Gruppeoversikt

Gruppeoversikt i dagboken lar deg vise og administrere timeplanene til flere brukere eller ressurser i én samlet kalender. Bruk gruppeoversikter for å effektivisere planlegging, sjekke tilgjengelighet og opprette oppfølginger direkte for teammedlemmer eller ressurser.

​

Vise flere dagbøker

1. Gå til Oversikt-fanen i dagboken.
2. Velg en gruppe fra listen (). Forhåndsdefinerte grupper er basert på organisasjonens oppsett og inkluderer brukergrupper eller ressurser, for eksempel avdelinger eller møterom.
3. De valgte dagbøkene vises i Oversikt-fanen, hvor du kan sjekke timeplaner eller planlegge oppfølginger.

​

Opprette en ny gruppeoversikt

1. Gå til fanen Oversikt i dagboken.
2. Klikk på og velg Ny gruppeoversikt. Alternativt kan du velge Kopier for å lage en ny oversikt basert på en eksisterende.
3. I dialogboksen Ny gruppeoversikt skriver du inn et Navn og en valgfri Beskrivelse.
4. Velg hvem og hvilke ressurser som skal inkluderes i gruppeoversikten. Du har flere alternativer:
   • Medarbeidere: Velg en bruker fra organisasjonen, og klikk deretter på for å legge dem til i oversikten. Du kan filtrere listen etter brukergruppe for enklere søk.
   • Prosjekt: Velg et prosjekt, velg en prosjektdeltaker, og klikk deretter på for å legge dem til i oversikten.
   • Ressurs: Velg en ressurs, for eksempel et møterom eller utstyr, og klikk deretter på for å legge den til i oversikten.
   Klikk på Velg alle for å legge til alle i listen med ett klikk.
5. Endre rekkefølgen i gruppen ved behov: Velg en person eller ressurs, og bruk og for å justere plasseringen. Denne rekkefølgen bestemmer hvordan gruppen vises i Oversikt-fanen.
6. Klikk på Lagre for å fullføre gruppeoversikten, eller Avbryt for å forkaste endringene.

​

Hvilke dagbøker kan jeg inkludere?

Når du oppretter en gruppeoversikt, kan du inkludere en hvilken som helst kombinasjon av medarbeidere, ressurser eller prosjektdeltakere:

• Medarbeidere: Legg til teammedlemmer eller kollegaer for å følge med på timeplanene deres.
• Prosjektdeltakere: Legg til medlemmer av et spesifikt prosjekt for å se tilgjengeligheten til teamet.
• Ressurser: Inkluder delte ressurser som møterom eller utstyr. Ressurslisten defineres i Innstillinger og vedlikehold.

​

Alternativer i Oppgave-menyen

Oppgave-menyen gir følgende alternativer for å administrere gruppeoversikter:

​

Redigere gruppeoversikt

Du kan redigere gruppeoversikter som du har opprettet selv. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter kan ikke endres. Følg disse trinnene for å oppdatere en gruppeoversikt:

1. Klikk på og velg Rediger.
2. I dialogboksen Rediger gruppeoversikt:
   • For å legge til personer eller ressurser: Velg dem fra listen og klikk på .
   • For å fjerne brukere eller ressurser: Velg dem i ruten til høyre og klikk på .
   • For å endre rekkefølgen: Velg en person eller ressurs og bruk og .
3. Klikk på Lagre for å lagre endringene, eller Avbryt for å forkaste dem.

​

Hvorfor er Rediger-alternativet utilgjengelig?

Du kan bare redigere gruppeoversikter du har opprettet selv. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter, for eksempel de som er opprettet av administratorer eller definert i Innstillinger og vedlikehold, kan ikke endres. For å gjøre endringer:

1. Klikk på Oppgave-knappen () og velg Kopier.
2. Lagre den nye gruppeoversikten med et annet navn.
3. Rediger den kopierte gruppeoversikten etter behov.

​

Slette gruppeoversikt

Du kan slette gruppeoversikter som du har opprettet. Forhåndsdefinerte gruppeoversikter kan ikke fjernes.

1. Klikk på Oppgave-knappen () i Oversikt-fanen.
2. Velg Slett gruppeoversikt fra menyen.
3. Bekreft slettingen i dialogboksen ved å velge Ja.