Werken met antwoordsjablonen

Een antwoordsjabloon kan bijvoorbeeld een specifieke opmaak zijn die bij het antwoorden gebruikt moet worden of een vooraf gedefinieerde tekst die kan worden geplakt in een bericht dat u opstelt voor een klant. Het kan ook een bijlage betreffen die met de sjabloon aan het bericht wordt toegevoegd. Voordat u het antwoord naar de klant stuurt, kunt u de tekst bewerken en er bijlagen aan toevoegen of eruit verwijderen. Met andere woorden: een antwoordsjabloon vormt de basis van een aangepast antwoord aan een klant. Het gebruik van antwoordsjablonen bespaart tijd. Bovendien kunnen ze voor elke situatie op maat worden gemaakt.

​

Wat is het verschil tussen een item in Veelgestelde vragen en een antwoordsjabloon?

• Wanneer u een antwoordsjabloon selecteert, wordt deze als normale tekst ingeplakt. U kunt deze tekst bewerken voordat u het antwoord verzendt. Antwoordsjablonen kunnen voor elke situatie op maat worden gemaakt.
• Wanneer u een item in Veelgestelde vragen selecteert, wordt dat item (afkomstig uit het klantencentrum) ingevoegd. Dit betekent dat u het item in Veelgestelde vragen niet kunt bewerken voordat u uw antwoord naar de klant verzendt. Het voordeel van het gebruik van items in Veelgestelde vragen is dat u de klant laat weten dat er items beschikbaar zijn die mogelijk in de toekomst nuttig kunnen zijn.

​

Antwoordsjablonen zoeken en bekijken

Antwoordsjablonen worden georganiseerd in een mapstructuur die u zelf kunt maken en beheren. Om een antwoordsjabloon te openen:

1. Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Antwoordsjablonen.
2. Blader naar de gewenste map.
3. Klik op de antwoordsjabloon om het scherm Antwoordsjablonen weergeven te openen. Hier ziet u:
   • Informatie over toegangsniveau, taal en eigenaar.
   • Tabbladen met de sjabloontekst en eventuele bijlagen (per taalversie).

​

Antwoordsjablonen zoeken

In het overzicht van antwoordsjablonen klikt u op de knop Zoeken om een specifieke antwoordsjabloon te vinden:

1. Voer de tekst of criteria in waarop u wilt zoeken.
2. Klik op Zoeken. Er verschijnt een lijst met overeenkomende sjablonen.
3. Klik op een sjabloon om deze te openen en te bekijken.