Data Quality Agent

Der Data Quality Agent hält die Firmen und Personen, die bereits in SuperOffice CRM erfasst sind, korrekt und vollständig. Jeden Tag arbeitet er einen Stapel Ihrer Datensätze durch, Firmen, bei denen Sie als Eigentümer eingetragen sind, und sucht nach Qualitätsproblemen wie schlecht formatierten Telefonnummern, fehlenden Angaben und veralteten Informationen. Er recherchiert die Lücken anhand vertrauenswürdiger Geschäftsquellen und erstellt eine Reihe vorgeschlagener Korrekturen zur Prüfung durch Sie. Nichts wird in SuperOffice zurückgeschrieben, bevor Sie es genehmigen.

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Was der Agent für Sie tut

• Behebt Formatierungsprobleme: normalisiert Telefonnummern und bereinigt Adressen, wobei alles gekennzeichnet wird, was er nicht sicher korrigieren kann.
• Ergänzt fehlende Angaben: findet fehlende Firmeninformationen, wie Website, Beschreibung oder Branche, aus vertrauenswürdigen Geschäftsquellen.
• Kennzeichnet unzustellbare E-Mails: hebt bei jedem Lauf E-Mail-Adressen von Personen hervor, die als unzustellbar erfasst wurden.
• Prüft die DSGVO-Einwilligung: kennzeichnet Personen mit fehlender oder widerrufener Einwilligung, damit Sie reagieren können.
• Erkennt Firmen ohne Personen: zeigt Firmendatensätze ohne verknüpfte Personen und schlägt optional Personen zum Hinzufügen vor.

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Zeitplan

Der Agent läuft täglich, einmal am Tag zu einer vom System festgelegten Zeit. Mit Max. Aufgaben pro Tag legen Sie fest, wie viele Prüfaufgaben er täglich erstellt, damit der Prüfumfang überschaubar bleibt.

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Agent aktivieren

Sie sind automatisch der Genehmiger für die geprüften Datensätze und können eine Instanz erstellen.

1. Wählen Sie Agenten im Navigator aus. Beim ersten Zugriff auf die Seite Agenten müssen Sie sich anmelden und KI-Agenten in SuperOffice genehmigen.
2. Suchen Sie die Karte Data Quality Agent in der Agentenübersicht und klicken Sie auf Aktivieren. Dies öffnet den Einrichtungsassistenten.
   Sehen Sie die Karte nicht? Klicken Sie auf Agenten durchsuchen, um sie zu finden.

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Allgemeine Einstellungen

1. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Agenteninstanz ein. Dieser kann nach der Aktivierung nicht mehr geändert werden.
2. Optional können Sie die vorgeschlagene Beschreibung bearbeiten, wenn Sie etwas anderes möchten.
3. Wählen Sie die Berichtssprache. Diese wirkt sich sowohl auf Berichte als auch auf Chat-Antworten aus.
4. Wählen Sie, wie viele Prüfaufgaben der Agent pro Tag erstellt (1 bis 30). Der Standardwert für Max. Aufgaben pro Tag ist 10.
5. Aktivieren Sie optional Kontakte anreichern. Wenn aktiviert, schlägt der Agent auch fehlende Personen und korrigierte, unzustellbare E-Mail-Adressen vor, mit E-Mail- und Telefonangaben, wenn er sie findet. Ist die Option deaktiviert, kennzeichnet er nur die Lücken.
6. Klicken Sie auf Weiter.

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Quellen

• Integrierte Quellen: Handelsregister, die anhand des Sitzlandes jeder Firma ausgewählt werden, zum Beispiel das Brønnøysundregistret für Norwegen oder Northdata für Deutschland, plus die eigene Website der Firma. Wird von SuperOffice verwaltet und hier nicht bearbeitet.
• Leadfeeder: wird zur Prüfung und Anreicherung von Firmen verwendet. Standardmäßig aktiviert, bei Nutzung immer mit 2-fachen Credits abgerechnet, über das eigene Leadfeeder-Konto von SuperOffice.

1. Wählen Sie, ob Leadfeeder zur Anreicherung von Firmen verwendet werden soll oder ob Sie sich allein auf die integrierten Register verlassen möchten. Standardmäßig aktiviert.
2. Klicken Sie auf Speichern. Die Instanz wird aktiviert, erscheint unter Meine Agenten in der Agenten-Seitenleiste und beginnt mit ihrem nächsten täglichen Lauf.
3. Wählen Sie Zur Instanz, um Ihren neuen Data Quality Agent zu öffnen und loszulegen.

