Projektguider
En projektguide i SuperOffice CRM är ett verktyg för processhantering som förenklar och standardiserar genomförandet av projekt. Den kopplar projekttyper till fördefinierade statusar, där varje status innehåller specifika händelser, dokument och milstolpar. Detta strukturerade tillvägagångssätt säkerställer en enhetlig arbetsmetod i alla projekt och hjälper projektledare att hålla koll på uppgifter och viktiga leveranser.
Som standard finns flera projektguider tillgängliga i SuperOffice CRM. Du kan använda dessa som de är eller anpassa dem i Inställningar och underhåll för att matcha ditt företags arbetsflöden.
Vad är en projektguide?
En projektguide består av:
- Statusar: Olika faser av ett projekt, såsom Planerat, Under arbete och Avslutning.
- Händelser: Uppgifter som att-göra-punkter och möten kopplade till varje status.
- Dokument: Relevanta filer, såsom rapporter eller anteckningar, som är länkade till projektet.
- Milstolpar: Viktiga händelser som markerar betydande framsteg i projektet.
När du skapar ett projekt eller ändrar dess typ till en som är kopplad till en projektguide, aktiveras guiden automatiskt i detaljkortet Projektguide. Detta detaljkort visar statusarna, tillhörande aktiviteter och nästa steg för projektet.
Exempel:
För en projekttyp som Konferens kan guiden innehålla:
- Planerat: En händelse för "Planeringsmöte" och ett dokument för "Konferensprogram".
- Under arbete: Uppgifter för att skapa en deltagarlista och skicka inbjudningar.
- Avslutning: Ett utvärderingsmöte och en slutrapport.
Projektguider konfigureras i Inställningar och underhåll och kan anpassas efter din organisations specifika arbetsflöden.
Så fungerar en projektguide
Starta med en status: När du skapar eller uppdaterar ett projekt med en kopplad projektguide, ställs den första statusen in automatiskt. Detaljkortet Projektguide visar de händelser och dokument som är kopplade till denna status.
Skapa aktiviteter: Varje händelse eller dokument i guiden kan skapas direkt från detaljkortet:
- Klicka på Skapa bredvid händelsen eller dokumentets namn.
- Många av fälten är redan ifyllda, men du kan ändra informationen eller lägga till mer information. Fyll i de återstående fälten i dialogrutan och spara.
Tip
Tilldela händelser till teammedlemmar för bättre samarbete. Dialogrutan Överför uppgiften till en projektdeltagare visas för vissa händelser.
Markera uppgifter som slutförda: När en aktivitet är klar markerar du kryssrutan bredvid dess namn i detaljkortet Projektguide. Dokument markeras automatiskt som slutförda när de skapas.
Slutförda aktiviteter visas även i detaljkortet Aktiviteter.
Gå vidare till nästa status: När alla aktiviteter för en status är slutförda, eller vid behov:
- Flytta projektet till nästa status manuellt eller automatiskt (om det är konfigurerat i Inställningar och underhåll).
- Guiden uppdateras och visar händelser och dokument för den nya statusen.
Fortsätt för alla statusar: Arbeta igenom varje status, slutför de föreslagna aktiviteterna, tills projektet är avslutat.
Note
Du kan gå vidare till nästa status utan att slutföra alla händelser för den aktuella statusen.
Detaljkortet Projektguide
Detaljkortet Projektguide ger en strukturerad översikt över projektets fördefinierade statusar, händelser och dokument. Här kan användare enkelt spåra och genomföra uppgifter för att säkerställa att projektet fortskrider enligt plan.
Viktiga komponenter
Statusknappar: Finns högst upp och representerar de fördefinierade statusarna, såsom Planerat, Under arbete, Avslutning och Slutfört.
- Aktuell status: Markeras med en fylld cirkel ().
- Framtida statusar: Markeras med en öppen cirkel ().
- Slutförda statusar: Markeras med en bock ().
