Prosjektguider

En prosjektguide i SuperOffice CRM er et verktøy for prosessstyring som forenkler og standardiserer prosjektgjennomføring ved å koble prosjekttyper til forhåndsdefinerte statuser. Hver status inneholder spesifikke oppfølginger, dokumenter og milepæler som veileder deg gjennom prosjektets livssyklus. Denne strukturerte tilnærmingen sikrer konsistens på tvers av prosjekter og hjelper prosjektledere med å holde kontroll på oppgaver og leveranser. Som standard er det flere prosjektguider tilgjengelig i SuperOffice CRM. Du kan bruke disse som de er, eller tilpasse dem i Innstillinger og vedlikehold for å passe din bedrifts arbeidsflyt.

​

Hva er en prosjektguide?

En prosjektguide består av:

• Statuser: Ulike faser i et prosjekt, for eksempel Planlagt, Under arbeid og Avslutning.
• Oppfølginger: Handlinger som gjøremål og møter knyttet til hver status.
• Dokumenter: Relevante filer, som rapporter eller notater, koblet til prosjektet.
• Milepæler: Viktige oppfølginger som markerer betydelige fremskritt i prosjektet.

Når du oppretter et prosjekt eller endrer prosjekttypen til en med en tilknyttet prosjektguide, aktiveres guiden automatisk i detaljkortet Prosjektguide. Dette kortet viser statuser, tilknyttede aktiviteter og neste trinn for prosjektet. Eksempel: For prosjekttypen Konferanse kan prosjektguiden inneholde:

• Planlagt: En oppfølging for “Planleggingsmøte” og dokumentet “Konferanseprogram”.
• Under arbeid: Oppgaver for å lage deltakerliste og sende invitasjoner.
• Lukking: Et evalueringsmøte og en sluttrapport.

Prosjektguider opprettes i Innstillinger og vedlikehold og kan tilpasses etter din bedrifts behov.

​

Hvordan fungerer en prosjektguide?

1. Start med en status: Når du oppretter eller oppdaterer et prosjekt med en tilknyttet prosjektguide, settes den første statusen automatisk. Detaljkortet Prosjektguide viser oppfølginger og dokumenter knyttet til denne statusen.
2. Opprett aktiviteter: Hver oppfølging eller dokument i guiden kan opprettes direkte fra detaljkortet:
   • Klikk på Opprett ved siden av oppfølgingen eller dokumentet.
   • Fyll ut de forhåndsutfylte feltene i dialogboksen og lagre.
   Tilordne oppfølginger til teammedlemmer for bedre samarbeid. Dialogboksen Overfør oppgaven til en prosjektdeltaker vises for enkelte oppfølginger.
3. Merk oppgaver som fullført: Når en aktivitet er fullført, merk av i boksen ved siden av oppfølgingens navn i detaljkortet Prosjektguide. Dokumenter merkes automatisk som fullført ved opprettelse. Fullførte elementer vises også i detaljkortet Aktiviteter.
4. Gå til neste status: Når alle oppgaver for en status er fullført, eller ved behov:
   • Flytt prosjektet til neste status manuelt eller automatisk (hvis definert i Innstillinger og vedlikehold).
   • Guiden oppdateres med oppfølginger og dokumenter for den nye statusen.
5. Gjenta for alle statuser: Arbeid deg gjennom alle statuser og fullfør de foreslåtte aktivitetene til prosjektet er ferdig.

​

Detaljkortet Prosjektguide

Detaljkortet Prosjektguide gir en strukturert oversikt over prosjektets forhåndsdefinerte statuser, oppfølginger og dokumenter. Dette detaljkortet gjør det enkelt å følge opp og gjennomføre oppgaver, slik at prosjekter utvikler seg som planlagt.

