Behandle returmeldinger

Det er mange årsaker til at e-postadresser returneres. Personene dine har byttet jobb, en e-postadresse er feilstavet, og til og med midlertidige feil i kundens infrastruktur er de typiske årsakene til at utsendelser returneres. De første gangene du sender ut utsendelsen din, kan du få et stort antall returnerte e-poster. Det er gode nyheter, fordi det betyr at du kan oppdatere hver e-postadresse som er feilstavet eller ikke lenger i bruk. Å oppdatere de returnerte e-postadressene vil hjelpe deg med å øke suksessraten for fremtidige utsendelser. Du kan administrere returmeldinger og blokkerte e-postmeldinger både for individuelle utsendelser og for ALLE utsendelser.

​

Hvorfor returneres e-postmeldinger?

E-postmeldinger kan bli returnert på grunn av feil i e-postadresser, søppelpost-/spamfiltre, Internett-problemer eller fulle innbokser.

• Midlertidige problemer: leveringsforsinkelser, e-postserver midlertidig ikke tilgjengelig
• Permanente problemer: feil adresse, ukjent domene.

Midlertidig mislykkede e-postadresser blir ikke blokkert og blir ikke hoppet over i neste utsendelse. Det finnes to typer returmeldinger: En hard retur er når utsendelsen ikke kan leveres permanent, fordi e-postadressen ikke eksisterer, domenet ikke eksisterer (lenger), eller mottakerens e-postserver har blokkert leveringen. En oppdatering av e-postadressen løser problemet. En myk retur oppstår når det er et midlertidig leveringsproblem. SuperOffice CRM vil prøve å sende utsendelsen på nytt flere ganger for å levere den når en e-post blir returnert. Det er først når e-posten ikke kan leveres etter flere forsøk, at den blir registrert som en hard retur. Bruk filterknappene (Sendt, Returnert og Åpnet) til å filtrere mottakerlisten. Når du har valgt alle personene som utsendelsen ble returnert for, kan du samle dem i et utvalg eller prosjekt ved hjelp av handlingsmeny-knappen nederst til venstre.

​

Slik reparerer du én enkelt e-postadresse

1. Velg e-postmeldingen i listen og klikk på Åpne i sidepanelet for å redigere personen.
2. Gå til fanen Detaljer.
3. Et advarselsikon () ved siden av e-postadressen indikerer et problem. Hold musepekeren over ikonet for å vise årsaken til problemet.

​

Blokkerte e-postadresser

E-postadresser som har feilet på grunn av permanente feil eller har blitt returnert gjentatte ganger, blir automatisk blokkert. Blokkerte adresser blir hoppet over i alle fremtidige utsendelser for å beskytte ditt avsenderomdømme. Som standard blir en e-postadresse blokkert etter 5 påfølgende returer. Denne grensen definerer hva som anses som for mange returmeldinger. Det hjelper med å identifisere upålitelige adresser som stadig feiler. Du kan justere denne grensen i den globale innstillingen Antall godkjente returer før e-postadressen blir deaktivert i Innstillinger og vedlikehold. Alle blokkerte e-postadresser fra alle utsendelser er arkivert i fanen Blokkerte e-postadresser. Denne fanen gir en utmerket oversikt over e-postadresser som må rengjøres.

​

Returalternativer

Hvis du vil håndtere flere e-postadresser, har du alternativer i knappen Handlinger.

​

Eksportere

1. Velg e-postadressene du vil eksportere.
2. Velg Handlinger > Eksporter.
3. Velg et eksportformat. Eksportfilen vises nederst i nettleseren. Den finnes også i nedlastingsmappen.

​

Kopier til et nytt utvalg

1. Velg e-postadressene du vil legge til et nytt utvalg.
2. Velg Handlinger > Legg til i nytt utvalg.
3. Skriv inn navnet på det nye utvalget og klikk på OK. Et nytt statisk utvalg opprettes med de valgte e-postadressene.

​

Legg til et nytt prosjekt

1. Velg e-postadressene du vil legge til i et nytt prosjekt.
2. Velg Handlinger > Legg til i nytt prosjekt.
3. Skriv inn navnet på det nye prosjektet og klikk på OK. Et nytt prosjekt opprettes med de valgte e-postadressene.

​

Legg til i eksisterende utvalg

1. Velg e-postadressene du vil legge til i et eksisterende utvalg.
2. Velg Handlinger > Legg til i eksisterende utvalg.
3. Begynn å skrive i søkefeltet for å finne det relevante utvalget.
4. Klikk på utvalget du vil bruke i resultatlisten.
5. Klikk på OK. De valgte e-postadressene legges til i utvalget.

​

Legg til i eksisterende prosjekt

1. Velg e-postadressene du vil legge til i et eksisterende prosjekt.
2. Velg Handlinger > Legg til i eksisterende prosjekt.
3. Begynn å skrive i søkefeltet for å finne det relevante prosjektet.
4. Klikk på prosjektet du vil bruke i resultatlisten.
5. Klikk på OK. De valgte e-postadressene blir lagt til i prosjektet

​

Slett valgte e-postadresser

Bruk dette alternativet til å slette e-postadresser permanent fra databasen.

1. Velg e-postadressene du vil slette.
2. Velg Handlinger > Slett valgte e-postadresser.
3. Klikk på OK for å bekrefte.

​

Fjern returmerking

Bruk dette alternativet til å fjerne e-postadresser fra listen, slik at de kan brukes i utsendelser. Dette kan være relevant hvis returer skyldes feil konfigurasjon eller midlertidige tekniske årsaker, eller hvis du vet at disse e-postadressene er riktige og vil prøve å sende en gang til.

1. Velg e-postadressene du vil fjerne returmerkingen for.
2. Velg Handlinger > Fjern returmerking.
3. Klikk på OK for å bekrefte.

​

Sett som tidligere ansatt

Bruk dette alternativet for å angi en person som tidligere ansatt.

1. Velg e-postadressene du vil slette.
2. Velg Handlinger > Sett som tidligere ansatt .
3. Klikk på OK for å bekrefte.