Svara på ett chattsamtal

Inkommande chattar indikeras på följande sätt:

• En sifferikon på Dashboard-fliken visar hur många inkommande chattar som inte har besvarats av en handläggare.
• I listan Inkommande chatt på Dashboard-fliken. Du kan dubbelklicka på en rad för att svara på en chatt.
• På Chattsamtal-fliken visar fältet I kö hur många chattar som väntar på svar.
• En varning visas om en chatt inte besvaras inom en bestämd tid. Denna varning visas endast om din status är Närvarande.

För att du ska kunna ge snabba och professionella svar på dina kunders chattfrågor finns det flera funktioner i SuperOffice som hjälper dig att svara snabbt och tydligt. Spara tid genom att använda fördefinierade texter när du svarar på kundfrågor i chatten. Du kan skapa och skicka snabbsvar på vanliga frågor. I andra situationer där snabbsvar inte är tillräckliga kan du lägga till FAQ-artiklar, anpassade svarsmallar eller filer.

​

Ange status (Närvarande/Frånvarande)

Ange din närvaro överst till höger i Chatt-fönstret.

• Närvarande: Du får varningar för obesvarade chattar.
• Frånvarande: Du får inte varningar men kan fortfarande svara på chattar. Om alla handläggare är frånvarande ser kunder det frånkopplade formuläret när de startar en chatt.

​

Svara på nästa chattsamtal i kön

1. Klicka på Chatt i navigatorn.
2. Kontrollera att din status uppe till höger är inställd på Närvarande.
3. Klicka på Hämta nästa i kön för att ta nästa obesvarade chatt. För att svara en specifik kund, gå till fliken Dashboard, hitta chatten i listan Inkommande chatt, och dubbelklicka på raden.
4. Skriv ditt svar i meddelandefältet och tryck på ENTER eller klicka på Skicka för att chatta.
   • För att anpassa ditt svar, försök att hitta kunden i SuperOffice. Du kan då se relevant information i sidopanelen.
   • För att lägga till emojis eller klistermärken, klicka på bredvid textfältet.
5. För att skicka ytterligare information under chatten:
   • Skicka en FAQ, ett svarsmall eller ett snabbsvar
   • Skicka en fil
6. Om du inte kan hjälpa kunden, gör något av följande:
   • Överför chatten till en annan agent.
   • Skapa ett ärende från chatten.
7. När konversationen är avslutad klickar du på och väljer Avsluta chatt, om inte kunden stänger fönstret först. Chatten flyttas till Senaste chatsessioner, och en kopia sparas även under fliken Aktiviteter i SuperOffice CRM.

​

Infoga FAQ:er, svarsmallar eller snabbsvar

För att spara tid, infoga fördefinierad text istället för att skriva fullständiga svar.

1. Klicka på i chattfönstret.
2. Välj något av följande:
   • FAQ: Infogar en länk till en publicerad FAQ i kundcentret.
   • Svarsmallar: Infogar återanvändbart meddelandeinnehåll.
   • Snabbsvar: Infogar ett personligt textfragment.
   Du kan söka, bläddra bland mappar eller använda ikonerna för historik och favoriter.
3. Tryck ENTER eller klicka Skicka för att skicka meddelandet.

​

Skapa ett snabbsvar

1. Klicka på i den nedre delen av chattpanelen i en pågående chatt.
2. Klicka på .
3. Klicka på Lägg till i fönstret Snabbsvar. Ett nytt svar läggs till i listan.
4. Klicka på fältet Ny rubrik och ange en ny rubrik för snabbsvaret. Detta kommer inte vara synligt för kunden.
5. Klicka på fältet Nytt innehåll och skriv in texten som du vill skicka till kunderna.
6. Klicka på Spara. Fönstret stängs och det nya snabbsvaret sparas. Nu kan du välja snabbsvaret när du chattar med en kund.

​

Skicka filer i chatt

Du kan skicka dokument eller filer under en chatt-session.

1. Klicka på i chattfönstret.
2. Välj något av följande:
   • Klicka på Välj ett CRM-dokument, sök och välj en fil från SuperOffice.
   • Klicka på Ladda upp filer, välj filen och klicka på Öppna.
   • Dra och släpp en fil direkt på uppladdningsområdet. Se till att →Flytta visas bredvid din muspekare när du släpper filen.

Filen skickas omedelbart.