Søkealternativer
Å søke etter informasjon i CRM-databasen er noe du gjør hver dag. Enten du leter etter et telefonnummer eller en liste over alle dine åpne salg, kan Finn-funksjonen hjelpe deg med å finne informasjonen raskere.
Følgende veiledninger vil: Vise deg de ulike måtene du kan finne informasjon på i SuperOffice CRM-databasen; Forklare hvordan du kan lagre søkene som et utvalg; Demonstrere hvilke oppgaver du kan utføre ved hjelp av søket eller utvalgene dine.
Hva kan jeg søke etter?
- Firmaer
- Personer
- Utvalg
- Oppfølginger
- Salg
- Prosjekter
- Dokumenter
- Produkter
- Saker
- Chatsamtaler
- Skjemainnsendinger
- Utsendelser
Søkeverktøy
SuperOffice CRM inneholder flere forskjellige søkeverktøy:
Choose the right tool for your task:
| Task | Tool |
|---|---|
| Finn og gå til noe spesifikt, slik som et salg. | Hurtigsøk i navigator, eller favoritter, eller histrorielisten |
| Kontroller før du legger til et firma eller en person for å unngå duplikater. | Hurtigsøk i navigator |
| Finn alle data av en spesifikk type basert på kriterier | Finn knappen |
| Lage et utvalg (lagre søkeresultat) | Finn knappen |
| Utføre et forhåndsdefinert søk | Finn knappen |
| Finne alle treff for et spesifikt ord eller frase uavhengig av type | Fritekstsøk |
Hovedforskjellen mellom disse verktøyene er om du angir nøkkelord eller betingelser.
Hurtigsøk
Du kan bruke hurtigsøk i navigatoren og i dialoger. Listen av treff bygges etterhvert som du skriver.
Du kan bruke hurtigsøk på flere måter:
For å søke direkte fra navigatoren for å gå til et firma, en person, et salg, et prosjekt, en sak, eller et utvalg.
For å søke inni dialoger etter et firma, en person, et salg, et prosjekt, en sak, eller et utvalg for å referere til et relevant felt i dialogen. For eksempel, for å linke et salg i Dokumentdialogen eller til et firma i oppfølgingsdialogen.
For å søke direkte i tidssonevelgeren for å finne tidssonen for en by eller et land.
Fritekstsøk
Bruk søkefeltet fritekstsøk øverst til høyre for å søke etter tekst som brukerne har skrevet inn i SuperOffice CRM.
Tip
Vil du se en liste over alle personene dine? Klikk på ikonet Utvalg til venstre i navigatorpanelet og søk etter "Alle personer" for å se et forhåndskonfigurert valg.
Jokertegn
Bruk % som jokertegn under søk. Prosenttegnet (%) finner alle strenger med 0 eller flere tegn. For eksempel: J%son finner Jackson, Johnson, Jason og Json.
Tip
Hvis du vil søke etter et fornavn OG mellomnavn eller en person med to etternavn, skriver du inn en understreking mellom navnene. Eksempel: "Carl_Martin" eller "Jennings_Fletcher". Understrekingstegnet fungerer som et jokertegn.
Søkeknappen
Klikk på Finn-knappen på toppraden for å åpne Finn-skjermbildet, der du kan søke etter data i SuperOffice. Søk-knappen hjelper deg å finne poster basert på kriterier fra firmaer, personer, prosjekter, utvalg, salg, saker, produkter, oppfølginger, og dokumenter.
Fra Finn-skjermbildet kan du lagre hvert søk du utfører som et utvalg.
Bruk vanlige søk som utgangspunkt
Et vanlig søk er et forhåndsdefinert søk vi har satt opp for deg, slik at du kan se hva andre brukere vanligvis søker etter. Hvert datasett i Finn-skjermbildet inneholder en liste over vanlige søk som er klare til bruk.
Du finner vanlige søk ved å klikke under datagruppen du er interessert i. Vanlige søk inneholder forhåndsinnstilte, vanlige søkekriterier og kan brukes som de er, endres eller utvides.
Eksempel: Mine forfalte oppfølginger
Dette søket gir deg en liste over alle aktivitetene du ikke har fullført ennå. Når du definerer kriteriene for dette søket, kan du bestemme hvilken type aktiviteter du vil søke etter.
Vanlige søk hjelper deg å komme i gang og opprette ditt eget søk etter CRM-data. Når du har valgt et vanlig søk, kan du legge til og redigere søkekriteriene. Og når du har opprettet et nyttig søk som du vil bruke igjen, kan du lagre det som et utvalg.
Se denne videoen for å lære hvordan du gjør et vanlig søk og endrer det ved å legge til nye søkekriterier, eller følg den trinn-for-trinn-veiledningen nedenfor (videolengde – 3:01):
Opprett et søk og lagre det som et utvalg
Et utvalg er en liste med data som deler ett eller flere søkekriterier. Det kan senere brukes til å utføre en rekke handlinger. I denne veiledningen forklarer vi hvordan du kan opprette et søk og lagre det som et utvalg.
Et utvalg er et flott verktøy for å trekke ut nyttig informasjon fra CRM-databasen. Det hjelper deg med å finne informasjon basert på kriterier du velger, og legger informasjonen i en liste for videre handling.
Som salgssjef ønsker du kanskje å se en liste over alle salg over 5000 euro som er klare til å avsluttes hver måned. Eller kanskje du er konsulent og ønsker en liste over alle prosjekter du er involvert i. Eller du jobber med markedsføring og trenger en liste over alle kunder som har registrert seg for det månedlige nyhetsbrevet ditt.
Oppretting av et utvalg starter med å utføre et søk. Du kan bruke et vanlig søk og/eller sette sammen ditt eget søk ved å legge til søkekriteriene du trenger. Når du har funnet informasjonen du var på jakt etter, kan du lagre søkeresultatene som et utvalg.
Det finnes tre måter å lagre søkeresultatene på som utvalg:
Opprett et statisk utvalg: Et statisk utvalg er en liste over poster som ikke endres før du legger til eller sletter innhold fra denne listen manuelt. Det betyr at du har full kontroll over utvalget ditt.
Opprett en dynamisk markering: Et dynamisk utvalg er en liste over poster som alltid er oppdatert. Alle oppføringer i databasen som samsvarer med utvalgskriteriene, legges automatisk til i utvalget.
Legg til i eksisterende statisk utvalg: Du kan legge til alle postene du fant i søket, i et eksisterende statisk utvalg i stedet for å opprette et nytt utvalg.
Se denne videoen, eller følg trinnene nedenfor for å lære hvordan du kan opprette et søk og lagre det som et dynamisk utvalg (videolengde - 1:26):