gentag ovenstående trin for at tilføje flere sprog.