Service-e-mails

In het scherm E-mail beheert u de mechanismen die worden gebruikt voor het beheren van inkomende en uitgaande e-mailberichten. E-mailberichten worden geïmporteerd doordat SuperOffice Service regelmatig e-mailberichten van een of meer postbussen verzamelt. Deze e-mailberichten kunnen worden gescand door e-mailfilters die e-mails verwerken op basis van inhoud en die verzoeken genereren. Uitgaande e-mail (antwoorden) wordt in het Postvak UIT geplaatst en op regelmatige tijden verzonden naar een e-mailserver die de berichten doorstuurt. Geïmporteerde e-mailberichten die zijn geblokkeerd (door een filter) worden weergegeven op het tabblad Geblokkeerde e-mail en moeten handmatig worden gecontroleerd.

​

Postbussen

Het tabblad Postbussen bevat een lijst met geïnstalleerde postbussen. Deze lijst bevat de volgende kolommen:

• Adres: het afzenderadres van de postbus.
• Categorie: Verzoeken van de postbus worden aan deze categorie toegewezen.
• Prioriteit: De prioriteit die wordt toegewezen aan nieuwe verzoeken die vanuit deze postbus worden geregistreerd.
• Doorstuuradres: Wanneer u de e-mailfuncties in SuperOffice niet gebruikt, wordt het e-mailbericht naar dit adres doorgestuurd.

​

Postvak IN voor e-mail

Het tabblad Postvak IN voor e-mail bevat een lijst met e-mailberichten die in de wachtrij staan om te worden gelezen. De volgende opties zijn eveneens beschikbaar vanaf de menuknop :

• Exporteren: Wordt gebruikt om de lijst naar een bestand te exporteren. U kunt kiezen uit de volgende indelingen: Excel, HTML en tekst.
• Verwijderen: Wordt gebruikt om de geselecteerde e-mails te verwijderen.
  u kunt deze actie niet ongedaan maken.

Wanneer u op een van de berichten op dit tabblad klikt, wordt het scherm Binnenkomende e-mail geopend. Dit scherm bevat informatie over dat bericht. In het veld Laatste foutbericht ziet u de oorzaak van het probleem, bijvoorbeeld of er een probleem is met het e-mailadres of de e-mailserver. Wanneer u een foutmelding ontvangt van SuperOffice Service, kunt u klikken op Importeren met foutopsporing om technische gegevens weer te geven die gebruikersondersteuning helpen bij de probleemoplossing.

​

Postvak UIT voor e-mail

Op het tabblad Postvak UIT voor e-mail ziet u een lijst met e-mailberichten die in de wachtrij staan om te worden verzonden. Selecteer Verzonden e-mails weergeven in de rechterbenedenhoek om ook de laatste e-mails weer te geven. De volgende opties zijn eveneens beschikbaar vanaf de menuknop :

• Exporteren: Wordt gebruikt om de lijst naar een bestand te exporteren. U kunt kiezen uit de volgende indelingen: Excel, HTML en tekst.
• Verzenden: Wordt gebruikt om de geselecteerde e-mails alleen opnieuw te verzenden als er een fout is opgetreden met de automatische mailing.
• Verwijderen: Wordt gebruikt om de geselecteerde e-mails te verwijderen.
  U kunt deze actie niet ongedaan maken.

Wanneer u op een van de berichten op dit tabblad klikt, wordt het scherm Uitgaande e-mail geopend. Dit scherm bevat informatie over het geselecteerde bericht, zoals de grootte en wie het bericht heeft gemaakt. Eventuele foutberichten worden ook weergegeven.

​

Geblokkeerde e-mail

Op het tabblad Geblokkeerde e-mail ziet u een lijst met inkomende e-mailberichten die zijn geblokkeerd door een e-mailfilter. Klik op een e-mailbericht om de inhoud ervan weer te geven. Als er op een pagina onvoldoende ruimte is voor alle e-mails, kunt u klikken op om naar de volgende pagina te navigeren. Deze lijst bevat de volgende kolommen:

• Wanneer: Geeft aan wanneer het e-mailbericht is geblokkeerd.
• Postbus: Geeft de postbus aan waarin het e-mailbericht is geïmporteerd.
• E-mailfilter: Geeft het e-mailfilter aan dat het e-mailbericht heeft geblokkeerd.
• E-mailonderwerp: Hier ziet u het onderwerp van het bericht.

