Svar til person

Audience:
person
•
Version: 10.5.3
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

I saksbehandling er den viktigste oppgaven din å svare på henvendelser. Du kan sende svar på én enkelt sak eller flere saker samtidig.

Når du åpner en sak og velger Svar, vises e-postsignaturen du har konfigurert, automatisk. Deretter kan du legge til meldingen med svaret på spørsmålet eller løsningen på problemet.

Svare på en sak -screenshot

Tip

Angi Antall ekspanderte meldinger-innstillingen (under Personlige innstillinger > Preferanser > Sak) for å kontrollere hvor mange meldinger som vises når du ser en sak.

Svare på en sak

  1. Åpne saken.

  2. Klikk på eller .

    • Alternativt kan du klikke på og velge Svar eller Svar til alle.

  3. Personen legges automatisk til som mottaker i feltet Til. Du kan legge til eller fjerne mottakere etter behov.

  4. Skriv inn meldingen din i fanen Melding.

    • Bruk svarmaler for å spare tid. Hvis malen finnes på flere språk, kan du velge et språk ().
    • Pass på at Ekstern er valgt i feltet Tilgangsnivå hvis meldingen skal være synlig for personen.

    Svare på en sak -screenshot

  5. Klikk på for å legge ved relevante dokumenter.

  6. Klikk på Lagre for å sende meldingen.

Bruke svarmaler

Du kan spare tid ved å bruke svarmaler som et utgangspunkt for svaret ditt.

  1. Plasser markøren der du vil sette inn malen i meldingsfeltet.
  2. Klikk på og velg Svarmal.
  3. Velg en mal fra listen. Hold markøren over den for å forhåndsvise før du setter den inn.
  4. Rediger teksten etter behov og legg til vedlegg om nødvendig.

Svare på flere saker samtidig

Du kan svare på flere saker samtidig, for eksempel hvis flere henvendelser gjelder det samme problemet.

  1. Velg sakene du vil svare på:

    • Bruk et lagret utvalg i utvalgsskjermen.
    • Bruk søkeresultatene i Finn saker-skjermen.

  2. Klikk på Oppgave-knappen og velg Svar kunder.

  3. I dialogboksen Svar kunder:

    • Send kopi til kunder (kun eksterne saker): Merk av for dette alternativet hvis meldingen skal sendes via e-post.
    • Avslutt sak: Merk av for dette alternativet hvis sakene skal avsluttes etter at meldingen er sendt.
    • Skriv inn meldingen i tekstfeltet. Bruk svarmaler for å spare tid.

    Meldingen blir lagt til i de valgte sakene og sendt via e-post til personene knyttet til eksterne saker.

  4. Klikk på Svar for å sende meldingen.

Legge til kommentar

Du kan legge til interne notater i en sak uten å sende dem til kunden. Dette kan for eksempel brukes til å dokumentere hva du har gjort eller funnet ut så langt.

  1. Åpne saken.
  2. Klikk på over meldingslisten.
  3. Skriv inn kommentaren din i tekstfeltet.
    • Velg Intern på verktøylinjen for å sikre at kommentaren kun er synlig for kollegaer.
  4. Klikk på Lagre.
Tip

Bruk kommentarer til å gi kontekst når du videresender saker til kollegaer.

Holde oversikt over tid

Når du svarer på en sak, kan du registrere tiden du bruker på svaret.

  1. I verktøylinjen nederst i fanen Melding, sjekk tidtakeren:
    • Klikk på for å starte tidtaking.
    • Klikk på for å stoppe tidtaking.
  2. Rediger tiden manuelt om nødvendig.
  3. Lagre saken for å registrere tiden som er brukt.

Tidsbruken vises i meldingsoverskriften, og svartiden er tilgjengelig i fanen Endringslogg.

Relatert innhold