Soorten offertesjablonen
SuperOffice biedt verschillende sjablonen voor het genereren van offertes. Deze sjablonen zijn toegankelijk en aanpasbaar in Instellingen en Onderhoud onder Lijsten.
Offertedocument
De offertesjabloon is een combinatie van de hoofd-offerte-tekst (de begeleidende brief geschreven door de verkoper) en de offerte-details. Het offertedocument wordt gegenereerd wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt of een bestaande offerte opent en Klik om het offertedocument te maken kiest. Het document wordt gegenereerd in .doc of .docx-formaat, wat bewerken na creatie mogelijk maakt. Het wordt automatisch opgeslagen onder het tabblad Activiteiten in de verkooppost. Het is ook beschikbaar via de link op het tabblad Offerte.Offerte-details
Het offerte-detailssjabloon wordt automatisch samengevoegd in het offertedocument waar het samenvoegveld<<QuoteDetails>> is geplaatst. Om het offerte-detailsdocument te genereren, klik je op Verzenden op het Offerte-scherm. Dit opent een dialoogvenster waarin je de gewenste lay-out kunt kiezen en het offerte-detailsjabloon kunt selecteren. Het document wordt gegenereerd in .pdf-formaat en kan niet worden bewerkt nadat het is aangemaakt.
Opdrachtbevestigingssjabloon
Om een opdrachtbevestigingsdocument te genereren, klik je op de knop Bestelling plaatsen. Dit opent een dialoogvenster waarin je kunt kiezen tussen Verzend opdrachtbevestiging via e-mail of direct het document genereren. De opdrachtbevestigingssjabloon wordt geselecteerd op basis van het verkooptype en is ingesteld in Instellingen en Onderhoud onder Lijsten > Sale - Type, Stages, Quote. Het document wordt gegenereerd in .pdf-formaat en kan niet worden bewerkt nadat het is aangemaakt.
E-mailsjabloon voor offerte en opdrachtbevestiging
Wanneer je offertes of opdrachtbevestigingen via e-mail verzendt, kun je een e-mailsjabloon kiezen. Voor offertes, klik op de Verzenden-knop en selecteer de sjabloon uit de lijst E-mailtekst. Voor opdrachtbevestigingen, klik op Bestelling plaatsen, kies Verzend opdrachtbevestiging via e-mail, selecteer de e-mailtekstsjabloon en taal, en klik vervolgens op OK om te verzenden.
Samenvoegvelden in offertesjablonen
Samenvoegvelden in SuperOffice CRM offertesjablonen maken dynamische invoeging van details zoals productlijnen en opties mogelijk. In tegenstelling tot standaard sjabloonvariabelen, volgen samenvoegvelden een specifieke structuur, of hiërarchie, om correcte gegevensintegratie te waarborgen. Je kunt offertes en opdrachtbevestigingssjablonen aanpassen door samenvoegvelden in Microsoft Word te gebruiken. Samenvoegvelden stellen je in staat om specifieke offertinformatie in sjablonen in te voegen, terwijl standaard sjabloonvariabelen klantgegevens en andere details ophalen.Structuur van samenvoegvelden
Samenvoegvelden moeten een hiërarchische volgorde volgen: quote > alternative > group > line. Deze structuur wordt gedefinieerd met behulp van TableStart en TableEnd velden, die het begin en einde van elk tabelgebied markeren:- quote: Het hoogste niveau, dat de gehele offerte vertegenwoordigt.
- alternative: Ingebed binnen offerte, gebruikt voor verschillende productopties.
- group: Ingebed binnen optie, gebruikt om producten te groeperen (optioneel).
- line: Ingebed binnen groep, die individuele productlijnen vertegenwoordigt.
Elke sjabloon moet de inschietvolgorde volgen en altijd beginnen met het hoogste niveau (quote). Het hoeft niet helemaal naar beneden te gaan, maar kan niet beginnen met optie of iets anders dan offerte.
Gebruik van samenvoegvelden
Offerte-details omvatten gedetailleerde informatie zoals lijnen, prijzen en productnamen, meestal geplaatst in een aparte sjabloon van het hoofd-offertedocument. Als zowel het hoofd-document als de offerte-details worden gebruikt:- Als het samenvoegveld
<<QuoteDetails>>aanwezig is in het hoofd-document, worden de offerte-details op die plaats ingevoegd. - Als het samenvoegveld
<<QuoteDetails>>niet aanwezig is, worden de offerte-details aan het einde toegevoegd.
«TableStart:line» «TableEnd:line») worden geplaatst, terwijl optie-velden zowel binnen de optie-tabel als de onderliggende tabellen (groep en lijn) kunnen worden geplaatst.
Groeperen en sorteren
Groeperen: Je kunt producten in de sjabloon groeperen door de GroupBy tag te gebruiken, met een lijn-niveau suffix, zoalsGroupBy:productFamilyKey om producten te groeperen op basis van hun familie.
- De GroupBy tag is hoofdlettergevoelig en kan overal in het document worden geplaatst. Tijdens de runtime verdwijnt deze tag zonder enige tekst achter te laten.
- Slechts één GroupBy tag is toegestaan per sjabloon.
- Je kunt meerdere sets van TableStart en TableEnd secties hebben. Bijvoorbeeld, je wilt misschien een samenvattingstabel met totalen en afzonderlijke tabellen voor de lijnen in elke groep. In dit geval moet de samenvattingstabel geen interne TableStart:line/TableEnd:line sectie bevatten.
OrderBy:name sorteert producten alfabetisch op naam, en OrderBy:vatInfo sorteert producten op btw-status. Slechts één niveau van sortering wordt ondersteund.
Opmaak van numerieke en datumvelden
Numerieke en datumvelden kunnen worden opgemaakt om overeen te komen met de geselecteerde taal/cultuurinstellingen (beïnvloedt weergavevolgorde en scheidingstekens):-
Numerieke velden: Voor decimale waarden kun je het aantal decimalen specificeren (0, 2, of 5). Bijvoorbeeld,
line/totalPrice:2zorgt voor twee decimalen. De decimale scheidingsteken is altijd volgens de gekozen taal/cultuur. -
Datum en tijd velden: Beschikbare formaten omvatten ShortDate, ShortTime, ShortDateTime, LongDate, LongTime, en LongDateTime. Bijvoorbeeld,
quote/sent:LongDateTimevoor volledige datum en tijd.
Culture:de-CH voor Zwitserduits) om de keuze van de gebruiker te overschrijven. Dit betekent dat een dergelijke cultuurcode moet worden ingebouwd in een speciale sjabloon genaamd Offerte voor Zwitser klanten of iets dergelijks.
Gebruik niet de Tabel voor taal- en cultuurnaam, codes en ISO-waarden methode van C++ AppConfig objecten als referentie, er zijn kleine verschillen.