De volgende opties zijn eveneens beschikbaar vanaf :

• Exporteren: Wordt gebruikt om de lijst naar een bestand te exporteren. U kunt kiezen uit de volgende indelingen: Excel, HTML en tekst.
• Import: Wordt gebruikt om de geselecteerde e-mails te importeren. Het e-mailfilter dat de e-mailberichten heeft geblokkeerd, wordt genegeerd, maar mogelijk zijn andere filters ingeschakeld.
• Verwijderen: Wordt gebruikt om de geselecteerde geblokkeerde e-mails te verwijderen.

​

SMS-postvak IN

Het tabblad SMS-Postvak IN bevat een lijst met SMS-berichten die in de wachtrij staan om te worden gelezen. De volgende opties zijn eveneens beschikbaar vanaf de menuknop:

• Exporteren: Wordt gebruikt om de lijst naar een bestand te exporteren. U kunt kiezen uit de volgende indelingen: Excel, HTML en tekst.
• Verwijderen: Wordt gebruikt om de geselecteerde berichten te verwijderen.
  u kunt deze actie niet ongedaan maken.

Klik op een van de berichten in deze tab om informatie weer te geven over het geselecteerde bericht.

​

SMS-postvak UIT

Het tabblad Postvak UIT SMS bevat alle uitgaande SMS-berichten die nog niet zijn verzonden of waarbij een fout is opgetreden. De volgende opties zijn eveneens beschikbaar vanaf de menuknop:

• Exporteren: Wordt gebruikt om de lijst naar een bestand te exporteren. U kunt kiezen uit de volgende indelingen: Excel, HTML en tekst.
• Verzenden: Wordt gebruikt om de geselecteerde berichten alleen opnieuw te verzenden als er een fout is opgetreden met de automatische mailing.
• Verwijderen: Wordt gebruikt om de geselecteerde berichten te verwijderen.
  U kunt deze actie niet ongedaan maken.

Wanneer u op een van de berichten op dit tabblad klikt, wordt het scherm Uitgaande SMS geopend. Dit scherm bevat informatie over het geselecteerde bericht, zoals de grootte en wie het bericht heeft gemaakt. Eventuele foutberichten worden ook weergegeven.

​

E-mailfilters

Een e-mailfilter is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de inhoud van inkomende e-mail te analyseren en een verzoek te genereren dat is gebaseerd op deze inhoud. U kunt ook geavanceerde regels toevoegen om e-mail van specifieke afzenders af te handelen. E-mailfilters worden vaak gebruikt in combinatie met webformulieren die het bedrijf heeft gepubliceerd en die een vooraf opgesteld e-mailbericht genereren dat in SuperOffice Service wordt geïmporteerd.

​

Voorbeeld met betrekking tot inkomende e-mail van webformulieren

U kunt bijvoorbeeld reguliere expressies definiëren om informatie te extraheren die een klant via het formulier heeft ingediend. Op basis van een gedefinieerde set regels worden gegevens van het formulier toegevoegd aan de klantendatabase. Het verzoek dat op basis van de e-mail of het formulier wordt gegenereerd, wordt vervolgens in een specifieke categorie geplaatst waarna er een verzoekbehandelaar wordt geselecteerd. Vervolgens wordt het verzoek gesloten en ontvangt de klant een aangepaste ontvangstbevestiging op basis van een antwoordsjabloon. Er zijn dus veel verschillende opties voor de automatische afhandeling van inkomende e-mail.

• E-mailberichten die via een webformulier zijn ontvangen, hebben doorgaans een standaardafzenderadres. U kunt dit adres vervangen door het eigen e-mailadres van de klant.
• U kunt het telefoonnummer van de klant vergelijken met de informatie in de klantendatabase en op basis daarvan het verzoek aan de juiste klant koppelen.
• U kunt adresgegevens overschrijven als er een adreswijziging is.
• U kunt een ontvangstbevestiging met op maat gemaakte informatie verzenden wanneer een klant meer informatie over een bepaald product wil ontvangen en vervolgens het verzoek toewijzen aan de juiste subcategorie en verzoekbehandelaar.

​

Kolommen in de lijst met filters

Het tabblad E-mailfilters bevat een lijst met bestaande e-mailfilters. Deze lijst bevat de volgende kolommen: