Oppdatere flere poster (masseredigering)

Med masseredigering kan du endre verdier på tvers av flere oppføringer av samme type. Du kan utføre masseredigeringen på alle eller utvalgte oppføringer i detaljkort (arkiver), utvalg og Finn-skjermbildet. Du kan oppdatere bestemte verdier og tømme bestemte verdier. Denne oppgaven kan også brukes til å slette flere oppføringer.

​

Trinn

1. Åpne utvalget, detaljkortet (arkiv) eller søkeresultatene (Finn-skjermbildet) som inneholder oppføringene du vil oppdatere.
2. Utvalg: Klikk på Oppgave-knappen () og velg Masseredigering. eller Velg oppføringene du vil oppdatere, høyreklikk på disse og velg Masseredigering…. Dialogboksen Masseredigering åpnes. Nederst i denne dialogboksen kan du se typen oppføring og hvor mange oppføringer som skal oppdateres. Eksempel: Antall personer i kø for masseredigering: 7.
   Hvis utvalget inneholder både firma og personer, vil det være to faner: Firma og Person.
3. Velg et felt som skal oppdateres, i kolonnen Felt. Du kan også skrive inn navnet i feltet. Mens du skriver inn hver bokstav, viser listen nedenfor alle treff som er relevante for de valgte oppføringene.
4. Velg en handling i kolonnen Handling. Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av felttypen du valgte i forrige trinn. Eksempler:
   • Velg: Merk av i eller fjern merking av avmerkingsboks.
   • Bytt: Fjern merking i en avmerket avmerkingsboks og omvendt.
   • Søk og erstatt: Finn en tekst og erstatt den.
   • Regex: Oppdatere et felt ved hjelp av regulære uttrykk.
   • Angi: Bruk en ny verdi i feltet.
   • Tøm: Fjern alle verdier fra feltet.
   • Handlinger for lister: Velg eller fjern enkelte eller flere verdier for listefelt.
   • Handlinger for aktivitetskoblinger: Legg til, slett eller erstatt aktivitetskoblinger eller fjern alle aktivitetskoblinger.
5. Hvis du vil legge til flere felt som skal oppdateres, klikker du på Legg til og gjentar trinn 3 og 4.
6. Pass på at du velger () feltene du vil oppdatere og fjern valget feltene du IKKE ønsker å oppdatere.
7. Klikk på Oppdater. Dialogboksen Bekreft åpnes og viser en oversikt over oppdateringene.
8. Klikk på Ja for å implementere endringene i de valgte oppføringene.
   Når en oppdatering er gjort, kan den ikke angres. Du kan imidlertid stoppe oppdateringen mens den pågår. Alle poster som ennå ikke er oppdatert, forblir uendret.
9. Klikk på LOGG for å vise endringsloggen. Hvis noen oppføringer ikke ble oppdatert, er årsaken oppført i kolonnen Årsak.
10. Klikk på Lukk.

​

Søk og erstatt

Med handlingen Søk og erstatt kan du finne en bestemt tekst i et felt og erstatte den.

1. Velg Søk og erstatt i kolonnen Handling.
2. Skriv inn teksten som skal erstattes, i Finn-feltet.
3. Skriv inn erstatningsteksten i feltet Erstatt med.
4. Valgfritt: Klikk på Alternativer og velg innstillingen for om du vil bruke store eller små bokstaver og søke etter hele eller deler av ord.

​

Regulære uttrykk

Handlingstypen Regex lar deg bruke vanlige uttrykk til å oppdatere et felt.

1. Velg Regex i Handling-kolonnen.
2. Skriv inn uttrykket i feltet Uttrykk.
3. Skriv inn erstatningsteksten i feltet Erstatt med.
4. Valgfritt: Klikk på Alternativer og velg innstillinger for det vanlige uttrykket.

​

Eksempler

​

Oppdatere firmakategorier

Du ønsker å kategorisere kundene etter salgsbeløp. Opprett firmakategorier kalt “Kunde A”, “Kunde B” og “Kunde C” i SuperOffice CRM. For “Kunde A” kan du opprette et utvalg av firmaer som hadde salgsbeløp på over 50 000 EUR i fjor. Bruk Masseredigering til å oppdatere kategorien for disse kundene til “Kunde A”. Gjenta denne prosessen for de andre firmaene.

​

Oppdatere postnummer og poststed for firmaer

Postnummer og poststeder i Norge er endret. Bruk Masseredigering til å oppdatere adressene.

​

Oppdater person

Du oppdager at kontaktfeltet Posisjon sjelden brukes. For å komme i gang med oppgaven med å fylle ut dette feltet for alle personer, ønsker du å finne alle personene som har direktør i tittelen. Opprett et utvalg av alle personer som inneholder ordet “direktør” i Tittel-feltet. Bruk Masseredigering til å angi feltet Stilling til Ledelse.

​

Oppdatere prosjekt

Du ønsker å rydde opp i alle de “gamle” prosjektene som ikke er satt til å fullføres. Opprett et utvalg av alle de gamle prosjektene dine, for eksempel alle prosjekter som går mer enn 2 år tilbake i tid, og som ikke har vært oppdatert det siste året. Bruk Masseredigering til å angi statusen Utført for disse prosjektene til Ja.