Dokumentvorlage

Für das Profil eines Unternehmens ist es wichtig, dass Briefe, Faxe und andere Dokumente ein aussagekräftiges und einheitliches Erscheinungsbild haben. Das bedeutet, dass alle von dem Unternehmen gesendeten Dokumente dieselben Schriften, Ränder, Logos usw. aufweisen sollten. Durch das Erstellen von maßgeschneiderten Vorlagen für Ihr Unternehmen können Sie sicherstellen, dass die Personen, mit denen Sie Kontakte pflegen, Ihre Schriftstücke sofort erkennen. Die Vorlagen enthalten Variablen, die Informationen aus der SuperOffice-Datenbank abrufen und automatisch in das Dokument einfügen. SuperOffice CRM wird mit verschiedenen Standardvorlagen geliefert, die Sie sofort nach der Installation des Programms verwenden können. Diese Vorlagen werden zum Erstellen von Dokumenten aus SuperOffice CRM verwendet. Sie können die Vorlagen bearbeiten, die mit SuperOffice CRM geliefert wurden. Sie können in den Anwendungen, die Sie in Verbindung mit SuperOffice CRM verwenden, aber auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Geben Sie zu diesem Zweck Vorlagenvariablen in die Vorlagendokumente ein.

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Vorteile der Erstellung von Dokumentvorlagen

• Alle sparen Zeit, wenn sie ein neues Dokument erstellen, weil keine Informationen eingegeben werden müssen, die normalerweise in jedem Dokument wiederholt werden, wie zum Beispiel Kundenname und Adresse. Durch die Verwendung von Vorlagenvariablen fügt SuperOffice CRM automatisch die Kundeninformationen hinzu, wenn Sie Ihr nächstes Dokument erstellen.
• Sie stellen sicher, dass Ihre Personen Dokumente erhalten, die ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild haben und Ihr Logo haben und Ihrer Firmenidentität widerspiegeln.
• Sie stellen sicher, dass alle Benutzer auf Rechtstexte zugreifen und diese verwenden können, die für Ihre Branche wichtig sind, wie zum Beispiel Geschäftsbedingungen und ähnliches.
• Sie können sogar Listen erstellen und Firmen suchen, die eine gemeinsame Dokumentvorlage haben.

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So wählt SuperOffice CRM die richtige Sprachvorlage aus

SuperOffice CRM verfügt über mehrere Standardvorlagen, die je nach Vorlagentyp in 12-16 Sprachen verfügbar sind. Dazu gehören E-Mail- und DSGVO-Vorlagen (12 Sprachen). Damit Sie mit Ihren Kunden in deren Sprache kommunizieren können (sofern möglich), führt SuperOffice CRM automatisch eine Sprachprüfung durch, um die zu verwendende Sprachvorlage zu ermitteln. Dies ist wichtig, wenn Sie Einladungs-E-Mails versenden und neue Personen informieren, dass ihre Details gespeichert wurden. Für die Kommunikation im Zusammenhang mit der DSGVO ist dies ebenfalls erforderlich. Schritte:

1. Wurde eine bevorzugte Sprache für die Person festgelegt? Ist eine Vorlage in dieser Sprache verfügbar?
2. Kann das Land der Person einer entsprechenden Sprache zugeordnet werden?
3. Wie lautet die bevorzugte Dokumentsprache der eingeloggten Benutzer und ist eine Vorlage in dieser Sprache verfügbar?
4. Wie lautet die Schnittstellensprache der eingeloggten Benutzer und ist eine Vorlage in dieser Sprache verfügbar?
5. Wenn keine Sprache gefunden wird, wird die englische Vorlage verwendet.

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Wie man eine Dokumentvorlage hinzufügt

1. In Einstellungen und Verwaltung die Dokumentvorlage hinzufügen und definieren.
2. Machen Sie die Dokumentvorlage in den gewünschten Benutzergruppen verfügbar.