Arbeide med eksterne dokumenter (kunnskapsbase)

Du kan legge til dokumenter (inkludert bilder og andre filer) for å gjøre dem tilgjengelige for alle som bruker SuperOffice CRM, inkludert uregistrerte kunder. Dokumenter som du laster opp til kunnskapsbasen, er tilgjengelige når du skriver inn innhold i en melding som skal sendes til en kunde. Dette gjelder f.eks. når du bruker fanen Melding i forbindelse med saksbehandling. Her kan du skrive inn tekst på samme måte som i et tekstbehandlingsprogram. Du kan også sette inn bilder ved å klikke på Bilde-knappen på verktøylinjen, men da må bildet allerede ha vært lastet opp til Eksterne dokumenter. Når meldingen sendes, vil det genereres koblinger til filer under Eksterne dokumenter. Det samme gjelder f.eks. når du lager svarmaler og SuperOffice Markedsføring-meldinger.

​

Vis dokument

1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
2. Gå til ønsket mappe.
3. Gjør ett av følgende:
   • Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument. Her kan du også vise og redigere innholdet i enkelte dokumenttyper, som HTML, TXT og innebygd ejr-format.
   • Klikk på for å laste ned dokumenter som ikke kan vises i nettleseren, som PDF- og Microsoft Office-filer. Et ikon i dokumentlisten indikerer dokumenttypen.

​

Legg til dokument

1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
2. Gå til mappen du vil plassere dokumentet i. Hvis den ikke eksisterer ennå, kan du opprette en ny mappe som beskrevet nedenfor.
3. Klikk på knappen Nytt dokument. Du kommer til bildet Egenskaper for dokument.
4. Angi et beskrivende navn på dokumentet i feltet Navn.
5. I feltet I mappe vises automatisk navnet på mappen du har valgt. Hvis du ombestemmer deg, kan du klikke på og velge en annen mappe i listen som vises.
6. I feltet Tilgang velger du hvem som skal ha tilgang til å lese og redigere dokumentet.
7. Hvis du vil bruke dokumentet i et webbasert kundesenter, kan du legge til en unik ID-streng i feltet ID-streng.
8. I feltet Beskrivelse kan du skrive inn en kort beskrivelse av hva dokumentet inneholder.
9. Klikk på Velg fil-knappen ved siden av Fil, og velg det nye dokumentet i dialogboksen som vises.
10. Klikk på Lagre. Hvis dokumenttypen kan redigeres i nettleseren, fylles feltet Innhold ut med dokumentinnholdet.
11. Klikk på OK. Dokumentet legges til i den angitte mappen.

​

Redigere dokumentinnhold

Enkelte dokumenttyper, som HTML, TXT og innebygd ejr-format, kan redigeres direkte i bildet Egenskaper for dokument. For andre typer, for eksempel PDF, trenger du applikasjonen dokumentet opprinnelig ble opprettet i.

1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
2. Gå til mappen som dokumentet ligger i.
3. Klikk på for å laste ned et dokument.
4. Rediger og lagre dokumentet med programmet som dokumentet opprinnelig ble opprettet i.
5. Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument.
6. Klikk på Velg fil-knappen ved siden av Fil, og velg dokumentet du har redigert, i dialogboksen som vises.
7. Klikk på OK for å laste opp dokumentet.

​

Rediger dokumentegenskaper

Ved å redigere dokumentegenskapene kan du f.eks. justere hvem som skal ha tilgang til dokumentet.

1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
2. Gå til mappen som dokumentet ligger i.
3. Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument.
4. Gjør de nødvendige endringene (se over).
5. Klikk på OK. Endringene lagres.

​

Slett dokument

1. Gå til i toppraden, og velg Kunnskapsbase > Eksterne dokumenter.
2. Gå til mappen som dokumentet ligger i.
3. Klikk på dokumentnavnet for å gå til bildet Egenskaper for dokument.
4. Klikk på Slett-knappen nederst i bildet.
5. Klikk på OK for å bekrefte. Dokumentet fjernes fra SuperOffice Service.