Auslöser

Auslöser sind Skripts, die bei bestimmten Ereignissen im System ausgeführt werden, beispielsweise wenn ein neuer Verkauf erstellt oder eine Anfrage geschlossen wird. Auslöser können im Hintergrund auf das Geschehen reagieren oder den Vorgang blockieren und dem Benutzer eine Erklärung anzeigen. Mit CRMScript können Sie verschiedene Aufgaben automatisieren und Ihre Arbeit damit effizienter gestalten. Sie können definieren, dass ein bestimmtes Ereignis im System eine oder mehrere vordefinierte Aktionen auslösen soll. Es sind keine Scripting-Kenntnisse erforderlich, um dies vorzunehmen. Beispiel aus SuperOffice: Wenn eine Anfrage geschlossen wird, muss der Kunde per E-Mail darüber informiert werden. Wir können ein Makro erstellen, das eine Reihe von Aktionen enthält, um diese E-Mail-Benachrichtigung zu erstellen und zu senden. Dieses Makro wird beim Schließen einer Anfrage automatisch ausgeführt. Die Aktionen im Makro laden die entsprechende Anfrage, rufen die richtige Antwortvorlage ab und senden eine E-Mail an den Kunden, dass die Anfrage geschlossen ist. Dies ist ein Beispiel für einen ganz einfachen Auslöser. Sie können den Aktionen in einem Auslöser beispielsweise Bedingungen hinzufügen, indem Sie die Standardeinstellung Immer ändern.

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Auslöser erstellen

Wir werden jetzt eine Reihe von Aktionen basierend auf dem Beispiel oben erstellen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen und Verwaltung.
2. Klicken Sie auf CRMScript und wählen Sie die Registerkarte Auslöser aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Auslöser (Makro). In der Ansicht Auslöser wählen werden die verfügbaren Auslöser angezeigt. Dies sind Ereignisse im System, mit denen Aktionen/Makros ausgelöst werden können. In unserem Beispiel wählen wir Anfrage bearbeitet, sodass das Makro ausgeführt wird, wenn eine Anfrage in SuperOffice Service bearbeitet wird.
4. Geben Sie “Anfrage” in das Suchfeld ein und wählen Sie den Auslöser namens Anfrage bearbeitet.
5. Geben Sie eine kurze Beschreibung für den Auslöser in das Feld Beschreibung ein.
6. Wählen Sie Aktiviert.
7. Wählen Sie unten Anfrage ändern unter Aktionsart auswählen. Sie gelangen zur Registerkarte Anfrage ändern. Dies ist die erste Aktion im Makro. Es ruft die Anfrage ab, so dass die verschiedenen Werte (ID, Titel, Personenname usw.) in den nächsten Aktionen verwendet werden können.
8. Optional: Markieren Sie das Kontrollkästchen interne Nachricht und geben Sie zum Beispiel Folgendes ein: “Anfrage geschlossen und Bestätigung an Kunden gesendet.”
9. Klicken Sie auf Übernehmen.
10. Klicken Sie auf Neue Aktion neben der Registerkarte Anfrage ändern.
11. Wählen Sie Antwort-Vorlage für Zusammenführung laden. Wir werden nun die zu verwendende Antwortvorlage abrufen.
12. Klicken Sie auf das Feld Antwortvorlage und wählen Sie eine bestehende Antwortvorlage aus der angezeigten Liste, z. B. “Anfrage bearbeitet”.
13. Klicken Sie auf Übernehmen.
14. Klicken Sie auf Neue Aktion, und wählen Sie E-Mail oder SMS senden aus. Wir passen nun die E-Mail an, die an den Kunden gesendet wird.
15. Aktivieren Sie Betreff.
16. Klicken Sie auf auf der rechten Seite, und klicken Sie dann auf das Feld Parameter auswählen.
17. Wählen Sie Anfrage ändern > Titel. Dadurch wird der Anforderungstitel in den Betreff der E-Mail eingefügt.
18. Markieren Sie das Kontrollkästchen Von und wählen Sie Anfrage ändern > Eigentümer.
19. Markieren Sie das Kontrollkästchen An und wählen Sie Anfrage ändern > Person: E-Mail-Adresse.
20. Markieren Sie das Kontrollkästchen HTML-Nachricht und wählen Sie Antwort-Vorlage für Zusammenführung laden > HTML-Text.
21. Klicken Sie auf Übernehmen.

Sie haben nun ein Makro erstellt, das eine E-Mail mit “Anfrage geschlossen” an den Kunden sendet, wenn eine Anfrage geschlossen wird. Dieser Auslöser ist sofort aktiv, wenn Sie oben die Option Aktiviert aktiviert haben.