Rechtsgrondslag voor een persoon bewerken

Als bedrijf verzamelt, bewaart en behandelt u persoonsgegevens van mensen. Onder de AVG moet u nu een wettelijke reden hebben waarom u deze informatie wilt opslaan. SuperOffice CRM heeft een functie genaamd Toestemmingsbeheer, die is ontworpen om u te helpen met het documenteren van wanneer, hoe en waarom u bepaalde persoonlijke gegevens in uw CRM-oplossing wilt registreren. Elke keer dat een persoon wordt geregistreerd in uw SuperOffice CRM-database, wordt de toestemming die ze hebben gegeven om hun gegevens op te slaan ook geregistreerd. Hiermee kunt u te allen tijde precies beheren en bijhouden welke toestemming u van welke persoon hebt ontvangen.

​

Definities

• Toestemming: U hebt de machtiging van een persoon ontvangen om de gegevens van deze persoon op te slaan en te verwerken.
• Doel: Waarom u de gegevens van een persoon opslaat en verwerkt. Voorbeelden: Verkopen en service en * E-marketing. Voor elk doel moet u het volgende documenteren:
  • Rechtsgrondslag: De rechtsgrondslag voor de opslag en verwerking van de gegevens van een persoon.
  • Bron: Hoe en waar u de toestemming van de persoon hebt verkregen.

​

Beschikbare doeleinden

• Verkopen en service: Dit doel moet een rechtsgrondslag en bron hebben, omdat u de toestemming van een persoon nodig hebt om de persoonlijke gegevens deze persoon te verwerken en op te slaan in SuperOffice volgens de wettelijke regels.
• E-marketing: U hebt u de toestemming van een persoon nodig om e-marketingmateriaal naar deze persoon te verzenden. Dit doel kan ook worden ingesteld met gebruik van de knop E-marketing in het tabblad Interesses.
• Extra doelen kunnen worden toegevoegd vanuit Instellingen en onderhoud.

​

Bewerken van de privacy-instellingen van een persoon

1. Ga naar de persoon in het scherm Persoon. Onderaan de persoonskaart kunt u zien of er een rechtsgrondslag is ingesteld voor het doel Verkopen en service.
2. Klik op Rechtsgrondslag onder aan het visitekaartje.
3. Dubbelklik in het dialoogvenster Privacy op een doel waarvan de kolommen Rechtsgrondslag en Bron leeg zijn.
4. Ga naar het dialoogvenster Rechtsgrondslag bewerken en selecteer in de lijst Rechtsgrondslag de toepasselijke rechtsgrondslag. Bijvoorbeeld: Als de persoon een service-overeenkomst heeft getekend, kunt u Contract selecteren.
5. Selecteer in de lijst Bron hoe de persoon toestemming heeft gegeven.
6. Voeg een extra commentaar toe in het veld Commentaar, bijvoorbeeld als de bron onbekend is.
7. Klik op Opslaan.
8. Herhaal stappen 3-7 om een ander doel te bewerken.
9. Klik op Sluiten wanneer u klaar bent.