Innan du konfigurerar en brevlåda måste du kontrollera att det inte finns gamla meddelanden i denna brevlåda på e-postservern. SuperOffice Service importerar all e-post i brevlådan och du riskerar att skicka autosvar till alla kontakter som har skickat e-post till adressen. Om du vill importera dessa gamla e-postmeddelanden bör du inaktivera autosvarfunktionen. Först och främst gäller detta alternativet Skicka inte automatiskt svar i fönstret Egenskaper för brevlåda och alternativet Skicka inte e-post till nya kontakter på fliken Inställningar i fönstret System i SuperOffice Service.
Steg
- Gå till Inställningar och underhåll, klicka på knappen Ärenden i navigatorn och välj fliken E-post.
- Klicka på Ny brevlåda. Skärmen Egenskaper för brevlåda visas med fliken Egenskaper öppen.
-
I fältet Adress anger du namnet utan @domän.xx och trycker på tabbtangenten för att lägga till CRM Online-inställningarna till e-postadressen.
En vänlig e-postadress kan läggas till på adressen genom att (“vänligt namn”) läggs till i slutet av e-postadressen. Exempel:
info@company.com(Kund AB). -
Välj kategori, prioritet, och ärendetyp:
- I listrutan Kategori väljer du vilken kategori meddelandena i den här brevlådan ska höra till.
- I listrutan Prioritet väljer du vilken prioritet ärenden från den här brevlådan ska få.
- I listrutan Ärendetyp väljer du typen av meddelanden som hör hemma i den här brevlådan.
- I listrutan Kundspråk anger du vilket språk som ska användas för de kunder som skickar meddelanden till brevlådan.
-
Ange svar:
- Markera Skicka inte automatiskt svar om du vill inaktivera den automatiska svarsfunktionen. Se anmärkningen högst upp i det här avsnittet.
- I fältet E-postfält kan du lägga in en kommaseparerad lista med e-postfält (sidhuvud) som ska visas i ärendemeddelandet, till exempel Till och Kopia.
- I listrutan Svarsmall för svar till kund väljer du vilken svarsmall som ska användas för autosvar till kunden.
- Föreslå FAQ-poster från: Om du markerar det här alternativet föreslår systemet FAQ-poster baserat på texten i inkommande e-postmeddelanden. De föreslagna FAQ-posterna blir tillgängliga som mallvariabler och kan därför upprepas i den valda svarsmallen. Du kan även specificera vilken gren av FAQ-trädet sökningen ska göras i, genom att specificera önskad mapp.
- Importera automatiska svar och systemmeddelanden: Som standard importeras inte e-postmeddelanden som innehåller meddelanden, systemmeddelanden och andra irrelevanta meddelanden. Om du vill importera sådana e-postmeddelanden kan du markera det här alternativet.
-
AI-tjänster: Här kan du välja följande alternativ för kategorisering och textanalys med AI:
- Använd AI för att föreslå kategorier: Välj det här alternativet om du vill låta AI:n föreslå en kategori för ärenden baserat på innehållet i e-postmeddelanden.
- Använd textanalys: Välj det här alternativet om du vill låta AI:n analysera texten i e-postmeddelanden för att identifiera språk (för översättning) och utföra sentimentanalys.
- Klicka på OK. Brevlådan skapas.