Lijsten

SuperOffice CRM bevat veel standaardlijsten, zoals klantcategorieën, activiteitstypen, verkooptypen en nog veel meer. Als u de standaardlijsten wilt aanpassen aan uw bedrijfsjargon en -processen, laat deze handleiding u zien hoe u lijsten kunt bewerken. Afhankelijk van het type bedrijf waarin uw bedrijf zich bevindt, kunt u alle lijsten in het systeem aanpassen aan uw bedrijfsprocessen en -behoeften. U kunt nieuwe lijstitems maken, onnodige items deactiveren en bestaande items bewerken. Sommige items zijn standaard aanwezig in alle lijsten in SuperOffice CRM.

​

Scherm Lijsten

Het scherm Lijsten bevat beschrijvingen en definities van de lijsten in SuperOffice CRM. Hier kunt u de vooraf gedefinieerde lijsten van SuperOffice CRM aanpassen. U kunt ook uw eigen lijsten definiëren die worden weergegeven op de tabbladen Meer in SuperOffice CRM. U geeft op wat wordt weergegeven op de tabbladen Meer in het scherm Velden. Het scherm Lijsten is verdeeld in de volgende tabbladen:

• Boven in het scherm kunt u op de keuzelijst klikken om te kiezen uit alle beschikbare lijsten in SuperOffice, zowel vooraf gedefinieerde als door de gebruiker gedefinieerde lijsten.
• Het tabblad Items bevat de items die beschikbaar zijn voor de geselecteerde lijst.
• Het tabblad Gebruikersgroepen geeft items weer gefilterd op gebruikersgroep.
• Het tabblad Kopteksten geeft items per koptekst weer.
• In de lijst Zichtbaar voor gebruikersgroepen kunt u zien welke groep(en) het item dat is geselecteerd in de lijst Items kan zien. U kunt bijvoorbeeld verschillende typen vervolgactiviteiten kiezen voor uw verkoop-, ondersteunings- en boekhoudingsgebruikersgroepen.
• De lijst Kopteksten toont de kopteksten waaronder de afzonderlijke items worden weergegeven. Als een lijst heel lang is (een groot aantal items bevat), kunt u kopteksten gebruiken om deze logisch te groeperen. De items in de lijst Document - Sjabloon bijvoorbeeld worden gegroepeerd in de kopteksten Brief, Fax, E-mail enzovoort.

Rechts bovenin is het selectievakje Groeperen en filteren gebruikersgroep voor deze lijst gebruiken, waarin u kunt aangeven of de lijst wel of niet kan worden gegroepeerd en gefilterd. Deze optie is gedeactiveerd voor lijsten waarvoor dit irrelevant is. Onder in het scherm Lijsten is het selectievakje Verwijderde items en kopteksten weergeven, waarmee u het verwijderen van items en kopteksten ongedaan kunt maken.

​

Lijstitems

In tegenstelling tot lijsten, kunt u items wijzigen in, toevoegen aan en verwijderen uit zowel vooraf gedefinieerde lijsten als door gebruikers gedefinieerde lijsten.

​

Duplicaten

U kunt binnen een lijst niet twee items met dezelfde naam maken. Hetzelfde geldt voor kopteksten. Als u probeert een item of koptekst te maken met dezelfde naam als een bestaand item of een bestaande koptekst, krijgt u de melding dat dit niet is toegestaan. Het maakt hierbij niet uit of u hoofdletters of kleine letters gebruikt.

​

Lijsten organiseren

SuperOffice CRM bevat veel standaardlijsten met vele items in lijst. Wanneer u uw eigen lijsten en items in lijst toevoegt, is het verstandig om uw lijsten te organiseren. U kunt op twee manieren lijsten organiseren in SuperOffice CRM:

• Groeperen: Kopteksten in lijsten gebruiken om items in lijst op 2 niveaus te categoriseren. Bijvoorbeeld: De lijst Algemeen - Bron kan worden gegroepeerd met gebruik van twee kopteksten: Apparatuur en Ruimtes.
• Gebruikersgroepen filteren: Items in lijst alleen zichtbaar maken voor de gebruikersgroepen die ze daadwerkelijk gebruiken. Bijvoorbeeld: De lijst Document - Sjabloon kan dusdanig worden gefilterd dat gebruikersgroepen die nooit offertes opstellen nooit sjablonen voor offertes zullen zien.

Voor de meeste vooraf gedefinieerde lijsten en voor alle door gebruikers gedefinieerde lijsten kunt u in Instellingen en onderhoud opgeven dat deze moeten worden gegroepeerd.