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Änderungen prüfen und genehmigen

1. Wählen Sie die Registerkarte Chat.
2. Klicken Sie auf und wählen Sie Ausstehend.
3. Wählen Sie einen Prüfungs-Thread einer Firma () aus der Liste aus.
4. Prüfen Sie die Übersichtskacheln Zu aktualisierende Felder, Neue Kontakte, Vorhandene Kontakte und Manuelle Aktionen sowie die Tabelle Zu aktualisierende Felder: Feld, Aktueller Wert, Vorgeschlagener Wert und Quelle, zum Beispiel ein Handelsregister, die Firmen-Homepage oder Leadfeeder. Lücken, die der Agent nicht automatisch schließen konnte, werden unter Manuelle Aktion erforderlich aufgeführt. Aktualisieren Sie diese direkt im Firmen- oder Personendatensatz. Eine Person, die wegen fehlender DSGVO-Einwilligung gekennzeichnet ist, wird als „wird vorübergehend gelöscht“ angezeigt.
5. Optional können Sie den Agenten im Chat bitten, den Vorschlag anzupassen, bevor Sie genehmigen.
6. Klicken Sie auf Genehmigen.
   Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden. Genehmigte Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie daher sorgfältig, bevor Sie genehmigen.
7. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Genehmigen, zum Beispiel bei „1 Feld wird aktualisiert“.
   • Alle Änderungen in der Prüfung werden gleichzeitig in SuperOffice geschrieben.
   • Bei einem DSGVO-Einwilligungseintrag wird die Person beim Genehmigen vorübergehend gelöscht, und SuperOffice entfernt ihn 30 Tage später endgültig.
   

Sie genehmigen oder lehnen alle für eine Firma gefundenen Punkte als eine einzige Entscheidung ab. Eine Genehmigung pro Feld gibt es nicht. Wenn die einzigen Befunde für eine Firma Dinge sind, die der Agent nicht beheben kann, etwa eine unzustellbare E-Mail ohne gefundenen Ersatz oder gar keine Personen, ist die Prüfung nur informativ: Genehmigen bestätigt lediglich, dass Sie sie gesehen haben, Ablehnen verwirft sie, und keine der beiden Aktionen schreibt etwas in SuperOffice.

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Eine bestimmte Firma untersuchen

1. Wählen Sie die Registerkarte Chat aus.
2. Bitten Sie den Agenten im Chat Allgemein, eine bestimmte Firma jetzt zu prüfen, zum Beispiel Prüfe die Daten von Acme, oder suchen Sie die aktuellen Angaben einer Firma oder einer Person.
3. Findet er auf diesem Weg tatsächliche Änderungen, die er vorschlagen kann, erstellt er dafür eine normale Prüfaufgabe, genau wie bei einer Firma aus dem täglichen geplanten Lauf. Prüfen Sie sie wie oben beschrieben.

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Der Agenten-Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich des Data Quality Agent hat drei Registerkarten: Chat, Verlauf und Leistung. Klicken Sie auf , um die neuesten Einträge abzurufen.

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Tipps und Fehlerbehebung

Was passiert, wenn ich ablehne? Es wird nichts geschrieben. Die Prüfung wird verworfen. Kann ich über mehrere Prüfungen gleichzeitig entscheiden? Ja. Wählen Sie mehrere ausstehende Prüfungen aus und verwenden Sie Genehmigen oder Ablehnen im Bereich für Sammelaktionen. Das Genehmigen eines Stapels schreibt jede Änderung in jeder ausgewählten Prüfung gleichzeitig. Daher gilt für jede von ihnen derselbe Hinweis „kann nicht rückgängig gemacht werden“. Was passiert mit einer Prüfung, die ich nicht rechtzeitig bearbeite? Eine auf Genehmigung wartende Prüfung hat eine begrenzte Lebensdauer, standardmäßig 30 Tage. Sobald sie innerhalb von 5 Tagen abläuft, erscheint ein Countdown-Banner auf ihrem Thread. Handeln Sie nicht rechtzeitig, wird sie automatisch verworfen, und der Agent macht weiter. Für eine abgelaufene Prüfung wird nichts geschrieben. Ich habe die Instanz deaktiviert, und meine ausstehenden Prüfungen sind weg. Das Deaktivieren einer Instanz verwirft alle auf Genehmigung wartenden Prüfungen, wie unter KI-Agenten einrichten beschrieben. Genehmigen oder lehnen Sie zuerst ab, was Sie behalten möchten. Nur der Eigentümer der Instanz kann ihre Einstellungen ändern oder sie löschen.