Duplicate Agent

Duplicate Agent rydder op i dit SuperOffice CRM indefra. Hver dag kontrollerer den en batch af dine firmaposter for sandsynlige duplikater, leder efter to personposter, der ser ud til at være samme person, og finder forældreløse personer, som ikke har noget firma, men hvis e-mailadresse peger på et bestemt firma. Den foreslår en sammenlægning eller et link for hver, og gør intet, før du godkender.

​

Hvad agenten gør for dig

• Finder duplikerede firmaer: sammenligner dine firmaer efter navn og andre oplysninger, såsom organisationsnummer, domæne og telefon, for at finde sandsynlige duplikater.
• Finder duplikerede personer: leder efter to personposter inden for samme firma, der ser ud til at være samme person.
• Vurderer hvert match: vurderer hver kandidat på en skala fra 1 til 5 og foreslår kun de stærkeste matches.
• Foreslår en sikker sammenlægning: for firmaer foreslår den altid at bevare den ældste post.
• Genforbinder forældreløse personer: finder personer uden firma, hvis e-mail peger på et, og foreslår at forbinde dem.

​

Tidsplan

Agenten kører Dagligt, én gang om dagen på et systemtildelt tidspunkt. Der er ingen daglig grænse for, hvor mange firmaer den kontrollerer. Agenten holder op til 50 forslag af hver type (firmasammenlægninger, personsammenlægninger og forældreløse personer) afventende din beslutning. Når du godkender eller afviser tilstrækkeligt til at frigøre plads, fylder dens næste planlagte scanning den type op mod 50 igen, hvis der er mere at finde.

​

Aktivér agenten

Opsætning er et enkelt trin. Du er automatisk godkenderen, og du kan oprette én instans.

1. Vælg Agenter i Navigator. Første gang du åbner siden Agenter, skal du logge ind og godkende AI-agenter i SuperOffice.
2. Find kortet Duplicate Agent i Agentoversigt, og klik på Aktivér. Dette åbner opsætningsguiden.
   Kan du ikke se kortet? Klik på Gennemse agenter for at finde det.

​

Generelle indstillinger

1. Angiv et unikt Navn for agentinstansen. Dette kan ikke ændres efter aktivering.
2. Redigér valgfrit den foreslåede Beskrivelse, hvis du vil have noget andet.
3. Vælg Rapporteringssprog. Dette påvirker både rapporter og chatsvar.
4. Klik på Gem. Instansen aktiveres, vises under Mine agenter i sidepanelet Agenter, og begynder at arbejde på sin næste daglige kørsel.
5. Vælg Gå til instans for at åbne din nye Duplicate Agent og komme i gang.

Før du gennemgår, skal du vælge fanen Chat, derefter klikke på og vælge Afventende for at indsnævre en travl kø til forslag, der afventer din beslutning.

​

Sammenlægningsforslag: duplikerede firmaer

1. Vælg et firmasammenlægningsforslag () fra listen.
2. Gennemgå side-om-side fjern/bevar firmasammenligningen, og hvad der sker, hvis du godkender sammenlægningen. Agenten foreslår altid at bevare det ældste firma.
3. Bed valgfrit agenten (i chatten) om at rydde op i det firma, du bevarer, før du godkender.
4. Klik på Godkend.
   En sammenlægning kan ikke fortrydes. At kombinere to firmaer fjerner permanent den ekstra post.
5. Klik på Godkend i bekræftelsesdialogen.
   • Det bevarede (ældste) firma bevarer sine oplysninger og sin ejer, som bliver ejeren af det sammenlagte resultat.
   • Eventuelle tomme felter udfyldes fra den anden post.
   • Der tilføjes en note til det bevarede firma, der registrerer ændringen.
   • Ejeren af det fjernede firma får besked om sammenlægningen og ejerskiftet, selv når begge poster allerede havde samme ejer.

​

Sammenlægningsforslag: duplikerede personer

1. Vælg et duplikeret personforslag () fra listen.
2. Gennemgå de mulige duplikerede personer: firmaet personerne tilhører, en vurdering af matchsikkerhed (1-5 stjerner), hvorfor de ser ud til at være samme person, og hvad agenten har matchet på, for eksempel et identisk fulde navn. En advarsel om datatab vises, hvis den person, du bevarer allerede har en e-mail eller et telefonnummer, som den anden posts afvigende værdi ellers ville overskrive: kontrollér begge, før du godkender.
3. Klik på Kombinér og pensionér.
   Dette kan ikke fortrydes. At kombinere to personer pensionerer permanent den ekstra post.
4. Klik på Godkend i bekræftelsesdialogen.
   • De to personer kombineres til den, du bevarer.
   • Eksisterende oplysninger på den bevarede person forbliver som de er. Eventuelle tomme felter udfyldes fra den anden post.
   • Den sammenlagte person markeres som tidligere medarbejder i stedet for at blive fjernet.

​

Forældreløse personer (uden firma)

Agenten leder efter forældreløse personer, det vil sige personer uden firma, hvis e-mailadresse bruger et firmas domæne, og matcher hver med det firma, der ejer det domæne. Når domænet ikke tydeligt peger på et bestemt firma, leder den også efter et firma, hvis navn er et tæt match, og foreslår det i stedet.

1. Vælg et forældreløst personforslag () fra listen.
2. Gennemgå afsnittene Kontakt og Foreslået firma, og hvorfor agenten foreslår linket. Hvis en person kunne tilhøre mere end ét firma, får du et enkelt forslag, der beder dig vælge hvilket. En person uden en e-mail med firmadomæne vises ikke.
3. Klik på Link kontakt. Personen forbindes til det firma. Intet andet om personen eller firmaet ændres. I modsætning til en sammenlægning kan dette senere fortrydes ved at fjerne linket til personen.

​

Undersøg et bestemt firma eller en bestemt person

1. Vælg fanen Chat.
2. I Generel chat skal du bede agenten om at kontrollere et bestemt firma for duplikater eller slå en person op.
3. Hvis den finder en ægte duplikat eller forældreløs person på denne måde, opretter den en normal godkendelsesopgave for det, præcis som en fundet på den daglige planlagte kørsel. Gennemgå det som beskrevet ovenfor.

​

Agentens arbejdsområde

Duplicate Agents arbejdsområde har tre faner: Chat, Historik og Ydeevne. Klik på for at hente de seneste emner. Klik på et emne for at udvide det og se dets fulde workflow- og kørselsdetaljer.

​

Tips og fejlfinding

Hvad sker der, hvis jeg afviser eller ignorerer? Intet ændres. Begge poster bevares som de er. Kan jeg beslutte om flere forslag på én gang? Ja. Vælg flere afventende forslag, og brug Godkend eller Afvis fra bulk-panelet, på samme måde som for enhver anden agent. Hvad sker der med et forslag, jeg ikke får behandlet i tide? Et forslag, der afventer din beslutning, har en begrænset levetid, 30 dage som standard. Når det er inden for 5 dage fra at udløbe, vises et nedtællingsbanner på dets tråd. Hvis du ikke handler i tide, kasseres det, og agenten går videre. Intet ændres for et udløbet forslag, og det samme par kan blive vist igen ved en senere kontrol. Jeg deaktiverede instansen, og mine afventende forslag er væk. At deaktivere en instans kasserer alle forslag, der afventer godkendelse, som beskrevet i Opsæt AI-agenter. Godkend eller afvis det, du har brug for, først, hvis du vil beholde dem. Kun instansens ejer kan ændre dens indstillinger eller slette den.