Arbejd med svarskabeloner

En svarskabelon kan for eksempel være et bestemt layout, der skal anvendes på svar, eller en færdig tekst, som kan indsættes i en meddelelse. Den kan også indeholde en vedhæftet fil, som automatisk tilføjes meddelelsen. Før du sender svaret til kunden, kan du redigere teksten og tilføje eller fjerne vedhæftninger. Med andre ord danner en svarskabelon grundlaget for et tilpasset svar til en kunde. Brug af svarskabeloner sparer tid og sikrer ensartet kommunikation.

​

Hvad er forskellen på en FAQ-post og en svarskabelon?

• Hvis du vælger en svarskabelon, indsættes der en standardtekst, som du kan redigere, før du sender svaret. Fordelen ved at anvende svarskabeloner er, at de kan tilpasses til den faktiske situation.
• Hvis du vælger en post med FAQ, indsættes der et link til posten med FAQ i kundecenteret. Det betyder, at du ikke kan redigere FAQ-posten, før du sender dit svar til kunden. Fordelen ved at bruge FAQ-poster er, at du lader kunden vide, at der findes FAQ’er, som kan bruges i fremtiden.

​

Find og vis svarskabeloner

Svarskabeloner er organiseret i en mappestruktur, som du selv kan oprette og administrere. Sådan finder og åbner du en svarskabelon:

1. Gå til i toplinjen, og vælg Vidensbase > Svarskabeloner.
2. Gå til den ønskede mappe.
3. Klik på den svarskabelon, du vil åbne. Skærmbilledet Vis svarskabelon vises med følgende oplysninger:
   • Adgangsniveau, sprog og ejer.
   • Faner med selve svarskabelonteksten og eventuelle vedhæftninger (for hver sprogversion).

​

Søg efter svarskabeloner

I oversigten over svarskabeloner kan du klikke på knappen Søg for at finde en specifik skabelon:

1. Indtast den tekst eller de kriterier, du vil søge efter.
2. Klik på Søg. En liste over matchende skabeloner vises.
3. Klik på en skabelon for at åbne den.