Antwortvorlage erstellen

​

Schritte - von Grund auf neu erstellen

1. Gehen Sie zum in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Antwortvorlagen.
2. Wechseln Sie zum gewünschten Ordner. Falls er nicht existiert, können Sie einen neuen Ordner erstellen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Antwortvorlage.
4. Geben Sie auf der Registerkarte Eigenschaften folgende Informationen ein:
   • Name: Einen aussagekräftigen Namen für die Antwortvorlage.
   • Beschreibung: Eine kurze Beschreibung des Inhalts.
   • Ordner: Standardmäßig der ausgewählte Ordner, kann aber geändert werden.
   • Zugriff: Legen Sie fest, wer die Antwortvorlage lesen und bearbeiten darf (Zugriffsrechte).
5. Wählen Sie die Registerkarte (Nicht angegebene Sprache).
6. Geben Sie unter der Registerkarte Eigenschaften folgende Informationen ein:
   • Sprache: Wählen Sie die Kundensprache der Antwortvorlage aus.
   • Standard: Aktivieren Sie diese Option, wenn diese Sprache die Standardsprache sein soll.
   • Betreff: Titel der Antwortvorlage, der in der E-Mail als Betreff eingefügt wird.
   • Nachrichtenkopfzeilen: Vordefinierte Inhalte für Felder wie An und Betreff (nur in speziellen Fällen genutzt).
7. In der Registerkarte Nur-Text geben Sie folgende Informationen ein:
   • Nur-Text hinzufügen: Wenn Sie eine HTML-Version erstellen, sollten Sie zusätzlich eine Nur-Textversion für E-Mail-Programme eingeben, die das HTML-Format nicht unterstützen. Das E-Mail-Programm wählt dann automatisch das geeignete Format aus. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, wird der Text unten ignoriert. Er wird jedoch gespeichert, sodass Sie ihn auch noch später hinzufügen können.
   Wenn Sie sowohl Nur-Text als auch HTML-Text hinzufügen, wählt das E-Mail-Programm des Empfängers automatisch die am besten geeignete Version (normalerweise HTML) aus. Beachten Sie, dass Nachrichten, die ohne eine Nur-Text-Version gesendet werden, nur von E-Mail-Programmen mit HTML-Unterstützung gelesen werden können.
   • In das große Feld in der Mitte der Ansicht geben Sie den Inhalt der Antwortvorlage ein. Dieser Text wird immer verwendet, wenn Sie Antwortvorlagen zu Nachrichten hinzufügen.
   • Rechtschreibung: Klicken Sie darauf, um die Nachricht einer Rechtschreibprüfung in der Sprache zu unterziehen, die in der Liste Sprache ausgewählt ist.
8. In der Registerkarte HTML-Text geben Sie folgende Informationen ein:
   • HTML-Text hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um den unten angezeigten Text als HTML-Version der E-Mail hinzuzufügen. Der HTML-Text wird für Kunden mit E-Mail-Programmen verwendet, die HTML lesen können (z. B. Outlook). E-Mails im HTML-Format können aussagekräftiger gestaltet werden, weil Sie zusätzlich zum Text Bilder und Farben verwenden können.
   • In das große Feld in der Mitte der Ansicht geben Sie den gewünschten HTML-formatierten Text ein, der in die Mitteilung an die Person eingefügt werden soll. Beachten Sie, dass eingebundene Grafikdateien auf einem Server verfügbar sein müssen, auf den die Empfänger der E-Mail zugreifen können. Sie können zum Beispiel Grafikdateien hinzufügen, die zuvor in Externe Dokumente hochgeladen wurden.
9. In der Registerkarte SMS-Text:
   • SMS-Text: Geben Sie den Antwortvorlagentext für SMS ein.
   • Zeichenanzahl: Überblick über die eingegebenen Zeichen.
10. In der Registerkarte Anhänge:
    1. Klicken Sie auf Dateien auswählen.
    2. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus.
    3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Anlage hinzuzufügen.
    4. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Anhänge.
    Um eine Anlage zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
11. Klicken Sie auf OK, um die Antwortvorlage zu speichern. Die Registerkarte (Nicht angegebene Sprache) ändert sich zur gewählten Sprache. Klicken Sie auf Zurück, um zur Ordnerstruktur der Antwortvorlagen zu gelangen. Die Antwortvorlage ist nun zur Nutzung bei der Beantwortung von Kundenanfragen verfügbar.

​

Antwortvorlage kopieren

1. Gehen Sie zum in der oberen Leiste und wählen Sie Wissensdatenbank > Antwortvorlagen.
2. Wechseln Sie zum Ordner, in dem sich die Antwortvorlage befindet.
3. Klicken Sie auf die Antwortvorlage. Dies öffnet die Ansicht Antwortvorlagen anzeigen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Eine Kopie der Antwortvorlage wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.
5. Bearbeiten Sie den Namen der Antwortvorlage und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

​

Individuelles Layout für Antworten mit Kategorien erstellen

[[IF:message.bodyHtml!=""]]
[[message.bodyHtml]]
[[ELSE]]
[[message.body]]
[[ENDIF]]

​

Automatische FAQ-Antwort