Workflowstufen

In einer neuen Installation enthält der Workflow zwei Standardstufen: Unveröffentlicht und Veröffentlicht. Es ist möglich, zwischen diesen zwei Stufen zusätzliche Stufen einzufügen. Sie können beispielsweise eine Stufe einrichten, in der ein FAQ-Eintrag zum Korrekturlesen versendet wird, damit der Eintrag überprüft und anschließend veröffentlicht bzw. unveröffentlicht zur Bearbeitung zurückgesendet wird.

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Neue Stufe erstellen

1. Gehen Sie zum in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > FAQ aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow. Sie gelangen zur Ansicht Workflow anzeigen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Stufe. Sie gelangen zur Ansicht Neue Stufe.
4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Stufe in das Feld Name ein.
5. Wählen Sie in der Liste Neue Stufe einfügen zwischen aus, zwischen welchen zwei Stufen die neue Stufe eingefügt werden soll.
6. Klicken Sie auf OK. Sie gelangen zur Ansicht Stufe bearbeiten.
7. Wählen Sie in der Liste Benutzer auswählen im unteren Bereich der Ansicht aus, welcher Benutzer Zugriff auf diese Stufe im Workflow haben soll.
8. Wählen Sie die Zugriffsstufe für den Benutzer aus. Dabei können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:
   • Kann verschieben: Dem Benutzer ist es gestattet, die Workflowstufe für Einträge zu ändern (Einträge zu veröffentlichen oder die Veröffentlichung abzubrechen).
   • Kann bearbeiten: Dem Benutzer ist es gestattet, FAQ-Einträge zu bearbeiten.
   • Uneingeschränkter Zugriff: Der Benutzer verfügt bezüglich des Workflows über alle Rechte.
9. Klicken Sie auf +, um den Benutzer der Liste unter Benutzerzugriff hinzuzufügen.
10. Wiederholen Sie die Schritte 7-9, um weitere Benutzer hinzuzufügen.
11. Klicken Sie auf OK. Die Stufe wird erstellt und ist nun bei der Veröffentlichung von FAQ-Einträgen verfügbar.

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Stufe bearbeiten

Sie können sowohl den Namen einer Stufe ändern als auch die Einstellung, welche Benutzer Zugriff darauf haben sollen.

1. Gehen Sie zum in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > FAQ aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow.
3. Klicken Sie auf den Namen der Stufe. Sie gelangen zur Ansicht Stufe bearbeiten.
4. Bearbeiten Sie den Namen nach Bedarf.
5. Ändern Sie die Einstellung, welche Benutzer Zugriff auf die Stufe haben sollen:
   • Um Benutzer hinzuzufügen, befolgen Sie die oben aufgeführten Schritte.
   • Um Benutzer zu entfernen, wählen Sie die betreffenden Benutzer aus, klicken Sie auf und wählen Sie Zugriff für ausgewählte Benutzer entfernen aus.
6. Klicken Sie auf OK. Die Änderungen werden gespeichert.

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Stufe löschen

1. Gehen Sie zum in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > FAQ aus.
2. Klicken Sie auf der Schaltfläche Workflow ().
3. Klicken Sie auf den Namen der Stufe. Sie gelangen zur Ansicht Stufe bearbeiten.
4. Klicken Sie auf Löschen. Wenn diese Stufe keinem FAQ-Eintrag zugeordnet ist, wird sie sofort gelöscht.
   Die Standardstufen Unveröffentlicht und Veröffentlicht können nicht gelöscht werden.
5. Wenn sie FAQ-Einträgen zugeordnet ist, müssen Sie auswählen, welcher Stufe im Workflow diese FAQ-Einträge stattdessen zugeordnet werden sollen. Wählen Sie die gewünschte Stufe in der Liste Verschieben in Workflow aus.
6. Klicken Sie auf Löschen. Die Stufe wird gelöscht und ihr zugeordneten FAQ-Einträge werden in die ausgewählte Stufe verschoben.

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Über Workflow veröffentlichen

1. Öffnen Sie den FAQ-Eintrag.
2. Um vor der Veröffentlichung noch etwas zu ändern, müssen Sie die Schritte unter FAQ-Einträge veröffentlichen befolgen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter im Workflow, bis die Stufe Veröffentlicht im Feld Workflowstufe auf der Registerkarte Details angezeigt wird.
   Sie können die Veröffentlichung von FAQ-Einträgen abbrechen, indem Sie auf die Schaltfläche Zurück im Workflow klicken.