Documentsjabloon

Het is belangrijk voor het profiel van een organisatie dat brieven, faxen en andere documenten een duidelijke en uniforme vormgeving hebben. Dit betekent dat alle uitgaande documenten dezelfde lettertypen, marges, logo’s, enzovoort moeten hebben. Door sjablonen speciaal voor uw organisatie te maken, zorgt u ervoor dat de contactpersonen van uw organisatie eenvoudig de correspondentie van uw organisatie herkennen. De sjablonen bevatten variabelen die informatie ophalen uit de SuperOffice-database en deze automatisch invoeren in het document. SuperOffice CRM wordt geleverd met een aantal standaardsjablonen die u direct kunt gebruiken nadat u het programma hebt geïnstalleerd. Deze sjablonen worden gebruikt voor het maken van documenten van SuperOffice CRM. U kunt de meegeleverde sjablonen van SuperOffice CRM bewerken. U kunt ook uw eigen sjablonen maken in de toepassingen die u hebt gekozen om te gebruiken samen met SuperOffice CRM. Dit doet u door sjabloonvariabelen in te voeren in de sjabloondocumenten.

​

Voordelen van het maken van documentsjablonen

• Iedereen bespaart tijd wanneer ze een nieuw document maken, omdat ze geen informatie hoeven in te voeren die meestal in elk document wordt herhaald, zoals de naam en het adres van de klant. Door sjabloonvariabelen te gebruiken, voegt SuperOffice CRM automatisch de klantgegevens toe wanneer u uw volgende document maakt.
• U zorgt ervoor dat uw contacten documenten ontvangen die een uniforme, professionele uitstraling hebben, inclusief uw logo en huisstijl.
• U zorgt ervoor dat alle gebruikers toegang hebben tot juridische tekst die belangrijk is voor uw bedrijf, zoals algemene voorwaarden en dergelijke, en deze kunnen gebruiken.
• U kunt zelfs lijsten maken en bedrijven vinden die een documentsjabloon gemeen hebben.

​

Hoe SuperOffice CRM de juiste taalsjabloon selecteert

SuperOffice CRM heeft meerdere standaardsjablonen beschikbaar in 12-16 talen, afhankelijk van het sjabloontype. Dit omvat e-mailsjablonen en GDPR-sjablonen (12 talen). Om ervoor te zorgen dat u (waar mogelijk) met uw klanten kunt communiceren in hun eigen taal, voert SuperOffice CRM automatisch een taalcontrole uit om te bepalen welke taalsjabloon moet worden gebruikt. Relevant bij het verzenden van uitnodigingsmails en bij het melden van nieuwe contacten dat hun gegevens zijn opgeslagen. Voor AVG-gerelateerde communicatie is dit ook een vereiste. Stappen:

1. Is er een voorkeurstaal ingesteld voor de contactpersoon? Is er een sjabloon beschikbaar in deze taal?
2. Kan het land van de contactpersoon worden toegewezen aan een overeenkomstige taal?
3. Wat is de voorkeursdocumenttaal voor de ingelogde gebruiker en is er een sjabloon beschikbaar in deze taal?
4. Wat is de taal van de gebruikersinterface voor de ingelogde gebruiker en is er een sjabloon beschikbaar in deze taal?
5. Als er geen taal wordt gevonden, wordt de Engelse sjabloon gebruikt.

​

Een sjabloondocument toevoegen

1. De documentsjabloon toevoegen en definiëren in Instellingen en onderhoud.
2. De documentsjabloon beschikbaar maken voor de gebruikersgroepen.