Werken met formulieren

De formulierenfunctie is een krachtig middel om informatie van een formulier in SuperOffice te krijgen zonder al te veel integraties en gedoe. Formulieren vergemakkelijken de interactie met klanten en prospects via uw website of Customer Centre. In een formulier kunnen veel verschillende gegevens (inclusief het uploaden van bestanden) worden toegevoegd en u kunt geautomatiseerde acties toevoegen dat moet worden uitgevoerd wanneer het formulier wordt verzonden en verwerkt. Het is gemakkelijk om een formulier te maken en op elke webpagina te plaatsen waarop u het wilt laten zien. Voorbeelden van formulieren: gratis proefversie starten, contact met ons opnemen, gegevens bijwerken, toestemmingsbeheer.

​

Use cases

U kunt webformulieren gebruiken om de gegevens van uw websitebezoekers vast te leggen - hun naam, e-mailadres, voorkeuren, opmerkingen en feedback, en deze mogelijk om te zetten in klanten. De gegevens die u via webformulieren ontvangt, kunnen automatisch worden geïmporteerd in uw SuperOffice CRM-database, waardoor u tijd en moeite bespaart.

• Contactgegevens vastleggen: De informatie die mensen op webformulieren indienen, wordt opgeslagen in SuperOffice CRM, zodat u ze later kunt opvolgen.
• Feedback van klanten ontvangen: Wanneer klanten of websitebezoekers een vraag, een probleem of een vraag hebben, kunnen ze rechtstreeks contact met u opnemen via webformulieren.
• Toestemming verkrijgen: Wanneer een persoon u toestemming geeft om informatie over hen op een webformulier op te slaan, weet u dat ze echt geïnteresseerd zijn in uw marketingberichten. Het zal niet alleen het succes van uw e-mailcampagnes vergroten, maar u zult ook de regels van de GDPR volgen.
• Vervolgactiviteiten automatiseren: Formulieren helpen u uw werk te versnellen door handmatige taken te automatiseren, zoals het maken van vervolgactiviteiten, het verzenden van mailings, het bijwerken van de interesses van contactpersonen en het toevoegen van personen aan een selectie of een project.

​

Workflow

Als u een formulier wilt maken, volgt u deze workflow:

1. Een nieuw formulier maken.
2. Formulierantwoord - Stap 1: Instellingen - er kan automatisch een e-mail worden verzonden naar een indiener wanneer zijn/haar formulier is verwerkt.
3. Formulieren publiceren - gebruik een koppeling of JavaScript om het formulier te publiceren in een nieuwsbrief of op een website of Customer Centre.
4. Formulierverzendingen traceren en statistieken weergeven - geef de responsaantallen in real-time weer.
5. Formulierverzendingen verwerken - werk SuperOffice bij met de verzonden gegevens; dit kan handmatig of automatisch. SuperOffice kan bestaande personen herkennen op basis van e-mailadressen of nieuwe personen en bedrijven maken.

​

Waar vindt u formulieren?

SuperOffice Marketing heeft 3 tabbladen met betrekking tot formulieren.

• Tabblad Formulieren: stelt u in staat nieuwe formulieren te maken en eerder gemaakte te bekijken. Het gedeelte Actieve formulieren toont momenteel gebruikte formulieren. Een rode bel op een formulier geeft onverwerkte inzendingen aan. Gebruik de secundaire rij met tabbladen (Recent, Mijn formulieren, Actieve formulieren, Alle formulieren) en het zoekvak om de beschikbare formulieren te verkennen. Dubbelklik op een formulier om details ervan te bekijken.
• Tabblad Formuliersjablonen: bevat alle beschikbare formuliersjablonen. Wanneer u dit tabblad voor de eerste keer opent, ziet u sjablonen uit de Online Bibliotheek. U kunt deze importeren voor gebruik of inspiratie. Om een sjabloon te downloaden, klikt u erop en drukt u op Sjabloon importeren.
• Tabblad Formulierverzendingen: toont een lijst van personen die een formulier hebben ingediend, en de huidige status van hun inzending.

​

Het scherm Formulier weergeven

Bovenaan heb je de volgende opties: Het scherm Formulier weergeven bestaat uit de volgende tabbladen:

• Samenvatting: toont basisinformatie over het formulier, inclusief een voorbeeld en verschillende verzendingsstatistieken.
• Publiceren: toont de koppeling en het script voor het publiceren van het formulier op een webpagina of in een mailing.
• Rapporten: toont grafieken met statistieken voor het formulier (muis over om exacte cijfers te bekijken).
• Formulierinzendingen: toont verzendingen voor een individueel formulier.
• Antwoord-e-mail: toont een voorbeeld van het formulierantwoord (mailing) dat bij dit formulier hoort. Alleen zichtbaar als de E-mailantwoord formulieractie is geselecteerd.

​

Formulierverzendingen

Wanneer een formulier wordt verzonden naar een Customer Centre of website, worden de gegevens verzameld en weergegeven in het tabblad Formulierverzendingen. Een rood pictogram op het tabblad geeft nieuwe formulierverzendingen aan. Gebruik de filteropties onder aan de lijst om alleen verzendingen weer te geven met specifieke statuswaarden.

​

Formulierstatus

• Verwerkt: Het formulier is verzonden en automatisch verwerkt.
• Ingediend: Het formulier is verzonden, maar nog niet verwerkt. Formulierverzendingen verwerken
• Wachten op bevestiging: Het formulier is verzonden, maar de afzender moet zijn e-mailadres bevestigen (dubbele opt-in).

​

Wat is dubbele opt-in?

Met dubbele opt-in moeten de klanten hun e-mailadres verifiëren door op de link in een bevestigingsmail te klikken naast het indienen van het formulier. Deze optie voegt een extra beveiligingslaag toe aan het formulier. Als u deze optie activeert, moet de persoon die het formulier verzendt, ook zijn/haar e-mailadres bevestigen. Dit gebeurt door een e-mail te verzenden naar de persoon wanneer het formulier wordt verzonden. De e-mail bevat een koppeling waarop moet worden geklikt om te bevestigen dat het e-mailadres correct is. De koppeling is standaard 30 minuten geldig. Het gebruik van de dubbele opt-in-functie garandeert dat mensen het juiste e-mailadres opgeven. Dit betekent dat uw mailinglijst betrouwbaarder zal zijn, wat zal helpen de openingspercentages van uw mailings te verhogen. Als extra bonus hoeft u geen tijd te besteden aan het corrigeren van spelfouten in e-mailadressen of het verwijderen van e-mailadressen die niet bestaan. En het zal u ook helpen bij uw inspanningen om GDPR-conform te blijven.