En roll har en uppsättning data‑ och funktionella rättigheter, och en grupptilldelning ger tillgång till dataobjekt, olika SuperOffice‑listor och hjälper till att ställa in systempreferenser mer effektivt.
Systemet gör det möjligt att konfigurera åtkomst till företag, kontakter, projekt, projektmedlemmar, urval, försäljning, intressenter (av försäljning), händelser, dokument (inklusive e‑post och utskick), relationer (kontakt och företag), och dashboards. Alla dessa olika typer av poster kallas dataobjekt.
Varje dataobjekt tillhör en användare som kan vara du själv (a), användare i din primära grupp (b), användare som tillhör dina andra grupper (c), andra medarbetare som du inte är kopplad till via någon av dina grupper (d), externa användare (e), och anonyma användare (f).
Ägandet av olika dataobjekt ställs in via olika fält. Till exempel anger fältet Vår kontakt i företagskortet ägaren av posten. För händelser är det fältet Ägare, i projektet Ansvarig, och så vidare.
Användartyper
- Medarbetare: SuperOffice CRM-användare (i ditt företag)
- Andra användare: Anonyma användare och systemanvändare
- Anonyma användare: Användare med begränsad behörighet, som definieras av rollen för anonyma användare. Anonyma användare kan till exempel få tillgång till webbsidor. På så sätt kan säljare publicera relevant information från SuperOffice CRM på en webbplats som inte kräver inloggning där kunderna enkelt får tillgång till den.
- Systemanvändare: Systemanvändaren är avsedd för integration och kan bland annat användas för att ge processer fullständig åtkomst till SuperOffice-databasen vid replikering av kalendrar.
Medarbetare
Medarbetare är SuperOffice-användare i ditt företag (eller ett associerat företag, till exempel ett dotterbolag). På fliken Medarbetare i fönstret Användare kan du bland annat lägga till användare av typen Medarbetare och tilldela dem roller, grupper och licenser, redigera befintliga användare och ta bort användare. Innan en person kan registreras som SuperOffice CRM-användare måste hen ha registrerats på ett företag som finns med i listrutan Företag i fönstret Användare. Enligt samma princip måste ett företag finnas med i företagslistan på fliken Våra företag i fönstret Användare för att visas i listrutan Företag.Användargrupper
En grupp tilldelas användaren och ger åtkomst till dataobjekt (4 i föregående diagram). En användare måste ha en primär grupp och kan ha flera andra grupper.
I detta exempel har användare A Marketing som annan grupp och användare B har Marketing som primär grupp. I detta fall, om användare A vill se data som skapats av användare B, måste användare A:s roll ha rättigheten “Läs” bredvid alla dataobjekt i kolumnen Annan grupp. Detta beror på att Marketing‑gruppen är annan grupp för användare A och binder dem till poster som användare B skapar.
En grupp kan också ge åtkomst till listelement i SuperOffice CRM. Detta gäller endast om du använder inställningen Gruppering och filtrering för dina listor. Om denna inställning inte är aktiverad, har alla användare åtkomst till alla listor i SuperOffice CRM. Gruppering och filtrering är särskilt användbart då många användare med olika ansvar får tillgång till systemet. På så sätt kan du undvika att vissa användare får åtkomst till information som de inte borde se.
Till exempel, om du vill göra ett visst listelement synligt endast för vissa användare, går du till den lista som lagrar dessa element, väljer elementet och i rutan “Synligt för användargrupper”, markerar du de användargrupper som ska se listelementet.
Att organisera dina användare i grupper är också praktiskt när du vill anpassa SuperOffice‑inställningar, vilka vi kallar preferenser. Varje preferens kan ställas in för en användare, användargrupp eller hela systemet.
Fönstret Användare
I fönstret Användare kan du lägga till och redigera olika typer av användare.
Ändringar som du gör i fönstret Användare träder inte i kraft förrän du klickar på Spara längst ned i fönstret eller bekräftar att du vill spara ändringarna i dialogrutan som visas. Om du klickar på Avbryt förlorar du alla ändringar som du har gjort i fönstret sedan du sparade sist.
Medarbetarlistan
Listan på fliken Medarbetare har som standard följande kolumner:- Sök efter användare: Använd den här dynamiska sökfunktionen för att snabbt hitta specifika användare efter namn eller användar-ID, eller för att hitta alla användare som tillhör specifika roller, grupper eller användarplaner (SuperOffice CRM Online). Skriv bara in text i sökfältet för att uppdatera listan med matchande användare.
