Een documentsjabloon toevoegen

Audience:

settings

•

Version: 10

Some tooltip text!

• 5 minutes to read

 • 5 minutes to read

Als u nieuwe sjablonen maakt of een standaardsjabloon wijzigt en hebt opgeslagen onder een andere bestandsnaam, moet u de sjablonen koppelen met SuperOffice CRM, zodat het programma de sjablonen kan vinden wanneer u documenten opstelt in SuperOffice CRM.

Sjablonen worden weergegeven als items in de lijst Document - Sjabloon en u koppelt een sjabloon met SuperOffice CRM door de sjabloon als een item in te voeren in de lijst.

Bekijk deze video of volg de onderstaande stappen om te leren hoe u een documentsjabloon kunt toevoegen:

(videolengte - 2:30)

Stappen

1. In Instellingen en onderhoud, klikken op de knop Lijsten in de Navigator (1).

2. Selecteer het tabblad Items, klik op de pijl en selecteer Document - Sjabloon (2).

3. Klik op Toevoegen (3).

   

4. Typ de gewenste naam voor het item in het veld Naam (1).

   

5. Als u wilt kunt u aangeven waar de documentsjabloon wordt opgeslagen in de lijst Sjabloon opslaan in (2).

6. U hebt nu twee opties:

   • Een nieuwe documentsjabloon uploaden:

     1. Klik op Een bestaande documentsjabloonbestand kopiëren.
     2. Klik op de lijst Sjabloon kopiëren.
     3. Selecteer de gewenste sjabloon in de lijst.

   • Een bestaande sjabloon kopiëren in SuperOffice:

     1. Selecteer Een nieuw documentsjabloon uploaden vanaf schijf (3).
     2. Klik op de knop Uploaden.
     3. Klik op Bestand uploaden in het dialoogvenster Bestand uploaden.
     4. Selecteer het gewenste bestand en klik op Openen. De naam van het bestand wordt weergegeven in het dialoogvenster Item in lijst bewerken.

7. Klik op Opslaan in het dialoogvenster Item in lijst bewerken. Het dialoogvenster wordt bijgewerkt.

8. Optioneel: Bewerk indien nodig de sjabloonnaam en klik op Bewerken om het sjabloonbestand zelf te bewerken.

9. Geef de vereiste informatie op in de tabbladen Details en Talen.

10. Klik op Opslaan. De sjabloon wordt als een afzonderlijk item toegevoegd aan de lijst Items en is nu beschikbaar in de CRM-client:

Tip

Herhaal deze procedure voor alle sjablonen die u wilt toevoegen.

Tabblad Details

Geef de volgende informatie op op het tabblad Details:

1. Geef in het veld Richting op of de sjabloon uitgaand of binnenkomend is door te klikken op en een keuze te maken in de keuzelijst.

2. Kies in het veld Documenttype de optie Document of Fax als sjabloontype.

3. In het veld Document opgeslagen in kunt u kiezen om het document op een andere plaats dan op de standaardplaats op te slaan.

4. Klik in het veld Intentie op en selecteer een van de vooraf gedefinieerde opties in de lijst. Deze items worden gebruikt samen met statuscontroles (vereist een licentie voor Sales Intelligence).

   Tip

   U kunt nieuwe opties maken en toevoegen aan de vooraf gedefinieerde opties door deze toe te voegen aan de lijst Vervolgactiviteit - Intentie in Instellingen en onderhoud.

5. Lokaal: Schakel de optie Publiceren in als u in het Dialoogvenster Document wilt kunnen opgeven dat de desbetreffende documentsjabloon beschikbaar moet zijn voor externe gebruikers.

6. Lokaal: Schakel de optie Opslaan in database in om op te geven of documenten die u maakt met deze sjabloon, worden opgeslagen in de documentdatabase. Als u deze optie hebt ingeschakeld, wordt het document weergegeven op het sectietabblad Activiteiten. Zo niet, wordt het document niet weergegeven in SuperOffice CRM nadat u het hebt gemaakt en kan het niet via het programma worden geopend.

7. Schakel de optie Type offertedocument in als het document beschikbaar moet zijn als een offertesjabloon of opdrachtbevestigingssjabloon. U selecteert het gewenste type offertedocument in de lijst hieronder.

   

8. Geef met behulp van de sjabloonvariabelen de standaardinstelling op voor het veld Onze referentie (standaard) (5), bijvoorbeeld auteur voor de voor- en achternaam van de afzender, of {oref}

9. Typ zo nodig een beschrijving voor de sjabloon in het veld Beschrijving.

   Tip

   U kunt de sjabloon rechtstreeks bewerken vanuit het dialoogvenster Item in lijst bewerken door te klikken op de knop Bewerken.

Tabblad Talen

Hier kunt u vertaalde versies van de documentsjabloon toevoegen.

1. Klik op Toevoegen.

   

2. Selecteer in het dialoogvenster Item in lijst bewerken de gewenste taal in de lijst Taal toevoegen.

3. Voeg het vertaalde documentsjabloon toe zoals hierboven beschreven.

   

4. Klik op Toevoegen. De taal is toegevoegd aan het tabblad Talen.

5. Herhaal de stappen hierboven om extra talen toe te voegen.

Gerelateerde inhoud

• Replace existing template