Administrere returposter

Der er mange grunde til, at e-mail-adresser afvises. Dine kontakter skifter job, en e-mail-adresse blev stavet forkert, og selv midlertidige fejl i kundens infrastruktur er de gængse årsager til, at udsendelser afvises. De første par gange, du sendte din mail ud, fik du måske et stort antal afviste e-mails tilbage. Det er gode nyheder, for det betyder, at du kan opdatere alle e-mailadresser, der er stavet forkert eller ikke længere er i brug. Ved at opdatere afviste e-mailadresser kan du øge succesraten for dine fremtidige mailudsendelser. Du kan administrere afviste og blokerede e-mails for individuelle udsendelser såvel som for ALLE udsendelser.

​

Hvorfor kommer mine e-mails tilbage?

E-mails kan blive sendt tilbage på grund af fejl i e-mailadressen, spamfiltre, internetproblemer eller fyldte indbakker.

• Midlertidige problemer: leveringsforsinkelser, e-mail-server midlertidigt utilgængelig
• Permanente problemer: forkert adresse, ukendt domæne.

E-mailadresser, der fejler midlertidigt, bliver ikke blokeret og bliver ikke sprunget over i den næste udsendelse. Der er to typer afvisninger: En hård afvisning er, når din mail permanent ikke kan leveres, fordi e-mailadressen ikke eksisterer, domænet ikke eksisterer (længere), eller modtagerens e-mailserver har blokeret for leveringen. En opdatering af e-mail-adressen løser problemet. En blød afvisning opstår, når der er et midlertidigt leveringsproblem. Hvis en e-mail bliver afvist, vil SuperOffice CRM forsøge at sende mailen igen, flere gange, for at levere den. Først når e-mailen, efter flere forsøg, ikke kan leveres, vil den blive registreret som en hård afvisning. Brug filterknapperne (Sendt, Afvist og Åbnet) til at filtrere din modtagerliste. Når du har udvalgt alle kontakter, hvor mailen blev afvist, kan du samle dem i et udvalg eller et projekt ved hjælp af knappen i handlingsmenuen i nederste venstre hjørne.

​

Sådan retter du en enkelt mailadresse

1. Hvis du vil rette en enkelt e-mail-adresse, skal du markere den på listen og klikke på Åbn i sidepanelet for at redigere kontaktpersonen.
2. Gå til fanen Detaljer.
3. Et advarselsikon () ud for e-mailadressen angiver, at der er et problem. Hold musemarkøren over ikonet for at få vist årsagen til problemet.

​

Blokerede e-mailadresser

E-mailadresser, der har fejlet på grund af permanente fejl eller er blevet returneret gentagne gange, blokeres automatisk. Blokerede adresser springes over i alle fremtidige udsendelser for at beskytte dit afsenderomdømme. Som standard blokeres en e-mailadresse efter 5 på hinanden følgende afvisninger. Denne grænse definerer, hvad der betragtes som for mange returposter. Det hjælper med at identificere upålidelige adresser, der konsekvent fejler. Du kan justere denne grænse i den globale indstilling Antal accepterede afvisninger inden mailadressen deaktiveres i Indstillinger og vedligeholdelse. Alle blokerede e-mail-adresser fra alle udsendelser arkiveres under fanen Blokerede mailadresser . Denne fane giver et fremragende overblik over e-mailadresser, der skal slettes.

​

Muligheder ved returmail

Hvis du vil håndtere flere e-mailadresser, har du muligheder for det ved hjælp af knappen Handlinger.

​

Eksporter

1. Vælg de e-mailadresser, du vil eksportere.
2. Vælg Handlinger > Eksporter.
3. Vælg et eksportformat. Eksportfilen vises nederst i din browser. Den kan også findes i din downloadmappe.

​

Tilføj til nyt udvalg

1. Vælg de e-mailadresser, du vil føje til et nyt udvalg.
2. Vælg Handlinger > Føj til nyt udvalg.
3. Skriv navnet på det nye udvalg, og klik på OK. Der oprettes et nyt statisk udvalg med de markerede e-mailadresser.

​

Tilføj til nyt projekt

1. Vælg de e-mailadresser, du vil føje til et nyt projekt.
2. Vælg Handlinger > Føj til nyt projekt.
3. Angiv navnet på det nye projekt, og klik på OK. Der oprettes et nyt projekt med de valgte mailadresser.

​

Føj til eksisterende udvalg

1. Vælg de e-mailadresser, du vil føje til et eksisterende udvalg.
2. Vælg Handlinger > Føj til eksisterende udvalg.
3. Begynd at skrive i søgefeltet for at finde det relevante udvalg.
4. Klik på det udvalg, du vil bruge, på listen over resultater.
5. Klik på OK. De markerede e-mailadresser føjes til udvalget.

​

Føj til eksisterende projekt

1. Vælg de e-mailadresser, du vil føje til et eksisterende projekt.
2. Vælg Handlinger > Føj til eksisterende projekt.
3. Begynd at skrive i søgefeltet for at finde det relevante projekt.
4. Klik på det projekt, du vil bruge, på listen over resultater.
5. Klik på OK. De markerede e-mailadresser føjes til projektet

​

Slet valgte e-mailadresser

Brug denne indstilling til permanent at slette e-mail-adresser fra databasen.

1. Vælg de e-mailadresser, du vil slette.
2. Vælg Handlinger > Slet valgte e-mail-adresser.
3. Klik på OK for at bekræfte.

​

Fjern returpostflag

Brug denne indstilling til at fjerne e-mailadresser fra listen, så de kan bruges til udsendelser. Det kan være relevant, hvis returneringerne skyldes forkert konfigurering eller midlertidige tekniske årsager, eller hvis du ved, at e-mailadresserne er korrekte, og gerne vil prøve at sende en gang til.

1. Vælg de e-mailadresser, hvor du vil fjerne markeringer af returpost.
2. Vælg Handlinger > Fjern returpostflag.
3. Klik på OK for at bekræfte.

​

Angiv som fratrådt

Brug denne indstilling til at angive en person som fratrådt medarbejder.

1. Vælg de e-mailadresser, du vil slette.
2. Vælg Handlinger > Angiv som fratrådt.
3. Klik på OK for at bekræfte.