Massaverwijdering records (permanent)

In overeenstemming met de AVG-vereisten moet u een wettelijke basis hebben voor het opslaan van de gegevens van al uw contacten. En wanneer u niet langer een wettelijke basis hebt hiervoor, moet u hun gegevens uit al uw systemen verwijderen. Dit betekent dat u de gegevens van een persoon niet voor altijd mag opslaan. Als bedrijf moet u erover nadenken en kunnen rechtvaardigen - hoe lang u persoonlijke gegevens gaat bewaren voordat u de opgeslagen gegevens gaat wissen of beoordelen. Om meerdere records (personen, bedrijven, verkopen, projecten en dergelijke) te verwijderen, kunt u een selectie van deze records maken en deze met één bewerking verwijderen.

​

Bepalen welke en wanneer persoonsgegevens moeten worden verwijderd

Hoe lang u gegevens kunt bewaren, hangt af van een aantal zaken die specifiek zijn voor uw bedrijf en die behoren tot wat u definieert als onderdeel van uw privacystrategie. U kunt bijvoorbeeld de beslissing nemen dat u kunt rechtvaardigen dat u de persoonlijke informatie over potentiële klanten drie jaar bewaart en de persoonlijke gegevens van verloren klanten gedurende vijf jaar, of iets dergelijks. Misschien besluit u dat de tijd voor het opslaan van persoonlijke gegevens langer zal zijn voor mensen die hun toestemming hebben gegeven om marketinginformatie te ontvangen en verloren klanten die u blijven vragen om bedrijfsondersteuning. Al deze voorwaarden en bepalingen moet u verduidelijken en definiëren als onderdeel van uw AVG-strategie. Wij raden aan om juridisch advies in te winnen over dergelijke zaken om naleving te garanderen. Nadat u de regels hebt bepaald die van toepassing zijn op uw bedrijf, kunt u de functie Selectie en de functie SAINT in SuperOffice CRM gebruiken om u te helpen de personen te vinden die moeten worden verwijderd. U kunt dan groepsgewijs alle personen verwijderen die u niet langer in het systeem wilt houden.

​

Zoek met Selecties personen die moeten worden verwijderd of beoordeeld

Selectie is een hulpmiddel om gegevens in uw CRM-database te vinden die voldoen aan een specifieke reeks criteria. Het verwijderen van alle personen binnen een bepaalde klantcategorie en waar u gedurende een bepaalde periode geen contact mee hebt gehad, zal u helpen om uw database up-to-date te houden. U kunt bijvoorbeeld selecties maken van alle personen die zijn gedefinieerd als:

• Prospects
• Geregistreerd voor een bepaalde datum
• Waarvan geen expliciete toestemmingen is vastgelegd
• Die gedurende een bepaalde periode geen interactie met uw bedrijf heeft gehad

U kunt personen zoeken en vinden die aan meer dan één criterium voldoen, of u kunt meerdere selecties maken en vervolgens zoeken naar de gegevens die gemeenschappelijk of verschillend zijn door een gecombineerde selectie te maken. Selectie is een zeer flexibel en krachtig hulpmiddel, nadat u onder de knie hebt hoe u het moet gebruiken.

​

Gebruik SuperOffice SAINT om uw personen te bekijken

U kunt SAINT ook gebruiken om mogelijke personen te identificeren die verwijderd moeten worden. SAINT staat voor “SAles INTelligence” en werkt door enkele slimme algoritmes toe te passen op uw CRM-gegevens. Simpel gezegd, SuperOffice SAINT bewaakt de gegevens die u hebt opgeslagen in uw CRM-systeem en waarschuwt u voor verschillende statussen of actieverzoeken die u als belangrijk hebt gedefinieerd. Dit kan van alles zijn, van acties die in een bepaalde tijd nog niet zijn gebeurd, tot waarden waaraan wel of niet wordt voldaan en waarover u gewaarschuwd wilt worden, zodat u de nodige actie kunt ondernemen. SAINT kan ook worden gebruikt om contactgegevens te bewaken. Dit betekent dat u SAINT bijvoorbeeld kunt gebruiken om personen te identificeren waar u in een bepaalde periode helemaal geen contact mee hebt gehad. Dit geeft u een lijst met personen die u mogelijk uit uw CRM-database wilt verwijderen of op een bepaalde manier wilt behandelen, op basis van het AVG-beleid van uw bedrijf. De SAINT-criteria vind je onder Tellers (SAINT) in de criterialijst op het scherm Zoeken. Als u helemaal nieuw bent bij SAINT, kan het nuttig zijn om een SuperOffice CRM-expert te raadplegen om u op weg te helpen. Uw lokale SuperOffice contactpersoon kan u hierbij helpen.

​

Personen groepsgewijs bijwerken

Nadat u een selectie hebt gemaakt met personen die moeten worden bijgewerkt, kunt u hun gegevens snel in bulk aanpassen.

1. Open de gewenste selectie en ga naar het tabblad Bedrijf/persoon.
2. Klik op de knop Taak () en kies Bulksgewijs bijwerken.
3. Selecteer het veld dat u wilt bijwerken (bijvoorbeeld rechtsgrondslag of categorie).
4. Pas de wijzigingen toe en bevestig.

​

Personen en bedrijven groepsgewijs verwijderen

Om te voldoen aan de AVG-wetgeving moet u persoonsgegevens verwijderen zodra u geen rechtsgrond meer hebt om deze op te slaan.

​

Stappen

1. Open de gewenste selectie en ga naar het tabblad Bedrijf/persoon.
2. Om alleen bepaalde personen te verwijderen, selecteert u deze in het tabblad Bedrijf/persoon.
3. Klik op de knop Taak () en kies Alle personen verwijderen of Alle bedrijven en personen verwijderen.
4. Bevestig de verwijdering wanneer daarom wordt gevraagd.