Svare på en chat
Innkommende chatsamtaler annonseres på følgende måter:
Et ikon med tall på Dashboard-fanen. Tallet viser hvor mange innkommende chatsamtaler som ikke er besvart av en agent.- I listen Innkommende chatsamtaler i Dashbord-fanen. Du kan dobbeltklikke på en rad for å svare på en chat.
- I fanen Chatsamtaler viser feltet I kø hvor mange ubesvarte chatsamtaler som står i kø.
- Et popupvindu med en varsling hvis en chatsamtale ikke er besvart innen et angitt tidsrom. Du ser bare varslingen hvis statusen din er Til stede.
Angi status (Til stede / Borte)
Øverst til høyre i Chat-bildet kan du angi om du er til stede eller ikke:
Du er oppført som en agent som er til stede, og du mottar varslinger om ubesvarte chatsamtaler.
Du er ikke oppført som en agent som er til stede, og du mottar ikke varslinger om ubesvarte chatsamtaler. Du kan imidlertid fortsatt svare på innkommende chatsamtaler.
Note
Hvis alle agenter har statusen Borte, vil kunden bare se det frakoblede skjemaet når de starter chatsamtalen.
Svare på neste chatsamtale i køen
Klikk på Chat i navigatoren.
Kontroller at statusen din er satt til Til stede øverst til høyre.
Klikk på Hent neste i køen for å svare på den neste chatsamtalen.
Note
For å svare på en bestemt chatsamtale (for eksempel fra en kunde som vender tilbake), dobbeltklikker du på den relevante raden i listen Innkommende chat i Dashbord-fanen.
Prøv å finne kunden i SuperOffice, slik at du kan se relevant informasjonen om den i sidepanelet, noe som kan hjelpe deg med å svare på spørsmålet.
For å chatte skriver du inn tekst i den nederste delen av bildet og trykker på ENTER eller klikker på Send.
Hvis du vil bruke emojier/etiketter, klikker du på
ved siden av tekstfeltet.Hvis du ikke kan hjelpe kunden med spørsmålet, gjør du ett av følgende:
- Overfør chatten til en annen agent.
- Opprett en sak fra chatten.
Slik sender du tilleggsinformasjon til kunden:
Når samtalen er avsluttet, kan du klikke på
og velge Avslutt chat (med mindre kunden lukker chatvinduet først). Chatsamtalen flyttes til Nylige chatsesjoner. Du kan også finne en oppføring av chatsamtalen i detaljkortet Aktiviteter i SuperOffice CRM.
Note
Hvis sluttskjema for chat er aktivt for denne chattekanalen, kan kunden gå tilbake til chatten. Da aktiveres chatsamtalen igjen.
Være effektiv med chatsvar
For at du skal kunne svare på kundenes chat-spørsmål på en rask og profesjonell måte, har SuperOffice Chat en rekke valg for å øke hastigheten og forbedre chatsvarene.
Spar tid ved å bruke forhåndsdefinerte tekster når du svarer på kundespørsmål via chat. Du kan opprette og sende et hurtigsvar på et vanlig spørsmål. I andre situasjoner, der hurtigsvar ikke er tilstrekkelig, kan du inkludere FAQ-er, tilpassede svarmaler eller filer.
