Importera från Excel

Du kan importera alla kunddata på en gång med hjälp av Excel, Outlook, Gmail eller din ERP Synchronizer i SuperOffice CRM. Excel-arket kan till exempel innehålla:

• En lista över leads/prospekt som du vill lägga in i SuperOffice.
  Lägg till en kolumn med exempelvis texten “prospekt” för alla kontakter så att de enkelt kan kopplas till rätt kategori i SuperOffice CRM.
• En företags-/kontaktlista med “rensade” data (data som har exporterats och kvalitetskontrollerats och ska importeras på nytt).
• Företag och kontakter från andra program och format, till exempel ekonomisystem, andra CRM-klienter, e-postklienter (andra än Gmail och Outlook) och Windows-installationer av SuperOffice CRM.

​

Innan du börjar

Innan du startar importen måste du förbereda Excel-filen. Checklista:

• Excel-kalkylbladet bör åtminstone innehålla kolumner med företagsnamn och kontaktnamn (förnamn och efternamn).
• Kontrollera att uppgifterna är aktuella. Stämmer postadresser och telefonnummer, till exempel?

​

Importera företag/kontakter från en Excel-fil

Titta på den här filmen eller följ anvisningarna nedan för att lära dig hur du importerar dina kontakter till SuperOffice CRM med vår importmall (filmens längd: 4:02):

​

Steg

1. Gå till skärmbilden Importera genom att klicka på knappen Importera () i Navigatorn.
2. Kontrollera att Kontakter har markerats under Välj en importkälla och klicka sedan på Excel-ikonen.
3. Klicka på Överför fil i dialogrutan Överför fil för att välja det Excel-kalkylblad du vill importera.
4. Bläddra till önskat Excel-kalkylblad och klicka på Öppna. Data från kalkylbladet visas i tabellen.

​

Anpassa importen

Eftersom Excel-kalkylbladet kan innehålla allt från några få till väldigt många kolumner är det viktigt att kolumnerna med de data som du vill importera är kopplade till rätt SuperOffice-fält.

1. Lokalisera kolumnen som innehåller namnet på företagen, klicka på kolumnrubriken (Välj ingen) och välj Företag: Namn.
2. Lokalisera kolumnerna som innehåller förnamn och efternamn på kontakter, klicka på kolumnrubriken (Välj ingen) och välj Kontakt: Förnamn och Kontakt: Efternamn. Om det bara finns en kolumn med både förnamn och efternamn väljer du Kontakt: Fullständigt namn.
3. Välj SuperOffice-fält för resten av kolumnerna tabellen. Hoppa över alla kolumner du inte vill importera.
4. Klicka på Konfigurera importinställningar och justera importinställningarna.
5. I fältet Samtyckeskommentar anger du en kommentar om varför du registrerar dessa kontakter i SuperOffice (syfte) och hur/var du har fått deras samtycke

1. Klicka på Next. Fönstret Förhandsgranska import visas.
2. I Förhandsgranska import kan du bläddra igenom importuppgifterna innan importen börjar.

   Ikon	Beskrivning
   	Företaget finns inte och kommer att läggas till.
   	Företaget finns redan och kommer att uppdateras.
   	Kontakten finns inte och kommer att läggas till.
   	Kontakten finns redan och kommer att uppdateras.
   tom	Ingen uppdatering.

1. Avmarkera de rader som du INTE vill importera. Om Excel-kalkylbladet innehåller en rubrikrad kan du ta bort den här.
2. Kontrollera att du nu har de data som du vill importera och klicka sedan på Importera.

​

Felsökning

Många kontakter visas utan ikon. Innebär det att de inte importeras? Rader utan ikoner importeras inte. Om du ser att många kontakter inte importeras kan det bero på att de inte är kopplade till ett företag. I så fall kan du göra något av följande:

• Om kontakten faktiskt är kopplad till ett företag går du tillbaka till importkällan (Gmail, Outlook eller Excel) och anger ett företag för kontakten. Starta sedan importen på nytt.
• Om kontakten inte är kopplad till ett företag, men ska registreras under sitt eget namn i SuperOffice, ställer du in personen som ett företag:
  1. Klicka på Föregående och Konfigurera importinställningar.
  2. Klicka på listan Om inget företagsnamn under Kontakt.
  3. Välj Skapa företag med kontaktens namn.
  4. Klicka på Spara.
  5. Klicka på Nästa och kontrollera att ikonen Nytt företag visas bredvid kontakten. Personen registreras som ett företag i SuperOffice CRM med sig själv som enda kontakt.

Jag kommer inte vidare! Du måste koppla alla de obligatoriska SuperOffice-fälten till varsin kolumn för att kunna gå vidare. De obligatoriska fälten visas ovanför tabellen. Om du har angett att kontakter utan företag ska läggas till som nytt företag är bara SuperOffice-fältet Företag: Namn obligatoriskt.

​

Slutför importen

När importen är klar visas två listor:

• Nya företag och kontakter som importerades.
• Befintliga företag och kontakter som ändrades till följd av importen.

Ovanför varje lista finns en länk till urvalet med de nya/ändrade företagen/kontakterna.