Antwoordsjabloon maken

​

Stappen

1. Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Antwoordsjablonen.
2. Ga naar de map waarin u de antwoordsjabloon wilt opslaan. Als deze nog niet bestaat, kunt u een nieuwe map maken.
3. Klik op de knop Nieuwe antwoordsjabloon.
4. Bovenaan het tabblad Eigenschappen in het scherm Eigenschappen antwoordsjabloon moeten de volgende gegevens worden ingevoerd:
   • Naam: een beschrijvende naam voor de antwoordsjabloon.
   • Beschrijving: een korte beschrijving van de inhoud van de antwoordsjabloon.
   • Map: standaard is dit de naam van de geselecteerde map. U kunt hier een andere map selecteren.
   • Toegang: hier kunt u aangeven wie toegang heeft tot de antwoordsjabloon en deze kan lezen/bewerken.
5. Selecteer het tabblad (Niet-gespecificeerde taal).
6. Voer op het tabblad Eigenschappen de volgende gegevens in:
   • Taal: Selecteer in deze lijst de klanttaal van de antwoordsjabloon.
   • Standaard: Schakel deze optie in als u deze taal als standaardtaal wilt instellen voor deze antwoordsjabloon.
   • Onderwerp: Voer hier de titel van de antwoordsjabloon in. Normaal wordt deze in het veld Onderwerp geplaatst wanneer de antwoordsjabloon wordt gebruikt voor een e-mailbericht.
   • Berichtkoppen: Hier kunt u vooraf gedefinieerde inhoud toevoegen die moet worden weergegeven in de koptekst, bijvoorbeeld de velden Aan en Onderwerp, van een e-mailbericht. Deze functie wordt alleen in speciale gevallen gebruikt.
7. Voer op het tabblad Gewone tekst de volgende informatie in:
   • Inclusief gewone tekst: wanneer u een HTML-versie maakt, is het altijd een goed idee een identieke versie met gewone tekst te maken voor e-mailclients die geen HTML ondersteunen. Het e-mailprogramma selecteert dan automatisch de juiste indeling. Als u deze optie niet inschakelt, wordt de tekst hieronder genegeerd. Deze wordt echter wel opgeslagen, zodat u die tekst later alsnog kunt opnemen.
   Wanneer u zowel gewone tekst als HTML-tekst opneemt, kiest het ontvangende e-mailprogramma de “beste” versie, wat meestal HTML is. Houd er rekening mee dat berichten zonder gewone tekst alleen kunnen worden gelezen door e-mailprogramma’s die HTML ondersteunen.
   • In het grote veld in het midden van het scherm voert u de inhoud van de antwoordsjabloon in. Deze tekst wordt altijd gebruikt als u antwoordsjablonen toevoegt aan berichten.
   • Spellingcontrole: start een spellingcontrole van het bericht in de taal die in de lijst Taal is geselecteerd.
8. Voer op het tabblad HTML-tekst de volgende informatie in:
   • Inclusief HTML-tekst: schakel deze optie in om de tekst eronder op te nemen in een HTML-versie van het e-mailbericht. Deze wordt gebruikt voor klanten die via hun e-mailprogramma HTML kunnen lezen (zoals Outlook). Uw berichten komen vaak beter over wanneer u HTML gebruikt, omdat u afbeeldingen en kleur kunt gebruiken.
   • Voer in het grote veld in het midden van het scherm de tekst met HTML-indeling in die u in het bericht naar de persoon wilt opnemen. Afbeeldingen waarnaar in het bericht een koppeling wordt opgenomen, moeten beschikbaar zijn op een server die toegankelijk is voor ontvangers van het e-mailbericht. U kunt bijvoorbeeld afbeeldingen toevoegen die eerder zijn geüpload naar Externe documenten.
9. Via het tabblad SMS-tekst kunt u antwoordsjablontekst toevoegen voor verzending via SMS:
   • SMS-tekst: hier voert u de hoofdtekst van de antwoordsjabloon in.
   • Aantal tekens: hier kunt u bijhouden hoeveel tekens u hebt ingevoerd.
10. Via het tabblad Bijlagen kunt u bijlagen toevoegen voor opname in de antwoordsjabloon:
    1. Klik op Bestanden kiezen.
    2. Blader in het dialoogvenster naar het gewenste document.
    3. Klik op Toevoegen om de bijlage toe te voegen.
    4. Herhaal deze procedure om meer bijlagen toe te voegen.
    U kunt een bijlage verwijderen door te klikken op Verwijderen rechts van de rij.
11. Klik op OK om de antwoordsjabloon op te slaan. Het tabblad (Niet-gespecificeerde taal) wijzigt in de geselecteerde taal. Klik op Vorige om terug te gaan naar de mapstructuur voor antwoordsjablonen. Deze is nu beschikbaar voor gebruik bij het beantwoorden van klantvragen.

​

Antwoordsjabloon kopiëren

1. Ga naar Hoofdmenu in de bovenste balk en selecteer Kennisdatabase > Antwoordsjablonen.
2. Ga naar de map waar de antwoordsjabloon zich bevindt.
3. Klik op de antwoordsjabloon. Het scherm Antwoordsjablonen weergeven wordt geopend.
4. Klik op de knop Kopiëren. Een kopie van de antwoordsjabloon wordt geopend in de bewerkmodus.
5. Bewerk de naam van de antwoordsjabloon en voer eventuele andere gewenste wijzigingen door.
6. Klik op OK. De wijzigingen worden opgeslagen.

​

Aangepaste opmaak voor antwoorden maken met behulp van categorieën

[[IF:message.bodyHtml!=""]]
[[message.bodyHtml]]
[[ELSE]]
[[message.body]]
[[ENDIF]]

​

Automatische beantwoording van Veelgestelde vragen