Svare på en chat

Innkommende chats blir indikert på følgende måter:

• Et tallikon på Dashboard-fanen viser hvor mange innkommende chats som ikke er besvart av en agent.
• I listen Innkommende chatsamtaler i Dashboard-fanen. Du kan dobbeltklikke på en rad for å svare på en chat.
• I Chatsamtaler-fanen viser feltet I kø hvor mange chats som venter på svar.
• En advarsel vises hvis en chat ikke blir besvart innen en bestemt tid. Denne advarselen vises kun hvis statusen din er Til stede.

For at du skal kunne svare på kundenes chat-spørsmål på en rask og profesjonell måte, har SuperOffice Chat en rekke valg for å øke hastigheten og forbedre chatsvarene. Spar tid ved å bruke forhåndsdefinerte tekster når du svarer på kundespørsmål via chat. Du kan opprette og sende et hurtigsvar på et vanlig spørsmål. I andre situasjoner, der hurtigsvar ikke er tilstrekkelig, kan du inkludere FAQ-er, tilpassede svarmaler eller filer.

​

Angi status (Til stede / Borte)

Angi din tilstedeværelse øverst til høyre på Chat-skjermen.

• Til stede: Du mottar advarsler for ubesvarte chats.
• Borte: Du mottar ikke advarsler, men kan fortsatt svare på chats. Hvis alle agenter er borte, ser kundene det frakoblede skjemaet når de starter en chat.

​

Svare på neste chatsamtale i køen

1. Klikk på Chat i navigatoren.
2. Sørg for at statusen øverst til høyre er satt til Tilstede.
3. Klikk på Hent neste i køen for å ta den neste ubesvarte chatten. For å svare en bestemt kunde, gå til fanen Dashbord, finn chatten i listen Innkommende chat, og dobbeltklikk på raden.
4. Skriv svaret ditt i meldingsfeltet og trykk ENTER eller klikk på Send for å chatte.
   • For å tilpasse svaret, prøv å finne kunden i SuperOffice. Da kan du se relevant informasjon i sidepanelet.
   • For å legge til emojis eller klistremerker, klikk på ved siden av tekstfeltet.
5. For å gi tilleggsinformasjon under chatten:
   • Send en FAQ, en svarmal eller et hurtigsvar
   • Send en fil
6. Hvis du ikke kan hjelpe kunden, gjør ett av følgende:
   • Overfør chatten til en annen agent.
   • Opprett en sak fra chatten.
7. Når samtalen er over, klikk på og velg Avslutt chat, med mindre kunden lukker chatvinduet først. Chatten blir flyttet til Nylige chatsesjoner, og en kopi lagres også i fanen Aktiviteter i SuperOffice CRM.

​

Sett inn FAQ-er, svarmaler eller hurtigsvar

For å spare tid, sett inn forhåndsdefinert tekst i stedet for å skrive hele svar.

1. Klikk på i chatpanelet.
2. Velg ett av følgende:
   • FAQ: Setter inn en kobling til en publisert FAQ i kundesentret.
   • Svarmaler: Setter inn gjenbrukbart meldingsinnhold.
   • Hurtigsvar: Setter inn et personlig tekstutklipp.
   Du kan søke, bla gjennom mapper eller bruke ikonene for historikk og favoritter.
3. Trykk ENTER eller klikk Send for å sende meldingen.

​

Opprette et hurtigsvar

1. I en pågående chatsamtale klikker du på nederst i chatpanelet.
2. Klikk på .
3. I Hurtigsvar-vinduet klikker du på Legg til. Et nytt svar legges til i listen.
4. Klikk på feltet Ny tittel og angi en tittel for hurtigsvaret. Dette vil ikke være synlig for kunden.
5. Klikk på feltet Nytt innhold og skriv inn svarteksten du vil sende til kundene.
6. Klikk på Lagre. Vinduet lukkes, og det nye hurtigsvaret lagres. Du kan nå velge hurtigsvaret under en chat.

​

Sende filer i chat

Du kan sende dokumenter eller filer under en chatøkt.

1. Klikk på i chatpanelet.
2. Velg ett av følgende:
   • Klikk på Velg et CRM-dokument, søk etter og velg en fil fra SuperOffice.
   • Klikk på Last opp filer, velg filen og klikk på Åpne.
   • Dra og slipp en fil direkte på opplastingsområdet. Pass på at →Flytt vises ved siden av pekeren når du slipper filen.

Filen sendes umiddelbart.

​

Aktuelle emner

• Bruke chatfunksjonen fra kundens perspektiv
• Opprette eller laste opp et dokument