Før du konfigurerer en postboks, må du kontrollere at det ikke er gamle meldinger i denne postboksen på e-postserveren. SuperOffice Service importerer all e-post i postkassen, og du risikerer å sende automatiske svar til alle personer som har sendt e-post til denne adressen. For å importere disse gamle e-postene, bør du deaktivere autosvarfunksjonen. Fremfor alt gjelder dette alternativet Ikke autosvar på skjermbildet E-postkasse egenskaper og alternativet Ikke send e-post til nye personer i fanen Innstillinger på System-skjermbildet i SuperOffice Service.
Trinn
- Gå til Innstillinger og vedlikehold, klikk på Saker-knappen i navigatoren, og velg fanen E-post.
- Klikk på Ny e-postkasse. Skjermbildet Egenskaper for e-postkasse vises med fanen Egenskaper åpen.
-
I Adresse-feltet skriver du inn navnet uten @domene.xx, og trykker TAB for å legge til CRM Online-innstillingene til e-postadressen.
En “vennlig” e-postadresse kan legges til adressen ved å legge til (“vennlig navn”) på slutten av e-postadressen. Eksempel:
info@company.com(Kunde Ltd.). -
Velg kategori, prioritet, og sakstype:
- I Kategori-listeboksen velger du kategorien meldingene i denne e-postkassen tilhører.
- I Prioritet-listeboksen velger du prioriteten for å gi saker fra denne postboksen.
- I Sakstype-listeboksen velger du typen meldinger som tilhører denne postkassen.
- I listeboksen Kundespråk angir du språket for kundene som sender meldinger til denne e-postkassen.
-
Angi svar:
- Velg Ikke send automatisk svar hvis du vil deaktivere funksjonen for automatisk svar. Se merknaden øverst i dette emnet.
- I feltet E-postfelt kan du angi en kommadelt liste over e-postfelt (overskrifter) som skal vises i sakssmeldingen, for eksempel Til og Kopi til.
- I listeboksen Svarmal for svar til kunde velger du hvilken svarmal som skal brukes når det sendes automatisk svar til kunden.
- Foreslå FAQ-oppføringer fra: Hvis avmerket, vil systemet foreslå FAQ-oppføringer basert på teksten i innkommende e-poster. De foreslåtte FAQ-oppføringene er tilgjengelige som malvariabler, og kan derfor gjentas i den valgte svarmalen. Du kan også angi hvilken gren av FAQ-treet det skal søkes i, ved å angi ønsket mappe.
- Importer automatiske svar og systemmeldinger: Som standard importeres ikke e-postmeldinger som inneholder “ute av kontoret”-meldinger, systemmeldinger og andre irrelevante meldinger. Hvis du vil importere slike e-poster, kan du velge dette alternativet.
-
AI-tjenester: Her kan du velge følgende alternativer for kategorisering og tekstanalyse ved hjelp av AI:
- Bruk AI til å foreslå kategorier: Velg dette alternativet hvis du vil la kunstig intelligens foreslå en kategori for saker basert på innholdet i e-postmeldinger.
- Bruk tekstanalyse: Velg dette alternativet for å la AI analysere teksten i e-postmeldinger for å gjenkjenne språk (for oversettelse) og utføre sentimentanalyse.
- Klikk på OK. E-postkassen opprettes.