- Visa endast användare som kan logga in: Välj det här alternativet om du bara vill visa användare som är aktiva (inte har inaktiverats).
Filtrera listan
Du kan filtrera listan över användare efter kolumnrubrikerna. Högerklicka på en kolumn om du vill lägga till ytterligare kolumner att filtrera på.- Gå till fliken Medarbetare.
- Högerklicka på en kolumnrubrik eller klicka på längst upp till höger i listan.
- Välj Aktivera filter.
- Klicka på OK. Filterknappar läggs till i varje kolumnrubrik.
- Klicka på i den kolumn du vill filtrera.
- Markera relevanta värden i listan. Använd sökfunktionen om listan är lång.
- Klicka på Filter.
- Upprepa steg 5-7 för att filtrera fler kolumner.
Gruppera listan
Du kan gruppera användarlistan efter roll, användarplan (SuperOffice CRM Online), primärgrupp och liknande. Dessutom kan du gruppera på flera nivåer. Högerklicka på en kolumn om du vill lägga till ytterligare kolumner att gruppera efter (se även Anpassa översikter).- Gå till fliken Medarbetare.
- Högerklicka på en kolumnrubrik eller klicka på längst upp till höger i listan.
- Välj Aktivera gruppering.
- Klicka på OK.
- Klicka på kolumnrubriken för det värde som du vill gruppera och dra det till området ovanför kolumnerna (“Dra en kolumnrubrik och …”). Listan grupperas nu efter det värdet.
- Om du vill gruppera efter ytterligare värden klickar du på och drar en annan kolumnrubrik till samma område.
- Klicka och dra gruppvärdena om du vill ändra ordningen på grupperingsnivåerna.
- Klicka på ett gruppvärde om du vill ändra sorteringsordningen.
Om du navigerar till en annan flik återställs grupperingen.
Användarinformation
På höger sida av fönstret finns detaljerad information om den användare som är markerad i listan över medarbetare. Fullständigt namn, e-postadress och ägarföretag visas högst upp. Längst ned i det här avsnittet kan du aktivera/inaktivera användaren i SuperOffice med knappen Kan logga in. Klicka på knappen Uppgift för att komma åt funktioner som Flytta användare och för att skicka välkomstmeddelanden och e-postmeddelanden för återställning av lösenord. I användaröversikten finns olika flikar:- Detaljer: huvudöversikt med användarinformation som Användar-ID, Roll, Användarplan (SuperOffice CRM Online), Primärgrupp och Service-kategorier.
- Licenser: extra licensinformation som Konfidentiella aktiviteter som användaren kan använda för att ange synlig för för händelser, dokument och urval.
- Mer: fliken visar om det finns extrafält för en person.
Våra företag
Innan en person kan registreras som SuperOffice CRM-användare måste hen ha registrerats på ett företag som finns med i listrutan Företag i fönstret Användare. Enligt samma princip måste ett företag finnas med i företagslistan på fliken Våra företag i fönstret Användare för att visas i listrutan Företag.Kolumner i företagslistan
Användarlicenser
På fliken Användarlicenser i fönstret Användare kan du se vilka licenser som används och vilka användare som har dem.- Klicka på ett licensnamn i listan Användarlicenser för att visa de användare som för tillfället är tilldelade den.
- Håll muspekaren över ett licensnamn för att visa detaljerad information.
Användargrupper
På fliken Användargrupper i fönstret Användare får du en översikt över användare och användargrupper. Klicka på ett gruppnamn i listan Tillgängliga grupper för att visa en lista över användare som tillhör gruppen.Synlighet
Huruvida du kan se specifika dokument, försäljningar, händelser och urval beror inte enbart på vilken roll du har tilldelats. Det kan finnas enskilda informationsposter som du inte har tillgång till. I dialogrutorna dokument och händelser och i fönstren Försäljning och Urval finns en listruta med namnet Synlig för. I fönstret Försäljning kan du till exempel välja att göra en försäljning synlig för alla, endast synlig för primärgruppen som ägaren tillhör eller endast synlig för ägaren. Detta kräver att du har licensen Konfidentiella aktiviteter. Så här anger du licensen:- Klicka på Användare i navigatorn.
- Välj fliken Medarbetare.
- Dubbelklicka på den användare du vill ge åtkomst till konfidentiella aktiviteter.
-
Välj fliken Licenser och markera kryssrutan Konfidentiella aktiviteter.
- Klicka på Spara.