Voordat u een postbus instelt, moet u ervoor zorgen dat er geen oude berichten in deze postbus op de e-mailserver staan. SuperOffice Service importeert alle e-mailberichten in de postbus, hierdoor worden er mogelijk automatische antwoorden verzonden naar alle personen die e-mailberichten naar dit adres hebben gestuurd. Om deze oude e-mails te importeren, moet u de functie voor automatisch beantwoorden uitschakelen. Het gaat om de optie Niet automatisch antwoorden in het scherm Postbuseigenschappen en de optie Geen e-mail naar nieuwe personen verzenden op het tabblad Instellingen in het scherm Systeem in SuperOffice Service.
Stappen
- Ga naar Instellingen en onderhoud, klik op de knop Verzoeken in de navigator en selecteer het tabblad E-mail.
- Klik op Nieuwe postbus. Het scherm Postbuseigenschappen wordt weergegeven met het geopende tabblad Eigenschappen.
-
in het veld Adres voert u de naam zonder @domein.xx in en drukt u op TAB om de instellingen van CRM Online aan het e-mailadres toe te voegen.
Een gebruiksvriendelijk e-mailadres kan aan het adres worden toegevoegd door toevoeging van (“gebruiksvriendelijke naam”) aan het einde van het e-mailadres. Voorbeeld:
info@company.com(Klant B.V.). -
Selecteer categorie, prioriteit, en verzoektype:
- In de keuzelijst Categorie selecteert u tot welke categorie de berichten in deze postbus behoren.
- Selecteer in de keuzelijst Prioriteit de prioriteit om verzoeken uit deze postbus te geven.
- Selecteer in de keuzelijst Verzoektype het type berichten dat bij deze postbus hoort.
- In de keuzelijst Klanttaal geeft u aan welke taal moet worden gebruikt voor de klanten die berichten sturen naar deze postbus.
-
Stel antwoord in:
- Selecteer Niet automatisch antwoorden om de functie voor automatisch antwoorden uit te schakelen. Zie de opmerking boven aan dit onderwerp.
- In het veld E-mailvelden kunt u een door komma’s gescheiden lijst met e-mailvelden (kopteksten) invoeren die u in het verzoekbericht wilt weergeven (bijvoorbeeld Aan en Cc).
- In de keuzelijst Antwoordsjabloon voor antwoord aan contactpersoon selecteert u de antwoordsjabloon die u wilt gebruiken voor het verzenden van automatische antwoorden naar de klant.
- Items uit Veelgestelde vragen voorstellen vanuit: Wanneer u deze optie inschakelt, zal het systeem op basis van de tekst in het inkomende e-mailbericht items voor Veelgestelde vragen voorstellen. De voorgestelde items in Veelgestelde vragen zijn beschikbaar als sjabloonvariabelen en kunnen dus worden hergebruikt in de geselecteerde antwoordsjabloon. U kunt ook aangeven in welke tak van de boomstructuur voor Veelgestelde vragen moet worden gezocht door de map op te geven.
- Automatische antwoorden en systeemberichten importeren: Standaard worden e-mails die niet-aanwezigheidsberichten, systeemberichten en andere irrelevante berichten bevatten, niet geïmporteerd. Als u dergelijke e-mails wilt importeren, kunt u deze optie aanvinken.
-
AI-diensten: Hier kunt u de volgende opties selecteren voor categorisering en tekstanalyse met behulp van AI:
- AI gebruiken om categorieën voor te stellen: Selecteer deze optie om AI een categorie te laten voorstellen voor verzoeken op basis van de inhoud van e-mailberichten.
- Tekstanalyse gebruiken: Selecteer deze optie om AI de tekst in e-mailberichten te laten analyseren om taal te detecteren (voor vertaling) en sentimentanalyse uit te voeren.
- Klik op OK. De postbus wordt gemaakt.