Aktiviteter: Detaljkortet är uppdelat i två kolumner: Händelser och Dokument. Varje rad har en Skapa-knapp, så att användare kan skapa händelser och dokument direkt från detaljkortet.
Milstolpar identifieras med en diamantsymbol (). Fältet Nästa milstolpe på projektkortet visar automatiskt datumet för nästa milstolpe, vilket hjälper användare att hålla koll på viktiga deadlines.
Filter: Finns längst ner och ger möjlighet att justera visningen:
- Endast skapade: Visar endast slutförda eller pågående händelser och dokument.
- Endast milstolpar: Visar endast milstolpe-händelser.
- Visa alla statusar: Visar alla statusar och deras tillhörande (föreslagna och skapade) händelser och dokument.
Tips för användning
- Snabb navigering: Använd statusknapparna för att fokusera på aktiviteter i en viss fas av projektet.
- Effektiv spårning: Markera händelser som slutförda eller skapa uppgifter direkt från detaljkortet.
- Anpassning: Justera filtren för att fokusera på milstolpar eller endast skapade aktiviteter.
Skapa en händelse eller ett dokument
För att skapa en händelse eller ett dokument som är kopplat till en projektguide:
Gå till detaljkortet Projektguide.
Leta upp händelsen eller dokumentet under den aktuella statusen.
Klicka på Skapa bredvid objektet.
För händelser öppnas Händelse-dialogrutan med förifyllda fält baserat på inställningarna i projektguiden. Anpassa vid behov och klicka på Spara.
För dokument öppnas Dokument-dialogrutan med en förvald mall. Fyll i de obligatoriska fälten och klicka på Spara.
Tip
Du kan skapa flera händelser eller dokument av samma typ genom att högerklicka på ett objekt och välja Skapa en till.
Markera en händelse som slutförd
- I detaljkortet Projektguide, leta upp händelsen.
- Markera kryssrutan bredvid händelsens namn. Uppgiften markeras som slutförd och visas som färdig i detaljkortet Aktiviteter.
Dokument markeras automatiskt som slutförda när de skapas.
Flytta till nästa status
Att flytta projektet genom de olika statusarna är en central funktion i projektguiden. Statusförändringar kan ske automatiskt eller manuellt beroende på dina arbetsflödesbehov.
Automatisk statusförändring
Om projektguiden är konfigurerad för att föreslå nästa status, öppnas dialogrutan Projektguide – flytta projektet till nästa status när alla obligatoriska händelser och dokument för den aktuella statusen har markerats som slutförda.
- Slutför alla obligatoriska händelser och dokument för den aktuella statusen.
- När dialogrutan visas, klicka på Ja för att flytta till nästa status eller Nej för att stanna kvar i den nuvarande statusen.
Note
Automatisk statusförändring måste vara aktiverad i Inställningar och underhåll för att denna funktion ska fungera.
Manuell statusförändring
Du kan manuellt flytta projektet till nästa status om det behövs, även om inte alla händelser och dokument i den aktuella fasen är slutförda. När du ändrar en status, till exempel från Planerat till Under arbete, markeras den föregående statusen automatiskt som slutförd med en bock i detaljkortet Projektguide.
Från detaljkortet Projektguide
- Högerklicka på knappen för den önskade statusen.
- Välj Flytta till den här status från menyn.
Från projektkortet
- Klicka på Redigera () på projektkortet.
- Klicka på pilen bredvid fältet Status för att öppna listan.
- Välj den önskade statusen.
- Klicka på Spara för att bekräfta ändringarna.
Tip
Du kan också gå tillbaka till en tidigare status genom att följa samma steg.
Fördelar med att använda projektguider
- Konsekvens: Säkerställer ett enhetligt sätt att hantera projekt över hela teamet.
- Synlighet: Håller hela teamet uppdaterat om aktuell status, nästa steg och viktiga milstolpar.
- Anpassning: Möjlighet att skräddarsy guider för att matcha företagets unika arbetsprocesser.