Opprette e-postfilter
- Gå til Innstillinger og vedlikehold, klikk på Saker-knappen i navigatoren, og velg fanen E-post.
- Velg fanen E-postfiltre.
- Klikk på Nytt e-postfilter. Skjermbildet Egenskaper for e-postfilter vises.
-
På Filter-fanen kan du spesifisere hvilke e-postmeldinger som skal filtreres, ved å skrive inn følgende informasjon:
- Beskrivelse: Skriv inn en kort beskrivelse av e-postfilteret.
- Prioritet: I denne listeboksen velger du filterets prioritet. Verdien 100 gir høyest prioritet, og 1 gir lavest.
- Skript: Her kan du velge et skript eller en makro som skal kjøres av dette filteret.
-
Velg hva filteret gjelder for:
- Alle innkommende e-poster: Hvis du velger dette alternativet, brukes e-postfilteret for alle innkommende e-postmeldinger.
- E-post som inneholder: Hvis du velger dette alternativet, vil e-postmeldinger som inneholder det faste uttrykket (regexp) som er angitt i feltene til høyre, utløse e-postfilteret. Du kan velge mellom e-postens topptekst og / eller e-postteksten.
- På fanen Finn regulære uttrykk kan du definere regulære uttrykk som finner tekst i e-postmeldinger, og lagre dem som variabler. For å tilordne verdien fra et regulært uttrykk til en variabel kalt myVariable, bruk følgende format: myVariable =<regexp> .
-
I fanen Angi koblinger kan du angi hvordan innkommende e-post skal knyttes til en sak og/eller en person på grunnlag av e-postinnholdet:
- Koble til person hvor: For å koble den genererte saken til en person basert på informasjon fra e-posten, velger du et av kontaktfeltene fra listen, og skriv deretter inn et regulært uttrykk som returnerer verdien som identifiserer personen.
- Koble til sak hvor: Her kan du koble e-posten til en eksisterende sak basert på et regulært uttrykk som trekker ut data fra e-posten.
-
I fanen Angi verdier kan du legge til eller erstatte verdier for personer, firmaer og saker, basert på innholdet i e-postmeldingen:
- I listeboksen til venstre velger du ønsket felt for personen, firmaet eller saken.
-
I feltet til høyre angir du ett av følgende:
- det vanlige uttrykket (regular expression) som finner verdien som skal angis
- en fast verdi (må ha prefikset =)
- Hvis du merker av for Overskriv, erstatter verdien som eventuelt blir funnet, en eksisterende verdi.
- Klikk på Legg til for å legge til verdien.
- I fanen Angi egenskaper kan du angi bestemte egenskaper for saker som genereres fra e-postmeldinger som samsvarer med det gjeldende filteret. Se egenskaper nedenfor.
-
På fanen E-postsvar kan du opprette forskjellige e-postmeldinger som skal sendes når filteret utløses. Her kan du angi følgende informasjon:
- Send svarmal: Her kan du velge hvilken svarmal som skal sendes hvis filteret utløses.
- … til person: Hvis det er merket av, sendes den valgte svarmalen tilbake til personen.
- … til: Hvis merket av, sendes den valgte svarmalen til e-postadressen som er angitt i feltet til høyre.
- Foreslå FAQ-oppføringer fra: Hvis merket av, vil systemet foreslå FAQ-oppføringer basert på teksten i innkommende e-post. De foreslåtte oppføringene er tilgjengelige som malvariabler, og kan derfor gjentas i den valgte svarmalen. Du kan også angi hvilken gren av FAQ-treet det skal søkes i, ved å angi ønsket mappe.
- Ikke send automatisk svar: Hvis merket av, vil ikke systemet svare automatisk på denne e-posten.
- I kategorien E-postbokser kan du velge hvilke postbokser filteret skal gjelde for.
- Klikk på OK. E-postfilteret opprettes.
Egenskaper for genererte saker
- Angi eier: Hvis merket av, kan du velge hvilken bruker som skal tildeles e-postmeldinger behandlet av dette filteret.
- Angi kategori: Hvis du merker av her og velger en kategori, vil e-post som behandles av dette filteret havne i den angitte kategorien.
- Saksstype: Hvis du sjekker her og velger en type, vil e-post som behandles av dette filteret bli tildelt den angitte sakstypen.
- Angi prioritet: Hvis du merker av her og velger en prioritet, vil e-post behandlet av dette filteret bli tildelt den angitte prioriteten.
- Angi tilgangsnivå: Hvis du merker av her og velger et tilgangsnivå fra listen, vil e-post som behandles av dette filteret, bli tildelt det angitte tilgangsnivået. Hvis du velger Ekstern,, vil den genererte saken være tilgjengelig i SuperOffice kundesenter.
- Sett opp melding: Hvis du merker av her og velger en svarmal, vil saksmeldingen settes opp i henhold til den valgte malen, sammenslått med alle de faste uttrykkene som ble funnet. Du kan bruke dette til å presentere et skjema, som sendes på e-post, og er mye ryddigere. Denne meldingen vil erstatte den opprinnelige e-posten.
- Avslutt sak: Hvis merket av, lukkes saken umiddelbart og tilordnes statusen Lukket.
- Ignorer avsenderadresse: Hvis dette alternativet er valgt, ignorerer SuperOffice Service den opprinnelige avsenderadressen. Saken blir da ikke koblet til en person med mindre andre regler i e-postfilteret oppretter en kobling til en person.
- Blokker e-post: Hvis dette er valgt, importeres ikke e-posten til SuperOffice Service. Den legges i stedet til listen i fanen Blokkert e-post.
-
Slett e-post permanent: Hvis merket av, slettes e-posten permanent.
Det er ikke mulig å gjenopprette e-postmeldinger som er slettet permanent.
- Videresend til: Hvis du merker av her og skriver inn en e-postadresse, blir e-posten videresendt til denne adressen.
- Inkluder feilsøkingsinformasjon i meldingen: Hvis dette alternativet er valgt, inneholder meldingen feilsøkingsdata som du kan bruke til å kontrollere at e-postfilteret fungerer som det skal.
- Merk e-post som returnert: Hvis dette er valgt, vil e-post som behandles av dette filteret bli merket som returnert. Dette kan være relevant for e-postmeldinger mottatt fra postmester, mailer-daemon og så videre.
Slett e-postfilter
- Velg fanen E-postfiltre.
- Klikk på ønsket e-postfilter. Skjermbildet Egenskaper for e-postfilter vises.
- Klikk på Slett-knappen nederst i bildet.
- Klikk på OK for å bekrefte. E-postfilteret fjernes fra SuperOffice Service.