Gruppöversikt (gruppvy)

Gruppöversikten i kalendern gör det möjligt att visa och hantera flera användares eller resursernas scheman i en gemensam kalendervy. Gruppöversikter effektiviserar planering, ger överblick över tillgänglighet och gör det möjligt att skapa händelser direkt för teammedlemmar eller resurser.

​

Visa flera kalendrar

1. Gå till fliken Översikt i Kalender-fönstret.
2. Välj en grupp i listan ().
   • Fördefinierade grupper baseras på din organisations struktur och kan inkludera användargrupper eller resurser, såsom avdelningar eller mötesrum.
3. Gruppens kalendrar visas nu i fliken Översikt, där du kan kontrollera scheman eller planera händelser.

​

Skapa en ny gruppöversikt

1. Gå till fliken Översikt i Kalender-fönstret.
2. Klicka på och välj Ny gruppöversikt. Alternativt kan du välja Kopiera för att basera den nya översikten på en befintlig.
3. I dialogrutan Ny gruppöversikt, ange ett Namn och en valfri Beskrivning.
4. Välj vilka användare och resurser som ska ingå i gruppöversikten. Du har flera alternativ:
   • Medarbetare: Välj en användare från organisationen och klicka på för att lägga till dem. Du kan filtrera listan efter användargrupp för enklare sökning.
   • Projekt: Välj ett projekt, markera en projektdeltagare och klicka på för att lägga till dem.
   • Resurs: Välj en resurs, såsom ett konferensrum eller en projektor, och klicka på för att lägga till den.
   Klicka på Markera alla för att välja alla i listan och lägga till dem på en gång.
5. Justera ordningen vid behov: Markera en person eller resurs och använd och för att ändra deras position. Denna ordning avgör hur de visas i fliken Översikt.
6. Klicka på Spara för att spara gruppöversikten eller Avbryt för att ångra ändringarna.

​

Vilka kalendrar kan jag inkludera?

När du skapar en gruppöversikt kan du inkludera en kombination av medarbetare, resurser och projektdeltagare:

• Medarbetare: Lägg till teammedlemmar eller kollegor för att se deras scheman.
• Projektdeltagare: Lägg till medlemmar i ett specifikt projekt för att se deras tillgänglighet.
• Resurser: Lägg till delade resurser såsom konferensrum eller utrustning. Resurslistan definieras under Inställningar och underhåll.

​

Alternativ i Uppgift-menyn

Uppgift-menyn innehåller följande alternativ för hantering av gruppöversikter:

​

Redigera gruppöversikt

Du kan redigera gruppöversikter som du har skapat. Fördefinierade översikter kan inte ändras. Följ dessa steg för att uppdatera en gruppöversikt:

1. Klicka på och välj Redigera.
2. I dialogrutan Redigera gruppöversikt:
   • För att lägga till personer eller resurser: Markera dem i listan och klicka på .
   • För att ta bort personer eller resurser: Markera dem i rutan till höger och klicka på .
   • För att ändra ordningen: Markera en post och använd och .
3. Klicka på Spara för att spara ändringarna eller Avbryt för att ångra dem.

​

Varför är Redigera-knappen grå?

Du kan endast ändra gruppöversikter som du har skapat. Fördefinierade gruppöversikter, såsom de som har skapats av administratörer eller definierats i Inställningar och underhåll, kan inte redigeras. För att göra ändringar:

1. Klicka på Uppgift-knappen () och välj Kopiera.
2. Spara den nya gruppöversikten med ett annat namn.
3. Redigera den kopierade gruppöversikten vid behov.

​

Ta bort gruppöversikt

Du kan ta bort gruppöversikter som du har skapat. Fördefinierade gruppöversikter kan inte raderas.

1. Klicka på Uppgift-knappen () i fliken Översikt.
2. Välj Ta bort gruppöversikt i menyn.
3. Bekräfta borttagningen i dialogrutan genom att välja Ja.