Een offerte maken

In SuperOffice CRM kunt u een offerte vanaf nul maken of een bestaande offerte kopiëren vanuit een andere verkoop. Nadat u de offerte hebt gemaakt, kunt u producten toevoegen, prijzen aanpassen en het voorstel voorbereiden voor de klant.

​

Een nieuwe offerte maken

1. Maak een nieuwe verkoop of open een bestaande verkoop (één die niet is gemarkeerd als Verkocht of Verloren).
2. Ga naar het sectietabblad Offerte.
3. Klik op Een nieuwe offerte maken.
4. Het dialoogvenster Offerte bewerken wordt geopend. Vanaf hier kunt u producten toevoegen en de details van de offerte bewerken.

​

Een offerte kopiëren vanuit een andere verkoop

Om tijd te besparen kunt u een bestaande offerte hergebruiken vanuit een andere verkoop die dezelfde valuta gebruikt.

1. Open een verkoop zonder offerte en ga naar het sectietabblad Offerte.
2. Klik op Offerte kopiëren vanuit andere verkoop.
3. In het dialoogvenster Nieuwe offerte maken door een bestaande offerte te kopiëren:
   • Selecteer een verkoop uit de lijst (moet een offerte bevatten met dezelfde valuta).
   • Of, begin te typen om te zoeken op verkoopnaam.
4. Klik op OK. De offerte en alle alternatieven worden gekopieerd naar de huidige verkoop en weergegeven in het sectietabblad Offerte met de status Concept.
5. Klik op Openen om de offerte te bekijken of te bewerken in het dialoogvenster Offerte bewerken.

​

Producten aan de offerte toevoegen

​

Eén product toevoegen

1. Ga in het tabblad Producten van de offerte naar Toevoegen. Het dialoogvenster Product toevoegen/bewerken wordt geopend.
2. Begin te typen in het veld Product zoeken om een product te vinden op naam of code.
3. Selecteer een product uit de lijst. De productvelden worden automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde prijslijst.
4. Voer de aantallen in (verplicht).
5. Optioneel kunt u prijzen aanpassen via:
   • Kortingspercentage
   • Kortingbedrag
   • Totaalprijs
   Houd de muisaanwijzer boven een kortingsveld om eventuele systeemkortingen weer te geven (zoals volumekortingen die automatisch worden toegepast).
6. Ga naar het tabblad Details om:
   • Winst te bekijken of aan te passen (percentage of bedrag)
   • Optioneel btw in te stellen
   Kortingen, totaalprijs en winst zijn met elkaar verbonden. Wanneer u één veld wijzigt, worden de andere automatisch bijgewerkt. Het laatst bewerkte veld wordt gemarkeerd.Als u een korting invoert die niet is toegestaan door het systeem, wordt er een waarschuwing of ander bericht weergegeven.
7. Optioneel: Bekijk productinformatie in de tabbladen Beschrijving of Afbeelding.
8. Klik op Opslaan om het product toe te voegen aan de offerte, of klik op Opslaan + nieuw om direct nog een product toe te voegen.

​

Meerdere producten toevoegen

Om meerdere producten tegelijk toe te voegen, moet u de geavanceerde zoekfunctie gebruiken.

1. Klik in het tabblad Producten op Toevoegen.
2. Klik op om het dialoogvenster Producten zoeken te openen.
3. Gebruik één of meer criteria om de lijst te verfijnen. Klik op Criterium toevoegen om extra filters toe te voegen. De zoekopdracht omvat alle actieve prijslijsten in de valuta van de verkoop.
4. Selecteer de producten die u wilt toevoegen: gebruik Ctrl+klik (Windows) of Cmd+klik (Mac) om meerdere producten te selecteren.
5. Klik op OK. Alle geselecteerde producten worden toegevoegd aan de offerte. U keert terug naar het dialoogvenster Offerte bewerken.
6. Om de aantallen in te stellen (en optioneel korting, prijs of winst bij te werken), dubbelklik op elke productregel.

​

Betaal- en leveringsopties instellen

Voordat u de offerte verstuurt of het offertedocument genereert, gaat u naar het tabblad Details van de offerte. Hier kunt u instellen:

• Betalingsvoorwaarden en betalingstype
• Leveringsvoorwaarden en leveringstype
• Factuuradres en bezorgadres

Deze velden worden opgenomen in het offertedocument en gebruikt bij het plaatsen van de order.

​

Problemen oplossen

​

Waarom wordt het dialoogvenster “ERP-verbinding selecteren” weergegeven?

Dit dialoogvenster verschijnt als:

• Er geen prijslijst bestaat voor de geselecteerde valuta.
• Er meerdere ERP-verbindingen beschikbaar zijn.

Oplossing: Kies een andere valuta of zorg ervoor dat er een geldige prijslijst bestaat. Selecteer daarna de juiste ERP-verbinding.

​

Waarom kan ik de verkoop waarvan ik wil kopiëren niet vinden?

Bij het kopiëren van een offerte toont de lijst Verkopen alleen verkopen die:

• Een bestaande offerte bevatten.
• Dezelfde valuta gebruiken als de huidige verkoop.

Oplossing:

• Controleer of de verkoop waaruit u wilt kopiëren een offerte bevat.
• Controleer of beide verkopen dezelfde valuta gebruiken.
• Indien nodig, wijzig de valuta van de huidige verkoop zodat deze overeenkomt.

Als de lijst nog steeds leeg is, zijn er geen overeenkomende verkopen beschikbaar om te kopiëren.

​

Waarom is de knop OK uitgeschakeld bij het kopiëren?

U hebt mogelijk geen toegang tot de ERP-verbinding die wordt gebruikt in de offerte. Plaats de muisaanwijzer op de knop OK om te zien welke verbinding beperkt is.

​

Waarom zie ik waarschuwingen of fouten?

Wanneer u producten toevoegt of bewerkt in een offerte, kan SuperOffice een bericht weergeven als iets buiten de toegestane limieten valt. Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Producten zijn niet beschikbaar in het assortiment
• Inactieve prijslijsten
• De korting is te hoog
• De winst is te laag
• De prijs is te laag of nul

Het systeem toont een van de volgende pictogrammen: Deze berichten kunnen worden weergegeven in:

• Het dialoogvenster Product toevoegen/bewerken
• Het dialoogvenster Offerte bewerken
• Op productregels in het sectietabblad Offerte
• Op het tabblad Producten (en alternatieven) in de offerte
• Wanneer u probeert een offerte te verzenden of een order te plaatsen