​

Viktige elementer

• Statusknapper: Øverst vises forhåndsdefinerte statuser som Planlagt, Under arbeid, Avslutning og Fullført.
  • Gjeldende status: Uthevet med en fylt sirkel ().
  • Fremtidige statuser: Markert med en åpen sirkel ().
  • Fullførte statuser: Markert med en hake ().
• Aktiviteter: Kortet er delt i to kolonner: Oppfølginger og Dokumenter. Hver rad har en Opprett-kobling, slik at brukere kan opprette nødvendige oppfølginger eller dokumenter direkte fra detaljkortet. Milepæl-aktiviteter identifiseres med et diamantikon (). Feltet Neste milepæl på prosjektkortet viser automatisk datoen for neste milepæl, slik at brukere kan holde oversikt over viktige prosjektfrister.
• Filtre: Nederst kan du justere visningen ved hjelp av avmerkingsboksene:
  • Kun opprettede: Viser kun fullførte eller pågående oppfølginger og dokumenter.
  • Kun milepæler: Viser kun milepæloppfølginger.
  • Vis alle statuser: Viser alle statuser og tilhørende oppfølginger og dokumenter.

​

Tips for bruk

• Rask navigering: Bruk statusknappene for å fokusere på aktiviteter for en enkelt fase i prosjektet.
• Effektiv oppfølging: Marker aktiviteter som fullført eller opprett oppgaver direkte fra dette kortet.
• Tilpasning: Juster filtre for å fokusere på milepæler eller opprettede aktiviteter.

​

Opprett en oppfølging eller et dokument

Slik oppretter du en oppfølging eller et dokument knyttet til en prosjektguide:

1. Gå til detaljkortet Prosjektguide.
2. Finn oppfølgingen eller dokumentet under gjeldende status.
3. Klikk Opprett ved siden av elementet.
   • For oppfølginger åpnes dialogboksen Oppfølging med forhåndsutfylte felt basert på innstillingene i prosjektguiden. Gjør eventuelle endringer og klikk Lagre.
   • For dokumenter åpnes dialogboksen Dokument med en forhåndsvalgt mal. Fyll ut de nødvendige feltene og klikk Lagre.

​

Merk en oppfølging som utført

1. Gå til detaljkortet Prosjektguide, og finn oppfølgingen.
2. Merk av i boksen ved siden av oppfølgingsnavnet. Oppfølgingen markeres som fullført og vises som ferdig i detaljkortet Aktiviteter.

Dokumenter markeres automatisk som fullført ved opprettelse.

​

Flytt til neste status

Å gå gjennom et prosjekts statuser er en sentral funksjon i prosjektguiden. Flytting til neste status kan skje automatisk eller manuelt, avhengig av dine arbeidsflytbehov.

​

Automatisk statusendring

Hvis prosjektguiden er konfigurert til å foreslå neste status, vises dialogboksen Prosjektguide - flytt prosjektet til neste status når alle nødvendige oppfølginger og dokumenter for gjeldende status er fullført.

1. Fullfør alle nødvendige oppfølginger og dokumenter for gjeldende status.
2. Når dialogboksen åpnes, klikk Ja for å gå til neste status, eller Nei for å bli i den nåværende statusen.

​

Manuell statusendring

Du kan manuelt flytte prosjektet til neste status uten å fullføre alle oppfølginger og dokumenter i gjeldende fase. Når du endrer status, for eksempel fra Planlagt til Under arbeid, markeres den forrige statusen automatisk som fullført i detaljkortet Prosjektguide.

​

Fra detaljkortet Prosjektguide

1. Høyreklikk på knappen for ønsket status.
2. Velg Gå til denne statusen fra menyen.

​

Fra hovedkortet Prosjekt

1. Klikk på Rediger () på hovedkortet Prosjekt.
2. Klikk på pilen ved siden av feltet Status for å åpne listen.
3. Velg ønsket status.
4. Klikk Lagre for å bekrefte endringen.

​

Fordeler med prosjektguider

• Konsistens: Sikrer en standardisert tilnærming til prosjektstyring på tvers av teamet.
• Synlighet: Holder hele teamet oppdatert om status, neste steg og viktige milepæler.
• Tilpasning: Tilpass guider til din bedrifts unike arbeidsflyter og prosesser.

​

Aktuelle emner

• Introduksjon til prosjekter
• Opprette et prosjekt
• Redigere eller deaktivere en prosjektguide