Massenlöschung von Datensätzen (unwiederbringlich)

Gemäß den Anforderungen der DSGVO müssen Sie eine Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten aller Ihrer Personen haben. Und wenn Sie keine Rechtsgrundlage mehr dafür haben, müssen Sie ihre Daten aus allen Ihren Systemen entfernen. Das bedeutet, dass Sie die Details einer Person nicht für immer speichern dürfen. Als Firma müssen Sie darüber nachdenken und begründen können, wie lange Sie personenbezogene Daten aufbewahren, bevor Sie die von Ihnen gespeicherten Daten löschen oder überprüfen. Um mehrere Datensätze (Personen, Firmen, Verkäufe, Projekte usw.) zu löschen, können Sie eine Selektion dieser Datensätze erstellen und in einem Arbeitsgang löschen.

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Festlegen, welche personenbezogenen Daten wann gelöscht werden müssen

Wie lange Sie Daten aufbewahren können, hängt von einer Anzahl von firmenbezogenen Dingen ab und zu jenen Dingen gehören, die Sie als Teil Ihrer Datenschutzstrategie definieren. Sie können zum Beispiel entscheiden, dass Sie es rechtfertigen können, die personenbezogenen Daten von Interessenten Kunden für drei Jahre und die verlorener Kunden für fünf Jahre zu speichern oder etwas Ähnliches. Vielleicht entscheiden Sie, dass die Zeit für die Speicherung personenbezogener Daten für Personen, die ihre Zustimmung zum Erhalt von Marketinginformationen gegeben haben, und für verlorene Kunden, die Ihrem Unternehmen weiterhin Supportfragen stellen, länger ist. All diese Bedingungen und Konditionen müssen Sie im Rahmen Ihrer DSGVO-Strategie klären und definieren. Es wird empfohlen, sich in solchen Angelegenheiten rechtlich beraten zu lassen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Nachdem Sie die Regeln festgelegt haben, die für Ihre Firma gelten, können Sie die Auswahl- und die SAINT-Funktion in SuperOffice CRM verwenden, um die zu löschenden Personen zu finden und eine Massenlöschung aller Personen durchzuführen, die Sie nicht mehr im System behalten möchten.

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Mit Selektionen zu löschende oder zu überprüfende Personen suchen

Die Selektion ist ein Tool, mit dem Sie Daten in Ihrer CRM-Datenbank suchen können, die einem bestimmten Kriteriensatz entsprechen. Die Löschung aller Personen einer bestimmten Kundenkategorie, mit denen Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht in Kontakt standen, wird Ihnen helfen, Ihre Datenbank auf dem neuesten Stand zu halten. Sie können zum Beispiel eine Selektion aller Personen erstellen, die wie folgt definiert werden:

• Interessenten
• Erfasst vor einem bestimmten Datum
• Die keine expliziten Einwilligungen dokumentiert haben
• Die in einem bestimmten Zeitraum keine Interaktion mit Ihrer Firma hatten

Sie können Personen suchen und finden, die mehr als ein Kriterium erfüllen, oder Sie können mehrere Selektionen erstellen und dann nach den Daten suchen, die gemeinsam oder unterschiedlich sind, indem Sie eine kombinierte Selektion erstellen. Die Selektion ist ein sehr flexibles und mächtiges Tool, nachdem Sie gelernt haben, wie man es verwendet.

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SuperOffice SAINT für die Überprüfung Ihrer Personen verwenden

Sie können SAINT auch verwenden, um mögliche Personen zu identifizieren, die gelöscht werden müssen. SAINT steht für “SAles INTelligence” und funktioniert, indem es Ihren CRM-Daten einige intelligente Algorithmen hinzufügt. Einfach ausgedrückt überwacht SuperOffice SAINT die Daten, die Sie in Ihrer CRM-Lösung gespeichert haben, und benachrichtigt Sie über verschiedene Status oder Aktionsanfragen, die Sie als wichtig definiert haben. Dies kann alles sein, was mit Aktionen verbunden ist, die in einem bestimmten Zeitraum noch nicht stattgefunden haben. Dazu gehören auch Werte, die erfüllt oder nicht erfüllt werden und über die Sie benachrichtigt werden möchten, damit Sie entsprechend handeln können. SAINT kann auch zur Überwachung von Personeninformationen verwendet werden. Das bedeutet, dass Sie zum Beispiel mit SAINT Personen identifizieren können, mit denen Sie über einen bestimmten Zeitraum überhaupt keinen Kontakt hatten. Auf diese Weise erhalten Sie eine Liste von Personen, die Sie möglicherweise gemäß den DSGVO-Richtlinien Ihrer Firma aus Ihrer CRM-Datenbank entfernen oder auf eine bestimmte Weise behandeln möchten. Die SAINT-Kriterien finden Sie unter Zähler (SAINT) in der Kriterienliste in der Ansicht Suchen. Wenn Sie ganz neu bei SAINT sind, kann es hilfreich sein, sich von einem SuperOffice CRM-Experten beim Einstieg helfen zu lassen. Ihr lokaler SuperOffice-Ansprechpartner kann Ihnen dabei behilflich sein.

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Massenaktualisierung von Personen

Nachdem Sie eine Selektion erstellt haben mit Personen, deren Daten aktualisiert werden müssen, können Sie deren Details schnell in einem Schritt bearbeiten.

1. Öffnen Sie die gewünschte Selektion und wechseln Sie zur Registerkarte Firma/Person.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe () und wählen Sie Massenabgleich.
3. Wählen Sie das Feld aus, das Sie aktualisieren möchten (zum Beispiel Rechtsgrundlage oder Kategorie).
4. Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen Sie.

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Massenlöschung von Personen und Firmen

Um die DSGVO einzuhalten, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald es keine rechtliche Grundlage mehr für deren Speicherung gibt.

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Schritte

1. Öffnen Sie die gewünschte Selektion und wechseln Sie zur Registerkarte Firma/Person.
2. Wenn Sie nur bestimmte Personen löschen möchten, markieren Sie diese in der Registerkarte Firma/Person.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe () und wählen Sie Alle Personen löschen oder Alle Firmen und Personen löschen.
4. Bestätigen Sie die Löschung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.