Dokumentmal

Det er viktig for en organisasjons profil at brev, fakser og andre dokumenter har et unikt og helhetlig utseende. Det betyr at alle dokumenter som sendes ut av organisasjonen, bør bruke samme skrifttyper, marger, logoer og så videre. Ved å lage maler som er tilpasset din organisasjon, sikrer du at organisasjonens personer lett gjenkjenner organisasjonens korrespondanse. Malene inneholder variabler som trekker ut informasjon fra SuperOffice-databasen og legger den inn i dokumentet automatisk. SuperOffice CRM leveres med flere standardmaler som du kan bruke umiddelbart etter at du har installert programmet. Disse malene bruker du når du oppretter dokumenter fra SuperOffice CRM. Du kan redigere malene som følger med SuperOffice CRM. Du kan også lage egne maler i applikasjonene du har valgt å bruke sammen med SuperOffice CRM. Dette gjør du ved å legge inn malvariabler i maldokumentene.

​

Fordeler med å opprette dokumentmaler

• Alle sparer tid når de oppretter et nytt dokument, fordi de ikke trenger å skrive inn informasjon som vanligvis gjentas i hvert dokument, som for eksempel kundenavn og adresse. Ved å bruke malvariabler legger SuperOffice CRM automatisk til kundens informasjon når du oppretter ditt neste dokument.
• Du sørger for at personer mottar dokumenter som har et enhetlig, profesjonelt utseende, inkludert logoen din og firmaidentiteten.
• Du sørger for at alle brukere har tilgang til og kan bruke lovtekst som er viktig for din virksomhet, for eksempel vilkår og lignende.
• Du kan til og med lage lister og finne firma som har en felles dokumentmal.

​

Slik velger SuperOffice CRM riktig språkmal

SuperOffice CRM har flere standardmaler tilgjengelig på 12-16 språk, avhengig av maltypen. Dette inkluderer e-postmaler og GDPR-maler (12 språk). For å sikre at du kan kommunisere med kundene dine på deres eget språk (der det er mulig), vil SuperOffice CRM automatisk utføre en språksjekk for å finne ut hvilken språkmal som skal brukes. Det er relevant når du sender ut invitasjons-e-post, og når du varsler nye personer om at detaljene deres ble lagret. Det er også et krav for kommunikasjon relatert til GDPR. Trinn:

1. Er et foretrukket språk angitt for personen? Er en mal tilgjengelig på dette språket?
2. Kan personens land tilordnes til et tilsvarende språk?
3. Hva er det foretrukne dokumentspråket for den påloggede brukeren, og er en mal tilgjengelig på dette språket?
4. Hva er brukergrensesnittspråket for den påloggede brukeren, og er en mal tilgjengelig på dette språket?
5. Hvis det ikke blir funnet noe språk, brukes den engelske malen.

​

Slik legger du til et maldokument

1. Legg til og definer dokumentmalen i Innstillinger og vedlikehold.
2. Gjør dokumentmalen tilgjengelig for de ønskede brukergruppene.