Om ervoor te zorgen dat iedereen in uw bedrijf dezelfde documenten gebruikt, kunt u uw eigen documentsjablonen voor verschillende bestandstypen maken en toevoegen. Gebruik de beschikbare sjabloonvariabelen om de invoer van klantgegevens in uw documenten te personaliseren en te automatiseren.
U maakt een sjabloon als een document in een toepassing die is gekoppeld met SuperOffice CRM, bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma. Als u de sjabloon maakt in Word, moet u de sjabloon opslaan als een normaal document (bestandstype DOC of DOCX) en niet als sjabloondocument (bestandstype DOT of DOTX).
U kunt ook sjablonen maken met een HTML-indeling en de HTML-editor van SuperOffice gebruiken om de sjabloon te bewerken.
Als u nieuwe sjablonen wilt toevoegen, kunt u eenvoudig een bestaand documentsjabloonbestand kopiëren en dit aanpassen aan uw wensen.
Stappen
- Start de benodigde toepassing.
- Maak een nieuw document.
- Voeg de gewenste sjabloonvariabelen toe die u wilt gebruiken in de sjabloon, bijvoorbeeld variabelen voor naam, adres en telefoonnummer.
- Sla het sjabloondocument op een plaats op die u gemakkelijk weer kunt vinden.
Nadat u een sjabloon hebt gedefinieerd en opgeslagen in de sjabloonmap, moet u de sjabloon koppelen aan SuperOffice CRM om er documenten van te maken.
Samenvoegveld toevoegen aan offerte sjabloon
Velden in de offertelijn die niet zijn ingeschakeld, hebben lege waarden voor hun tags - zelfs als u handmatig gegevens aan de database toevoegt. Om alle tags te gebruiken, gaat u naar de offerte-instellingen in Instellingen en onderhoud en schakelt u alle velden in.
Om velden in uw sjabloon in te voegen, kunt u een van de volgende methoden gebruiken:
Methode 1: Gebruik de Veldendialoog
-
Plaats de cursor waar u het veld wilt invoegen.
-
Klik op Invoegen > Snelonderdelen > Veld.
-
Typ in de lijst Veldnamen “merge” om MergeField te markeren.
-
Typ in Veldeigenschappen uw veldnaam (zonder «»):
-
Klik op OK en de variabele wordt in uw document ingevoegd:
Methode 2: Kopieer en plak bestaande velden (het snelst)
-
Kopieer een bestaand veld uit de sjabloon. Zorg ervoor dat u het hele veld inclusief de «»-haakjes kopieert.
-
Plak het veld in uw sjabloon waar nodig.
-
Klik met de rechtermuisknop op het geplakte veld en selecteer Velden bewerken.
-
Typ of plak in het vak Veldnaam onder Veldeigenschappen de nieuwe veldnaam (zonder «»).
-
Klik op OK.
Berekeningen
U kunt berekeningen uitvoeren met de samenvoegvelden.
Netto prijs per eenheid
Om de prijs per eenheid na kortingen weer te geven, kunt u een samenvoegveld zoals dit toevoegen:
Stappen:
-
Druk op Ctrl + F9 om een nieuw samenvoegveld toe te voegen. U ziet twee accolades { }.
-
Binnen de accolades:
- Voeg ”= ” toe en druk opnieuw op Ctrl + F9.
- Voeg “MERGEFIELD line/totalPrice” toe in een nieuwe set accolades.
- Typ ”/” en druk vervolgens op Ctrl + F9.
- Voeg “MERGEFIELD line/quantity” toe in de laatste set accolades.
-
Nu zou u een veld moeten hebben dat er zo uitziet: {= {MERGEFIELD line/totalPrice} / {MERGEFIELD line/quantity}}
