Stellen Sie vor dem Einrichten eines Postfachs sicher, dass sich in diesem Postfach auf dem E-Mail-Server keine alten Nachrichten befinden. Von SuperOffice Service werden alle E-Mails in das Postfach importiert. Daher besteht die Gefahr, dass automatische Antworten an alle Personen, die eine E-Mail an diese Adresse gesendet haben, erfolgen. Um diese alten E-Mails zu importieren, sollten Sie die Funktion Automatische Antwort deaktivieren. Dies betrifft vor allem die Option automatische Antwort deaktivieren in der Ansicht Eigenschaften des Postfachs und die Option Keine E-Mail an neue Personen senden auf der Registerkarte Einstellungen in der Ansicht System in SuperOffice Service.
Schritte
- Gehen Sie zu Einstellungen und Verwaltung im Navigator auf die Schaltfläche Anfragen und wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.
- Klicken Sie auf Neues Postfach. Die Ansicht Eigenschaften des Postfachs wird angezeigt, wobei die Registerkarte Eigenschaften geöffnet ist.
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Geben Sie in das Feld Adresse den Namen ohne @domain.xx ein und drücken Sie die TAB-Taste, um die CRM Online-Einstellungen zur E-Mail-Adresse hinzuzufügen.
Der Adresse kann eine freundliche E-Mail-Adresse hinzugefügt werden, indem (“Anzeigename”) am Ende der E-Mail-Adresse hinzugefügt wird. Zum Beispiel:
info@company.com(Customer Ltd.). -
Wählen Sie Kategorie, Priorität, und Anfragetyp aus:
- Wählen Sie im Listenfeld Kategorie aus, zu welcher Kategorie Nachrichten in diesem Postfach gehören.
- Wählen Sie im Listenfeld Priorität die Priorität für Anfragen von diesem Postfach aus.
- Wählen Sie im Listenfeld Anfragetyp den Typ, dem die Nachrichten in diesem Postfach angehören.
- Legen Sie im Listenfeld Kundensprache die Sprache für die Kunden fest, die Nachrichten an dieses Postfach senden.
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Antwort bearbeiten:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht automatisch antworten, um die Funktion zur automatischen Beantwortung von E-Mails zu deaktivieren. Siehe den Hinweis oben in diesem Thema.
- Im Feld E-Mail-Felder können Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit E-Mail-Feldern (Kopfzeilen), zum Beispiel An und CC eingeben, die in der Anfragemitteilung angezeigt werden sollen.
- Im Listenfeld Vorlage für Antwort an Personen wählen Sie die Antwortvorlage für die automatische Beantwortung von Nachrichten an den Kunden aus.
- FAQ-Einträge vorschlagen: Wenn Sie diese Option aktivieren, schlägt das System die Option FAQ-Einträge anhand des Textes vorschlagen in der eingehenden E-Mail vor. Die vorgeschlagenen FAQ-Einträge stehen als Vorlagenvariablen zur Verfügung und können daher in der gewählten Antwortvorlage verwendet werden. Außerdem können Sie festlegen, welcher Teil der FAQ-Hierarchie durchsucht werden soll, indem Sie den gewünschten Ordner festlegen.
- Automatische Antworten und Systemmeldungen importieren: Standardmäßig werden E-Mails, die Abwesenheitsnachrichten, Systemnachrichten und andere irrelevante Nachrichten enthalten, nicht importiert. Wenn Sie solche E-Mails importieren möchten, können Sie diese Option aktivieren.
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KI-Services: Hier können Sie die folgenden Optionen für Kategorisierung und Textanalyse anhand von KI auswählen:
- KI Kategorien vorschlagen lassen: Wählen Sie diese Option, damit Sie die KI anhand des Inhalts von E-Mail-Nachrichten eine Kategorie für Anfragen vorschlagen lassen können.
- Textanalyse verwenden: Wählen Sie diese Option, damit Sie die KI den Text in E-Mail-Nachrichten analysieren lassen können, um die Sprache zu erkennen (für Übersetzung) und eine Stimmungsanalyse durchzuführen.
- Klicken Sie auf OK. Das Postfach wird erstellt.