Importere fra Excel

Du kan importere kundedataene dine på én gang ved hjelp av Excel, Outlook, Gmail eller ERP Synchronizer i SuperOffice CRM. Excel-regnearket kan for eksempel inneholde:

• En liste over leads/prospekter som du vil legge inn i SuperOffice.
  Legg til en kolonne med for eksempel teksten “potensiell kunde” for alle personene, slik at det blir enkelt å koble dem til riktig kategori i SuperOffice CRM.
• En firma-/personliste med “vaskede” data (eksportert og kvalitetskontrollert for deretter å importeres igjen).
• Firmaer og personer fra andre programmer og formater, for eksempel økonomisystemer, andre CRM-klienter, e-postklienter (bortsett fra Gmail og Outlook) og Windows-installasjoner av SuperOffice CRM.

​

Før du begynner

Før du starter importen, må du klargjøre Excel-filen. Sjekkliste:

• Excel-regnearket bør minimum inneholde kolonner med firmanavn og personnavn (fornavn og etternavn).
• Kontroller at dataene er oppdaterte. Er for eksempel postadresser og telefonnumre riktige?

​

Importere firmaer/personer fra en Excel-fil

​

Trinn

1. Gå til skjermbildet Importer ved å klikke på knappen Importer () i Navigatoren.
2. Kontroller at Personer er valgt under Velg en importkilde, og klikk deretter på Excel-ikonet.
3. I dialogboksen Last opp fil klikker du på Last opp fil for å velge Excel-regnearket du vil importere.
4. Bla deg frem til ønsket Excel-regneark, og klikk på Åpne. Dataene fra regnearket vises i tabellen.

​

Tilpasse importen

Siden Excel-regnearket kan inneholde alt fra noen få kolonner til svært mange kolonner, er det viktig at kolonnene med data du vil importere, blir koblet til riktig SuperOffice-felt.

1. Finn kolonnen som inneholder navnet på firmaer, klikk på kolonnetittelen (Ingen valgt), og velg Firma: Navn.
2. Finn kolonnene som inneholder fornavn og etternavn på personer, klikk på kolonnetittelen (Ingen valgt), og velg Person: Fornavn og Person: Etternavn. Hvis det bare er én kolonne med både fornavn og etternavn, velger du Person: Fullt navn.
3. Velg SuperOffice-feltene for resten av kolonnene i tabellen. Hopp over kolonnene du ikke vil importere.
4. Klikk på Konfigurer importinnstillinger og juster importinnstillingene.
5. I feltet Samtykkekommentar skriver du en kommentar om hvorfor du registrerer disse personene i SuperOffice (formål), og hvordan/hvor du har innhentet samtykket deres

1. Klikk på Next. Vinduet Forhåndsvisning av import vises.
2. I Forhåndsvisning av import kan du bla gjennom importdataene før importen starter.

   Ikon	Beskrivelse
   	Firmaet finnes ikke og vil bli lagt til.
   	Firmaet finnes allerede og vil bli oppdatert.
   	Personen finnes ikke og vil bli lagt til.
   	Personen finnes allerede og vil bli oppdatert.
   tom	Ingen oppdatering.

1. Fjern merkingen for de radene du IKKE vil importere. Hvis Excel-regnearket inneholdt en overskriftsrad, kan du fjerne den her.
2. Når du har kontrollert at dette faktisk er de dataene du vil importere, klikker du på Importer.

​

Feilsøking

Mange personer vises uten ikon. Betyr det at de ikke blir importert? Rader uten ikoner importeres ikke. Hvis du ser at mange personer ikke blir importert, kan det være fordi de ikke er koblet til et firma. I så fall kan du gjøre ett av følgende:

• Hvis personen faktisk er koblet til et firma, går du tilbake til importkilden (Gmail, Outlook eller Excel) og angir et firma for personen. Start deretter importen på nytt.
• Hvis personen ikke er koblet til et firma, men skal registreres under eget navn i SuperOffice, setter du opp personen som et firma:
  1. Klikk på Forrige og Konfigurer importinnstillinger.
  2. Klikk på listen Hvis ingen firmanavn under Person.
  3. Velg Opprett firma med personens navn.
  4. Klikk på Lagre.
  5. Klikk på Neste, og kontroller at ikonet Nytt firma vises ved siden av personen. Personen registreres som et firma i SuperOffice CRM med seg selv som eneste person.

Jeg kommer ikke videre! Du må koble alle de påkrevde SuperOffice-feltene til hver sin kolonne for å gå videre. De obligatoriske feltene vises over tabellen. Hvis du har angitt at personer uten firmaer skal legges til som nytt firma, er bare SuperOffice-feltet Firma: Navn obligatorisk.

​

Ferdigstille importen

Når importen er fullført, vises to lister:

• Nye firmaer og personer som ble importert.
• Eksisterende firmaer og personer som ble endret som følge av importen.

Over hver liste er det en lenke til utvalget med de nye/endrede firmaene/personene.